ERP-Anforderungskatalog erstellen: Vorlage & Kriterien für Unternehmen

Um ein geeignetes ERP-System zu finden, fasst ein Katalog alle Anforderungen strukturiert und schriftlich zusammen. Er macht Anbieter vergleichbar, klärt Prioritäten und reduziert Risiken im Auswahlprozess. Anders als Lasten- oder Pflichtenhefte beschreibt er ausschließlich, was das System leisten muss und nicht, wie die Umsetzung erfolgt.

Doch was gehört alles in einen solchen Katalog? Von Projektzielen über funktionale Anforderungen bis hin zu branchenspezifischen Kriterien wie Audit Trails oder Chargenrückverfolgbarkeit: Der Beitrag führt Sie durch die wichtigsten Inhalte.

Ein ERP-Anforderungskatalog bündelt alle fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen an ein ERP-System. Er definiert klare Ziele, priorisiert Anforderungen und schafft eine vergleichbare Grundlage für die Systemauswahl. In der Prozessindustrie kommen spezifische Kriterien hinzu, etwa Chargenrückverfolgbarkeit, Audit Trails und Validierbarkeit. Diese stellen regulatorische Sicherheit und Praxistauglichkeit langfristig sicher.

Bei der Wahl eines ERPs stoßen Sie auf einen Anforderungskatalog sowie ein Lasten- und ein Pflichtenheft. Diese drei Begriffe werden fälschlicherweise oft synonym verwendet. Dabei beschreiben sie klar voneinander abgegrenzte Schritte im Auswahlprozess:

Der Anforderungskatalog erfasst alle Anforderungen strukturiert und bildet damit Ihre Arbeitsgrundlage für das anstehende Projekt. Das Lastenheft formalisiert diese Anforderungen aus Unternehmenssicht: Was wollen Sie erreichen? Das Pflichtenheft beantwortet schließlich die Gegenfrage: Wie erfolgt die technische Umsetzung? Die Antwort liefert entsprechend der Anbieter.

Ein ERP-System bildet das Rückgrat Ihrer Unternehmensprozesse. Wer ohne klar definierte Anforderungen in die Evaluierung geht, riskiert, ein System zu wählen, das glänzt, aber nicht passt. Hier kommt ein strukturierter Anforderungskatalog ins Spiel.

Seine wichtigsten Aufgaben:

• Ziele präzise formulieren: Was soll das System leisten und für wen soll es geeignet sein?
• Interne Prozesse transparent darstellen: Die eigenen Abläufe sichtbar machen, bevor Anbieter das Bild prägen.
• Anforderungen vergleichbar strukturieren: Realistische Vergleiche anstellen mit mehreren Anbietern.
• Anbieter objektiv bewerten: Entscheidungen auf Basis von Fakten treffen, nicht nach Bauchgefühl.
• Projektrisiken frühzeitig minimieren: Probleme erkennen, bevor sie entstehen.

Besonders in der Prozessindustrie gilt ein klarer Grundsatz: Es ist nicht die reine Funktionsvielfalt eines Systems, die entscheidet. Vielmehr sollte Ihr Fokus auf konkreten Praxisbeispielen, Sonderfällen und regulatorischen Anforderungen liegen.

Ein guter, durchdachter Anforderungskatalog ist die Basis für eine Entscheidung, die Sie langfristig unterstützt.

Grundsätzlich lohnt sich ein Anforderungskatalog immer. Seine Bedeutung steigt jedoch mit der Komplexität der eigenen Abläufe. Das gilt besonders für:

• Unternehmen mit komplexen oder vernetzten Prozessen
• Unternehmen in regulierten Branchen
• Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationaler Ausrichtung
• Unternehmen mit gewachsener IT-Landschaft und zahlreichen Schnittstellen

Für diese Szenarien gilt es, die Anforderungen der wichtigsten Arbeitsprozesse klar zu beschreiben. Doch was sollte er umfassen?

