Wie teuer ist eine DMS-Einführung, welche Ressourcen braucht Sie und was sind die einzelnen Schritte? Wir klären auf.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software, die es ermöglicht, Dokumente elektronisch zu erfassen, zu organisieren und zu speichern. Es ist der zentrale Ort, an dem die Verwaltung von Dokumenten erfolgt. Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert und automatisiert somit die Prozesse des Dokumentenmanagements. Mit einer solchen Software können Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Arbeitsanweisungen, E-Mails, Akten und Briefe erstellt und abgelegt, wiedergefunden sowie bei Bedarf verfolgt und archiviert werden.
Unter Dokumentenmanagement versteht man die Verwaltung aller Informationen, die in Form von Dokumenten im Unternehmen anfallen oder genutzt werden. Das Ziel des Dokumentenmanagements ist es, einheitliche, aktuelle und zugängliche Informationen bereitzustellen, die den Geschäftsprozessen dienen. Dokumentenmanagement umfasst somit alle Aspekte des Dokumentenlebenszyklus, wie Erstellung, Bearbeitung, Genehmigung, Verteilung, Nutzung, Speicherung, Sicherung, Wiederauffindbarkeit und Archivierung von Dokumenten. Dokumentenmanagement kann sowohl papierbasiert als auch elektronisch erfolgen, wobei sich der Trend zu digitalen Dokumenten und Systemen verstärkt hat.
Die Abkürzung DMS hingegen steht für Dokumentenmanagementsystem. Dabei handelt es sich um ein Enterprise Content Management Tool, das hochmodernes Dokumentenmanagement und anpassungsfähiges Content Management in einer Plattform kombiniert und so die dokumentenbezogenen Prozesse sowie die reibungslose Zusammenarbeit eines Unternehmens optimiert. Dokumentenmanagementsysteme sind daher zur Dokumentenablage, für eine effektive Verwaltung, Ordnung und Archivierung elektronischer Dokumente aller Art unverzichtbar. Bei einem Dokumentenmanagementsystem handelt es sich also um Software, um Dokumentenmanagement zu digitalisieren.
Im DMS-Kontext kann ein Dokument zum Beispiel eine Rechnung, ein Vertrag oder ein Arbeitszeugnis sein. Wenn ein Dokument in einem DMS gespeichert wird, umfasst es neben dem eigentlichen Inhalt noch weitere Informationen, sogenannte Metadaten, die auch Eigenschaften oder Attribute genannt werden. Darunter fallen zum Beispiel:
Diese Metadaten können entweder automatisch per Optical Character Recognition (OCR) und anschließend Künstlicher Intelligenz kombiniert mit einem Abgleich der Stammdaten aus dem Dokument ermittelt oder per Hand hinzugefügt werden. Wird dieses Vorgehen konsequent und einheitlich umgesetzt, erleichtert es das Auffinden von Dokumenten.
In einem DMS können sämtliche Dokumente und Daten, die für das Unternehmen relevant sind, archiviert werden. Die Form der Dokumente und Daten spielt dabei in der Regel keine Rolle. Typisch sind E-Mails, digitale Formulare, PDF-Dateien oder Informationen aus ERP-Systemen. Doch auch Papierdokumente wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine und Verträge sowie Arbeitsdokumente wie Word, Excel PowerPoint oder unternehmensweite Vorlagen, die Unternehmen physisch erreichen, werden gescannt, mit Schlagwörtern versehen und schließlich zusammen mit allen digitalen Dateien elektronisch im DMS archiviert.
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem umfasst eine Vielzahl an Features. Einige Beispiele sind:
Die automatische Dateierfassung und digitale Ablage erleichtert die Katalogisierung von Dokumenten wie Rechnungen oder Verträgen, indem sie den mühsamen manuellen Prozess überflüssig macht. Dieser Prozess umfasst die Erfassung, Klassifizierung, Indexierung, Speicherung und Verwaltung digitaler Dokumente in einem zentralen Archiv. Durch die Verwendung von Metadaten und Zugriffsrechten ermöglicht die DMS-Software eine effiziente Verwaltung und den schnellen Zugriff auf gespeicherte Dokumente.
