Be­darfs­er­mitt­lung: De­fi­ni­tion, Me­tho­den & Bei­spie­le für Pro­duk­ti­on und Ma­te­ri­al­wirt­schaft

Das Lager platzt aus allen Nähten, doch ausgerechnet der entscheidende Rohstoff für die morgige Charge fehlt. Dieses Szenario ist der Albtraum vieler Unternehmen in der Prozessindustrie. Fehlbestände führen zu teuren Produktionsstillständen, während Überbestände unnötig Kapital binden und das Risiko von Verderb erhöhen. 

Die Lösung liegt in einer präzisen Planung. Besonders für KMU in der Chemie-, Pharma-, Food- oder Kosmetikbranche ist der Spagat zwischen Lieferfähigkeit und Kosteneffizienz entscheidend. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihren Materialfluss optimieren.

Die Bedarfsermittlung ist ein zentraler Teilbereich der Materialwirtschaft. Ihre Aufgabe ist es, exakt zu bestimmen, welche Mengen an Materialien zu welchem Zeitpunkt benötigt werden, um die Produktion sicherzustellen oder Kundenaufträge zu bedienen.

Oft werden die Begriffe verwechselt: Während die Bedarfsanalyse eher marktorientiert ist und fragt, wie viel Produkt verkauft werden könnte, befasst sich die Bedarfsermittlung operativ mit den internen Ressourcen: Was müssen wir einkaufen oder produzieren, um diesen Bedarf zu decken? 

Die Ziele der Bedarfsermittlung lassen sich auf einen einfachen Nenner bringen: Das richtige Material zur richtigen Zeit am richtigen Ort und in der richtigen Qualität. 

Warum ist das gerade in der Prozessindustrie so kritisch?

• Lieferbereitschaft: Kunden erwarten Just-in-Time-Lieferungen. 
• Kostenminimierung: Lagerhaltung kostet Geld. 
• Compliance & Qualität: Rohstoffe mit Haltbarkeitsdatum (MHD) dürfen nicht zu lange lagern, um Verschwendung und regulatorische Probleme zu vermeiden. 

Um den Bedarf zu planen, gilt es, diesen zunächst zu kategorisieren: 

1. Primärbedarf: Die Menge an verkaufsfähigen Enderzeugnissen (z. B. 1.000 Flaschen Hustensaft). 
2. Sekundärbedarf: Die Rohstoffe und Vorprodukte, die zur Herstellung des Primärbedarfs nötig sind (z. B. Wirkstoff, Sirupbasis, Glasflaschen). Dieser wird oft über die Stückliste oder Rezeptur ermittelt. 
3. Tertiärbedarf: Hilfs- und Betriebsstoffe (z. B. Etikettenkleber, Reinigungsmittel für Maschinen). 

Die Summe dieser Bedarfe ergibt den Bruttobedarf. Zieht man davon die aktuellen Lagerbestände ab, erhält man den Nettobedarf, also das, was tatsächlich beschafft werden muss.

Es gibt verschiedene Methoden der Bedarfsermittlung, die je nach Gut und Branche variieren. Hier sind die gängigsten Verfahren zur Bedarfsermittlung:

• Deterministische Bedarfsermittlung (programmorientiert)
  Dies ist die exakte Berechnung auf Basis konkreter Produktionspläne oder Kundenaufträge.
  Beispiel: Für einen Auftrag über 500 kg Farbgranulat wird exakt die Menge an Pigmenten laut Rezeptur bestellt.
  
  
• Stochastische Bedarfsermittlung (verbrauchsorientiert)
  Hier wird der zukünftige Bedarf auf Basis von Vergangenheitswerten prognostiziert. Dies eignet sich gut für C-Teile oder Güter mit stabilem Verbrauch.
  Beispiel: Der Verbrauch von Handschuhen war in den letzten 12 Monaten konstant. Die Nachbestellung erfolgt automatisch basierend auf dem Durchschnitt.
  
  
• Heuristisch (Schätzung)
  Wenn keine Daten vorliegen (z. B. bei neuen Produkten), beruht die Planung auf den Erfahrungswerten der Mitarbeitenden.

Wie sieht das konkret aus? Hier zwei Szenarien, wie Sie eine Bedarfsermittlung berechnen:

Beispiel 1: Deterministisch mit Stückliste 
Ein Kosmetikhersteller plant 2.000 Tiegel Creme. Laut Rezeptur (Stückliste) enthält ein Tiegel 50 ml Emulsion.

Berechnung: 2.000 Tiegel x 50 ml = 100.000 ml (100 Liter) Emulsion. Das ist der Sekundärbedarf.

Beispiel 2: Stochastisch mit Sicherheitsbestand 
Ein Bedarfsermittlung Beispiel für Reinigungsmittel: Der durchschnittliche Monatsverbrauch liegt bei 500 Litern. Um Schwankungen abzufedern, wird ein Sicherheitsbestand von 10 % aufgeschlagen. 
Berechnung: 500 Liter + 50 Liter Puffer = 550 Liter Bestellmenge. 

Tipp: Mithilfe der ABC-Analyse bestimmen Sie, welche Methode passt. Hochwertige A-Güter (Wirkstoffe) sollten deterministisch, günstige C-Güter (Schrauben) können stochastisch geplant werden.

Der Bedarfsermittlungsprozess folgt in der Regel fest definierten Schritten: 

1. Datenerfassung: Bestände prüfen, Aufträge sichten 
2. Methodenwahl: Deterministisch oder stochastisch? 
3. Berechnung: Ermittlung des Brutto- und Nettobedarfs 
4. Weitergabe: Übermittlung an Einkauf oder Produktion 
5. Monitoring: Abgleich von Plan und Ist 

Wichtige Rollen in KMU sind hierbei die Produktionsleitung, die den Bedarf meldet, und der Einkauf, der die Beschaffung auslöst. Als Instrumente der Bedarfsermittlung dienen dabei ERP-Systeme. 

Die enge Verzahnung von Bedarfsermittlung, Einkauf und Logistik ist essenziell, denn in der Prozessindustrie reicht es nicht, nur eine bestimmte Menge zu bestellen. 

Besonderheiten sind:

• Chargenreinheit: Für manche Produktionen dürfen Rohstoffe verschiedener Chargen nicht gemischt werden. 
• Gefahrstoffe: Lagerkapazitäten für entzündliche Stoffe sind begrenzt. 
• Kühlketten: Der Bedarf muss so getaktet sein, dass Kühlware sofort verarbeitet oder eingelagert werden kann. 

Moderne Ansätze zur Bedarfsermittlung setzen auf fundierte Daten. Algorithmen erkennen saisonale Schwankungen, z. B. Krankheitswellen für Pharmaunternehmen, besonders zeitnah. Zudem fordern Regularien wie GMP (Good Manufacturing Practice) eine lückenlose Rückverfolgbarkeit. Eine manuelle Planung per Excel stößt hier schnell an ihre Grenzen. 

Ein ERP-System automatisiert die komplexen Rechenvorgänge. Es kennt Rezepturen, aktuelle Lagerbestände, reservierte Chargen und offene Bestellungen. Eine wenig präzise Schätzung verwandelt sich so in eine verlässliche Planung. Mehr dazu im Artikel: ERP Bedarfsermittlung.

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