Ein ERP-Anforderungskatalog entfaltet seine Wirkung nur dann, wenn er klar strukturiert ist. Bewährt hat sich die Gliederung in folgende fünf Themenbereiche:

1. Projekt- und Unternehmenskontext

• Ziele des ERP-Projekts: Was soll mittelfristig und langfristig möglich sein?
• Aktuelle Systemlandschaft: Wie lange ist diese noch zuverlässig?
• Relevante Unternehmensbereiche
• Strategische Anforderungen

2. Fachliche Anforderungen

• Einkauf, Vertrieb, Lager, Produktion
• Qualitätskontrolle
• Finance & Controlling
• Planung und Bedarfsmanagement

3. Technische Anforderungen

• ERP-Schnittstellen und Integrationen
• Datenmigration: Welche Daten ziehen mit um?
• Berechtigungs- und Rollenkonzepte
• Reporting und Analyse

4. Organisatorische Anforderungen

• Projektvorgehen
• Schulung und Change Management
• Rollout-Strategie

5. Abnahmekriterien

• Messbare Zielkriterien
• Testfälle
• Demo-Szenarien

Eine solche Struktur stellt sicher, dass Sie die Anforderungen an ein ERP im Kontext von Prozessen und Zielen betrachten.

In regulierten Branchen sind die Anforderungen an ein ERP-System besonders hoch. Compliance, Qualitätskontrollen und transparente Dokumentation sind Pflicht.

Typische Vorgaben in der Prozessindustrie umfassen:

• Lückenlose Chargenrückverfolgbarkeit über alle Prozessstufen
• Audit Trail zur Dokumentation von Änderungen
• Elektronische Signaturen gemäß regulatorischer Vorgaben
• Validierbare Systemlandschaften (z. B. GMP, GAMP 5)
• Integrierte Qualitätsprozesse mit Sperr- und Freigabeworkflows
• Rezepturlogik, Artikelkonzept
• Regulatorische Anforderungen wie REACH, CLP oder Lebensmittelsicherheit

Unternehmen aus der Prozessindustrie, die diese Voraussetzungen nicht bereits im Anforderungskatalog berücksichtigen, riskieren später Lücken im Systemdesign, die langwierige und teure Anpassungen verursachen.

Doch Achtung, nicht jeder Anforderungskatalog ist eine Hilfe. Er entfaltet seinen Mehrwert nur dann, wenn er sorgfältig aufgebaut ist. In der Praxis erscheinen dabei immer wieder dieselben Schwachstellen:

• Zu allgemeine oder unscharfe Anforderungen
• Unreflektierte Übernahme bestehender Prozesse
• Fehlende Priorisierung, plötzlich werden Ausnahmen zu wichtig
• Compliance-Themen werden zu spät berücksichtigt
• Demos ohne Bezug zu realen Use Cases

Besonders der letzte Punkt verdient Aufmerksamkeit: Nur praxisbezogen formulierte Anforderungen ermöglichen es, Anbieter realistisch zu bewerten.

Schriftlich verankerte Anforderungen schaffen eine gemeinsame Grundlage für alle Beteiligten. Das kann die Qualität von Entscheidungen deutlich verbessern. In der Praxis bedeutet das:

• Klare Abstimmung zwischen Fachbereichen und IT
• Bessere Vergleichbarkeit von Angeboten
• Weniger Missverständnisse im Projektverlauf
• Geringeres Risiko für Nachforderungen und Änderungsschleifen
• Unternehmensbereiche werden direkt mit eingebunden

Beim Zusammentragen der Anforderungen merken Sie schnell: Es gibt viel zu beachten. Eine bewährte Orientierung, um Anforderungen an Ihr künftiges ERP zusammenzufassen, bietet die sogenannte MoSCoW-Methode. Dabei handelt es sich um einen strukturierten Rahmen, der Klarheit schafft, wo oft Uneinigkeit herrscht. Das Kürzel steht für folgendes:

• Must have: zwingend erforderlich
• Should have: wichtig, aber zeitlich verschiebbar
• Could have: optional und nachrangig
• Won't have: aktuell nicht relevant

Tipp: Orientieren Sie sich bei der Priorisierung am tatsächlichen Mehrwert, nicht an Einzelmeinungen. Regulatorische Anforderungen beispielsweise sind fast immer ein klares Must-have, denn hier gibt es wenig Spielraum für Interpretation.