OCR-Texterkennung wandelt gescannte Dokumente schnell in editierbare PDF-Dateien um, die leicht nach bestimmten Wörtern durchsucht und bearbeitet werden können. Der Prozess der OCR-Texterkennung umfasst das Scannen des physischen Dokuments, die Texterkennung mittels OCR-Software, die Konvertierung des erkannten Texts in maschinenlesbaren Text und eine Qualitätsprüfung, um Fehler zu minimieren.
Zentrale Cloud-Speicherung ermöglicht universellen Dateizugriff, unabhängig von Standort oder verwendetem Gerät. Ihre Vorteile umfassen Zugänglichkeit von überall aus, einfache Skalierbarkeit, automatische Datensicherung und -wiederherstellung, hohe Sicherheitsstandards sowie potenzielle Kostenersparnis durch nutzungsbasierte Abrechnung.
Das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten durch DMS-Software ermöglicht es mehreren Nutzern, gleichzeitig online an denselben Dateien zu arbeiten und Kommentare zu hinterlassen. Wichtige Aspekte dieses Prozesses umfassen Echtzeit-Kollaboration, automatische Versionierung und Revisionen zur Nachvollziehbarkeit, Zugriffskontrolle für Sicherheit, einfache Freigabe von Dokumenten und die Kommentarfunktion zur verbesserten Kommunikation.
Die Vergabe von Zugriffsrechten im Dokumentenmanagement ist entscheidend für die Sicherheitsstrategie eines Unternehmens. Dabei spielen rollenbasierte Zugriffssteuerung, feingranulare Berechtigungen, zeitgesteuerte Zugriffsrechte, externe Zugriffssteuerung und die Protokollierung von Zugriffsaktivitäten eine wichtige Rolle. So können nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen, Änderungen vornehmen oder sie freigeben, während Administratoren Zugriffsaktivitäten verfolgen und Sicherheitsvorfälle identifizieren können.
Die intelligente Suchfunktion in einem Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Benutzern, Dokumente schnell zu finden, indem sie nach verschiedenen Parametern wie Dateinamen, Inhalten oder Metadaten filtern können. Funktionen wie Volltextsuche, automatische Indizierung, Filter- und Facettenfunktionen zur Verfeinerung der Ergebnisse, Relevanzbewertung für prioritäre Anzeige, Stichwortvorschläge und Autocomplete für benutzerfreundliche Suche sowie natürliche Sprachverarbeitung und Suchverlauf mit Favoritenfunktion ermöglichen effizientes Arbeiten.
Digitale Signaturen in DMS-Software ermöglichen eine sichere Unterschrift in verschiedenen Stufen von Dokumenten über verschiedene Geräte hinweg. Sie gewährleisten Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit der Dokumente und haben rechtliche Anerkennung, was die Effizienz von Geschäftsprozessen steigert und die Notwendigkeit physischer Dokumente und manueller Unterschriften eliminiert.
Eine Vollintegration von DMS-Software in bestehende IT-Infrastrukturen ist entscheidend für die Effizienz und Funktionalität eines Unternehmens. Dank dieser werden verschiedene Lösungen vollständig miteinander integriert und nicht nur die Daten ausgetauscht. Wichtige Aspekte der Integration sind die Verbindung mit ERP-Systemen zum Datenaustausch sowie dem Active Directory, die Zusammenarbeit mit CRM-Systemen für verbesserten Kundenservice und die Integration mit Outlook für nahtlosen Informationsaustausch.
Die revisionssichere Archivierung garantiert gemäß den GoBD- und GMP-Anforderungen Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von Dokumenten. Dafür werden die technischen Voraussetzungen geschaffen. Dabei müssen wichtige Merkmale wie Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und langfristige Aufbewahrung gewährleistet sein, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Zudem kann die Automatisierung von Archivierungsprozessen die Effizienz steigern und den manuellen Aufwand reduzieren.
