50 % weniger Zeitaufwand für Verträge bei Lübeck und Travemünde Marketing

Verträge erstellen, Fristen überwachen, Dokumente archivieren: Für die Lübeck und Travemünde Marketing GmbH gehörte dieser Aufwand lange zum Alltag. Die Verwaltung von Vermittlungsverträgen für Ferienwohnungen und Hotels, Vereinbarungen mit Händlern oder Flächenüberlassungen für Veranstaltungen erfolgte überwiegend über Excel-Listen und Papierakten.

Als touristisch geprägtes Unternehmen verwaltet die Lübeck und Travemünde Marketing GmbH eine große Anzahl unterschiedlichster Verträge. Die Übersicht darüber zu behalten, entwickelte sich zur Herausforderung: Die Überwachung von Vertragslaufzeiten erfolgte manuell, Informationen wurden verteilt abgelegt und Papierordner füllten ganze Schränke.

„Wir haben versucht, über Excel den vollen Überblick zu behalten. Dabei haben wir immer wieder Fristen verpasst und Verträge liefen weiter“, fasst Herr Lichtenstein zusammen.

Gesucht wurde daher kein digitales Archiv, sondern ein System, das das Team im Alltag spürbar entlastet. Besonders wichtig: automatische Erinnerungen an Vertragsfristen, digitale Freigaben, die digitale Unterschrift sowie ein differenziertes Berechtigungskonzept. Gleichzeitig standen natürlich Datenschutz und Sicherheit ganz oben auf der Anforderungsliste: „Uns war wichtig, dass sich das System automatisch meldet, wenn ein Vertrag ausläuft. Natürlich muss die Lösung auch alle Anforderungen der DSGVO erfüllen und stabil sowie sicher in der Cloud laufen.“

Zusätzlich wünschte sich Herr Lichtenstein eine standardisierte Vertragserstellung: Statt viele verschiedene Dokumentenversionen zu pflegen, sollten zentrale Vorlagen verwendet werden. „Der Einsatz standardisierter Vertragsvorlagen klappt heute sehr gut. Der Ersteller gibt die notwendigen Informationen vor und das System ergänzt den Rest. So greifen alle auf dieselbe Vorlage zurück.“

Doch neben den fachlichen Anforderungen spielte auch die Benutzerfreundlichkeit bei der Wahl eine entscheidende Rolle. Das Team sollte schnell produktiv arbeiten können, ohne sich in komplexe Oberflächen einarbeiten zu müssen. Beim Vertragsmanagement von Yaveon war das eindeutig gegeben: „Jeder, der mit Microsoft arbeitet, findet sich schnell zurecht, denn die Oberfläche im Vertragsmanagement ist ähnlich logisch aufgebaut und verständlich.“ Ein weiterer Pluspunkt war die enge Zusammenarbeit mit Yaveon bereits während der Auswahlphase: „Es war spürbar, dass echtes Interesse an unseren Anforderungen besteht. Yaveon hat nachgefragt und mitgedacht, statt einfach nur eine Software zu präsentieren.“

Die Lübeck und Travemünde Marketing GmbH nutzt Microsoft Dynamics 365 Business Central als zentrale Unternehmenslösung, weshalb eine zuverlässige ERP-Schnittstelle besonders wichtig war. Die Synchronisierung von Kontakten und Geschäftspartnern zwischen den Systemen erfolgt heute automatisch. „Die Schnittstelle zwischen Business Central und dem Vertragsmanagement funktioniert sehr gut. Kontakte werden zuverlässig übertragen und wir müssen Daten nicht mehrfach oder manuell pflegen.“

Die Einführung des Vertragsmanagements verlief geräuschlos. Besonders hilfreich während des Prozesses waren individuell angepasste Vertragsvorlagen, die komplexe Berechnungen und unterschiedliche Konditionen automatisch berücksichtigen. Bei Flächenüberlassungen ergeben sich beispielsweise bestimmte Gebühren direkt aus den hinterlegten Stammdaten und Regelwerken. „Im Hintergrund der Lösung steckt sehr viel Logik, aber im Alltag müssen wir nur die relevanten Informationen eingeben. Das ist ganz einfach.“

Heute profitieren Herr Lichtenstein und das Team vor allem von mehr Übersicht und weniger administrativem Aufwand. Verträge werden schneller erstellt, digital unterschrieben und in der revisionssicheren Archivierung abgelegt. Laufzeiten geraten nicht mehr in Vergessenheit. Bestehende Verträge können einfach verlängert oder als Vorlage für neue Vereinbarungen genutzt werden. „Die Akzeptanz der Lösung ist sehr hoch, weil ein Vertrag heute deutlich schneller erstellt ist als früher. Viele Prozesse laufen inzwischen einfach mit und genau das spart uns jeden Tag Zeit.“

Mehr zur DMS-Lösung für Business Central erfahren.

Die erfolgreiche Einführung des Vertragsmanagements war nicht das Ende der Zusammenarbeit: Bereits heute entwickelt die Lübeck und Travemünde Marketing GmbH weitere Prozesse gemeinsam mit Yaveon. Ausschlaggebend dafür sind vor allem die positiven Erfahrungen im laufenden Betrieb. „Wir würden uns jederzeit wieder für Yaveon entscheiden. Die Lösung läuft so stabil, dass nur selten Support notwendig ist. Doch wenn wir Unterstützung brauchen, bekommen wir schnell Hilfe.“