Ein weiterer wichtiger Schritt auf dem Weg zum ERP: den passenden Partner finden. Die Wahl eines ERP-Herstellers ist eine strategische Entscheidung. Sie entscheidet darüber, ob Ihre Anforderungen wirklich umgesetzt werden können.

Typische Bewertungskriterien, an denen Sie sich orientieren können, sind:

• Branchenverständnis und Projekterfahrung: Kennt der Anbieter Ihre Branche wirklich?
• Abdeckung Ihrer Anforderungen im Standard: Wie viel lässt sich ohne Individualisierung abbilden?
• Qualität der Demos: Sind Demos realitätsnah und auf Ihre Prozesse zugeschnitten, nicht generisch?
• Integrationsfähigkeit und Systemarchitektur: Fügt sich die Lösung in Ihre bestehende IT-Landschaft ein?
• Langfristige Update- und Weiterentwicklungsfähigkeit: Wächst und verändert sich das System mit Ihrem Unternehmen?

Ein Anbieter, der wirklich zu Ihnen passt, liefert nicht einfach nur Software. Er versteht Ihre Prozesse, bildet sie ab und begleitet Sie langfristig dabei, sie weiterzuentwickeln. Dazu nötig: eine ERP-Lösung, die in die Zukunft denkt und neue Wege mitgeht.

Mehr zur ERP-Auswahl erfahren.

Ein ERP-System, das jetzt überzeugt, muss auch morgen noch mithalten. Stabilität allein reicht heutzutage nicht aus. Gefragt ist eine Lösung, die flexibel genug ist, um zu wachsen.

Zukunftsfähige ERP-Lösungen zeichnen sich durch klare Merkmale aus:

• Skalierbare Architektur: Das ERP wächst mit dem Unternehmen, ohne an Grenzen zu stoßen.
• Starke Integrationsfähigkeit: Die Lösung verbindet sich nahtlos mit bestehenden Systemen und neuen Technologien.
• Klare Update-Strategie: Software bleibt aktuell, ohne den laufenden Betrieb zu belasten.
• Hohe Datenqualität und Transparenz: Sie nutzen dauerhaft eine verlässliche Grundlage für fundierte Entscheidungen.
• Integrierte Compliance: Regulatorische Anforderungen sind im Standard vorgesehen.

Ein guter Anforderungskatalog spiegelt Ihre Realität wider: regulatorische Vorgaben, Chargenverfolgung, Qualitätssicherung. Genau hier kommt Yaveon ins Spiel.

Auf Basis von Microsoft Business Central bietet Yaveon die ERP-Branchenlösung Yaveon 365. Es ist gemeinsam mit Kunden aus der Prozessindustrie entwickelt und damit speziell für die Branchen Pharma, Biotechnologie, Chemie, Medizintechnik, Lebensmittel und Kosmetik geeignet.

Was Sie unter anderem bekommen:

• Lückenlose Chargenrückverfolgung
• Integrierte Qualitätsprüfungen
• Auf die Prozessindustrie zugeschnittene Produktion
• Audit Trails und elektronische Signaturen
• GxP- und Validierungsanforderungen: von Anfang an eingebaut, nicht nachträglich ergänzt

Dabei läuft alles in einem einzigen System: von Einkauf und Produktion bis zur Auslieferung. Daten sind zentral verfügbar, manuelle Abstimmungen entfallen. Die technologische Grundlage bildet die Microsoft Cloud mit regelmäßigen Updates, hohen Sicherheitsstandards und der Flexibilität, neue Standorte oder Anforderungen problemlos einzubinden.

Mit der Kombination treffen Sie Ihre ERP-Entscheidung auf einer soliden Grundlage und führen ein System ein, das im Alltag funktioniert und regulatorisch standhält.