Freigabe- und Verwaltungszyklen sind entscheidend für die ordnungsgemäße Handhabung von Dokumenten in einem Unternehmen. Dabei spielen Schritte wie Dokumentenerstellung, Genehmigung, Versionierung, Zugriffskontrolle, Metadatenverwaltung, Archivierung und Audit-Trail eine zentrale Rolle. Diese Zyklen gewährleisten die Sicherheit, Ordnung und Effizienz bei der Arbeit mit Dokumenten und unterstützen die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sowie Compliance-Anforderungen.
Die Art und Weise, wie Dokumente im DMS erfasst werden, variiert je nach Art des Mediums. Falls die Informationen bereits digital sind, können sie von Dokumentenmanagementsystemen automatisch in das System integriert werden. Dabei werden spezifische Formate entsprechend der Art der Dokumente oder Informationen angewendet. Bei papierbasierten Dokumenten hingegen erfolgt die Erfassung in der Regel durch Scannen, um sie digital verfügbar zu machen.
Die gängige Methode zur Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate im Dokumentenmanagementsystem ist das Scannen und Erkennen. Hierfür müssen zunächst die Dokumente digitalisiert werden. Es ist wichtig, dass die Scansoftware des Scanners oder eine nachfolgende Software über Optical-Character-Recognition (OCR) verfügt. Dadurch können die textuellen Inhalte des Dokuments erfasst und idealerweise entsprechend klassifiziert werden, was für ein DMS von entscheidender Bedeutung ist. Die Erfassungsmethoden für Inhalte wurden im Laufe der Jahre weiterentwickelt und verbessert, um eine hohe Genauigkeit zu gewährleisten – sofern die Daten auf dem Dokument konsistent bleiben.
Mit der vollständigen Umstellung auf digitale Prozesse entfallen Unterbrechungen im Informationsfluss. Der Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems zeigt sich besonders darin, dass es Dokumente und Daten selbstständig den relevanten Bereichen eines Unternehmens zuordnet. Basierend auf vordefinierten Kriterien bestimmt das DMS, an welchen Bestimmungsort diese Informationen und Dokumente gesendet werden. Das System identifiziert Dokumente, wie beispielsweise Lieferscheine, Rechnungen oder Verträge, anhand der darin enthaltenen Informationen und legt deren Weg fest.
Die digitale Ablage und Archivierung im Dokumentenmanagementsystem erfolgt revisionssicher in einer zentralen Datenbank oder auf einem Filesystem und wird mit vordefinierten Metadaten versehen. Diese Metadaten können Kurzbeschreibungen, Eingangs- und Ablagedatum, Nummerierungen oder Kategorisierungen umfassen. Dadurch können beispielsweise alle digital abgelegten Dokumente, die zu einem bestimmten Auftrag gehören, über eine Auftragsnummer gefunden werden. Zudem werden Zusammenhänge zwischen Informationen sowie Dokumenten geschaffen, die es dem Nutzer erleichtern, zusammenhängende Prozesse oder Informationen schnell wiederzufinden.
Ein DMS erleichtert die Organisation der Dokumente erheblich, da Aufgaben wie das zeitgesteuerte Löschen von Daten oder die automatisierte Weiterleitung digitaler Dokumente an andere Abteilungen vereinfacht werden können.
Je nach Dokumentenart gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen und rechtliche Vorgaben. Um revisionssicher zu archivieren, müssen die entsprechenden Compliance-Anforderungen berücksichtigt werden. Das System schafft die technischen Voraussetzungen. Für eine vollständig revisionssichere Archivierung sind weitere Maßnahmen nötig.
Selbstverständlich müssen Dokumentenverwaltungssysteme die geltenden gesetzlichen Bestimmungen einhalten, insbesondere in Bezug auf Aufbewahrungsfristen und Datenschutz. In Deutschland gibt es mehrere relevante Gesetze und Vorschriften, die berücksichtigt werden müssen.
