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DMS für die Chemie-Industrie
bei der FARRL GmbH
Wie FARRL dank DMS und Business Central Integration reibungslose Abläufe und rechtssichere Archivierung erreichen konnte lesen Sie im Bericht.
Alles auf einen Blick
DMS mitsamt Business Central Integration
Kunde
FARRL GmbH | www.farrl.de
Schwerpunkt
B2B-Vertrieb von Spezialchemikalien
Mitarbeiter
2 Mitarbeiter
Land
Deutschland, Polen sowie Länder in Mittel- und Südeuropa
Was die YAVEON Lösung bringt?
Sichtbare Ergebnisse
Herausforderung
Dokumente rechtssicher archivieren
Lösung
Dokumentenmanagementsystem nahtlos integriert in das Microsoft ERP Business Central
Nutzen
- Reibungslose Abläufe
- Rechtssichere Archivierung
- Stabiles System ohne Supportbedarf
Endlich Struktur und Übersicht
Nie mehr Papierchaos dank DMS
2022 fand Andreas Gegner, Geschäftsführer der FARRL GmbH, das geeignete Branchen-ERP für die Chemie bei YAVEON. „Wir hatten das ERP bereits im Einsatz. Um auch den Anforderungen der rechtskonformen Archivierung gerecht werden zu können, brauchten wir nun zusätzlich ein DMS“, erinnert sich Herr Gegner.
Voraussetzungen: rechtlich sicher und ins ERP integriert
Die FARRL GmbH bietet beratungsintensive Rohstoffe, die sich für Anwendungen auf Basis von Harzen bzw. Poly- und Elastomeren eignen, an. Das Sortiment umfasst Additive, Harze und Harzsysteme, funktionelle Substrate sowie Betriebsstoffe. Für die FARRL GmbH gab es zwei Voraussetzungen für das DMS: Erstens sollte es die strengen Anforderungen an das rechtskonforme Archivieren erfüllen und zweitens Hand in Hand mit dem ERP gehen. „Mit YAVEON hatten wir bereits gute Erfahrungen gemacht. Die DMS-Lösung versprach, alle Anforderungen zur Archivierung zu erfüllen und lässt sich zudem ins ERP integrieren“, sagt Herr Gegner. Die Entscheidung war gefallen.
Rechtskonformes Archivieren: Das kann das DMS.
Damit Unternehmen rechtskonform archivieren können, erfüllt das DMS folgende Kriterien:
- Unveränderbarkeit und Integrität der Dokumente
- Technische Voraussetzungen für revisionssichere Archivierung
- Nachvollziehbarkeit aller Aktionen, die an einem Dokument vorgenommen wurden
- Festlegen und Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- Zugriffskontrollen, indem (zeitlich begrenzte) Berechtigungen vergeben werden
- Schutz vor Verlust und Zerstörung durch Sicherungen
- Erfüllen der Anforderungen der GoBD und der DSGVO
Um das zu erreichen und maximale Transparenz zu schaffen, lässt sich das DMS nahtlos in das Microsoft ERP Business Central anbinden. Die Arbeit erfolgt auf einer Oberfläche, die Einsicht in Dokumente in Echtzeit ermöglicht. Statt mit einem Schattenarchiv arbeiten Nutzerinnen und Nutzer mit Live-Daten. Dafür erfolgt die Dokumentenablage per Drag & Drop, das System sortiert die Unterlage automatisch in die passende Kategorie ein und versieht sie mit Metadaten. Zudem lässt sich einstellen, wie lange ein Dokument vorgehalten wird, welche Personen es einsehen dürfen und ob Externe, beispielsweise Wirtschaftsprüfer, zeitlich begrenzt darauf zugreifen können.
Reibungsloser Start, herausfordernde Zielgerade, voller Erfolg
Nachdem mit den YAVEON Beratern alles abgestimmt und der Projektplan unter Dach und Fach war, konnte es direkt losgehen. Die Einführungsphase begann zum vereinbarten Zeitpunkt und lief zügig an. „Der Projektstart verlief erfolgreich, wir kamen gut voran“, erinnert sich Herr Gegner. „Auf der Zielgerade des Projektes musste dann alles sehr schnell gehen, da es personelle Änderungen gegeben hatte. Das war teils recht herausfordernd.“ Doch die anfallenden Aufgaben wurden von einem YAVEON Ansprechpartner übernommen und erfolgreich zu Ende geführt. Voller Einsatz des DMS-Teams, gute Abstimmung und effiziente Nacharbeit sorgten dafür, dass das Dokumentenmanagementsystem zielstrebig im Einsatz war.
Rechtliche Sicherheit, fairer Preis, reibungsloses Arbeiten
Heute hat die FARRL GmbH das DMS routiniert im Einsatz. Doch hält es, was es verspricht? „Ja, mit dem DMS erfüllen wir die Gesetzgebung vollständig und archivieren rechtskonform“, fasst der Geschäftsführer zusammen. Doch neben den Archivierungsmöglichkeiten umfasst das Dokumentenmanagementsystem zahlreiche weitere Einsatzbereiche. „Aktuell nutzen wir bei Weitem nicht alle Möglichkeiten im DMS. Wenn man sich anschaut, was die Lösung alles abdeckt, ist der Preis dafür völlig okay.“ Herr Gegner, wie würden Sie die Arbeit mit dem DMS beschreiben, wie kommen Sie mit der Lösung zurecht? „Das DMS ist bei uns im Einsatz, es läuft und stört nicht, bisher haben wir nicht einmal einen Support gebraucht. Es funktioniert einfach.“
„Das DMS ist bei uns im Einsatz, es läuft und stört nicht, bisher haben wir nicht einmal einen Support gebraucht. Es funktioniert einfach."
Andreas Gegner, FARRL GmbH
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