In vielen Fällen integrieren moderne Dokumentenmanagement-Systeme eine Archivierungsfunktion oder sind mit einem separaten Archivsystem verbunden. Diese Möglichkeit ist wichtig, um das Hauptsystem zu entlasten und bestimmte Dokumententypen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu archivieren.
Moderne Cloudlösungen stellen Dokumente auf unterschiedliche Art und Weise bereit, um den rechtlichen Anforderungen Rechnung zu tragen. Revisionssicher abgelegte Dokumente beispielsweise werden unveränderbar und unlöschbar mit vordefiniertem Datum gespeichert.
Die Handhabung des Archivs ist in der Regel unkompliziert, da die Suche nach archivierten Dokumenten direkt aus der DMS-Anwendung heraus gestartet werden kann. Dank Stichworten, Metadaten, Inhalten innerhalb eines Dokuments und fortschrittlichen Suchalgorithmen werden Suchergebnisse schnell und präzise im Dokumentenmanagement-System angezeigt.
Jeder, der gemäß Handels- oder Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet ist, muss auch die entsprechenden Unterlagen aufbewahren. Die Aufbewahrungspflicht für geschäftsrelevante Unterlagen ist gesetzlich geregelt, und die festgelegten Löschfristen müssen genau eingehalten werden. DMS-Software unterstützt dabei, Daten nicht vorzeitig zu löschen und löschbare Dokumente nicht länger als notwendig aufzubewahren. Das System ermittelt automatisch das individuelle Verfallsdatum eines Dokuments anhand des Belegdatums und des Dokumententyps für eine selbständige Löschung.
Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems sind nicht nur konkrete Arbeitsprozesse und Workflows, sondern auch gesetzliche Vorschriften zu berücksichtigen. Eine wichtige Vorschrift ist die Aufbewahrungspflicht für bestimmte Geschäftsunterlagen. Diese Unterlagen müssen aus handels- und steuerrechtlichen Gründen für sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden, um bei Bedarf darauf zugreifen zu können. Daher sollte das DMS über eine entsprechende Aufbewahrungsfunktion verfügen, insbesondere für Jahresabschlüsse, Bilanzen, Handelsbriefe, Buchungsbelege und Handelsbücher.
Nachdem die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, schreibt die DSGVO vor, dass ein Dokumentenmanagementsystem fähig sein muss, relevante Dokumente und personenbezogene Daten zu entfernen. Ein fortschrittliches DMS sollte eine solche Löschfunktion effektiv automatisiert umsetzen können.
Zusätzlich muss ein DMS in der Lage sein, auf Anfragen von Kunden bezüglich gespeicherter personenbezogener Daten jederzeit reagieren zu können. Dies beinhaltet die Auskunft darüber, ob und zu welchem Zweck diese Daten gespeichert wurden sowie Details zu den betreffenden Daten selbst.
Ein DMS muss daher nicht nur die Speicherung dieser Daten über bestimmte Zeiträume sicherstellen, sondern auch deren Löschung nach Ablauf dieser Fristen ermöglichen, in Übereinstimmung mit Artikel 17 der DSGVO, der das „Recht auf Vergessenwerden“ regelt. Nach den spezifizierten Zeitspannen von zehn bzw. sechs Jahren müssen die Daten folglich aus dem System entfernt werden, idealerweise automatisch.
Gemäß DSGVO muss jeder, der personenbezogene Daten verarbeitet, jederzeit Auskunft über den Zweck der Datenspeicherung sowie über die spezifischen gespeicherten Daten geben können. Das DMS sollte Nutzern demnach erforderliche Informationen auf Anfrage bereitstellen können.
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, definieren spezifische Kriterien für elektronische Dokumentenmanagementsysteme. Ein adäquates DMS muss diesen Standards genügen. Dabei ist besonders die Sicherstellung der Datenintegrität und -sicherheit von Bedeutung. Das DMS muss so gestaltet sein, dass es die Unveränderlichkeit, Vollständigkeit und den Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation gewährleistet.
Viele Unternehmen verwalten Dokumente in baumstrukturierten Speicherorten, wie z.B. auf Fileservern, Netzwerklaufwerken, Inboxen und ähnlichem. Dokumente verschwinden dabei oft in unübersichtlichen Verzeichnisstrukturen. Die Dokumentenablage erfordert Disziplin, vom vereinbarten Namensschema für Dateien bis hin zur Verschlagwortung, sofern möglich. Ein System dieser Art erweist sich oft als unzureichend für das tägliche Dokumentenmanagement.
Hybride DMS-Lösungen verknüpfen die Eigenschaften von lokalen und cloud-basierten Systemen. Sie erlauben Unternehmen, sensible oder essenzielle Dokumente auf eigenen Servern zu sichern, während sie für andere Dokumente die Vorzüge der Cloud wie gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten nutzen. Diese hybriden Lösungen bieten eine flexible Speicherpolitik, sodass je nach Anforderung zwischen Speicherorten gewählt werden kann.
Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme werden online angeboten und betreut. Software und Daten sind in der Cloud gesichert und werden vom Anbieter des DMS verwaltet. Diese Systeme zeichnen sich durch ihre Skalierbarkeit, leichte Einbindung und den Zugriff von überall aus. Da keine eigene IT-Infrastruktur bereitgestellt werden muss und Updates sowie Wartungen durch den Anbieter erfolgen, spart die eigene IT-Abteilung Zeit und Aufwand.
On-Prem DMS-Lösungen sind direkt in der Infrastruktur eines Unternehmens installiert und werden dort verwaltet. Dabei werden die Software und die Daten auf Servern oder spezifischer Hardware des Unternehmens gespeichert. Solche Systeme erlauben vollständige Kontrolle über die Daten und deren Sicherheit, benötigen allerdings firmeninterne IT-Kapazitäten für deren Wartung, Updates und die Durchführung von Datensicherungen.
Manche Dokumentenmanagementsysteme sind gezielt auf die Bedürfnisse bestimmter Industrien oder Bereiche ausgerichtet. Diese spezialisierten Lösungen bieten angepasste Funktionen, Vorlagen, Arbeitsabläufe und Compliance-Richtlinien, die genau auf die Anforderungen der jeweiligen Branche abgestimmt sind. Beispielsweise gibt es DMS-Systeme für das Gesundheitswesen, die auf die Verwaltung von Patientendaten ausgelegt sind.
DMS-Lösungen sind bei verschiedenen Unternehmensgrößen im Einsatz, deren Anforderungen sich unterscheiden. Für kleine Unternehmen stehen besonders Preissensibilität und wenig Aufwand im Mittelpunkt. Für mittelständische Unternehmen ist die Funktionserweiterung des Systems von besonderer Relevanz. Eine Lösung, die ergänzt werden kann, passt sich an neue Anforderungen an und wächst mit dem Unternehmen mit.
Ältere Systeme mit veralteter Technologie sind oft lokale Installationen. Zunehmend wechseln Unternehmen von traditionellen zu cloudbasierten DMS-Systemen, ein Trend, der sich weiter fortsetzt. Gartner, Inc. stellt fest: Ein wesentlicher Vorteil der Cloud ist ihre Einfachheit: Während lokale Systeme regelmäßige Updates, Installationen und Wartungen erfordern, sind Cloud-Systeme leicht zu implementieren und erfordern kaum Wartung.
Diese Einfachheit bietet viele weitere Vorteile, darunter Skalierbarkeit und verbesserte betriebliche Flexibilität. Systeme sind zudem immer auf dem neuesten Stand, da Updates und Neuerungen in der SaaS-Welt sofort zur Verfügung stehen. Das Ergebnis ist eine gesteigerte Effizienz, Produktivität und Flexibilität, die neue geschäftliche Standards in Ihrem Unternehmen setzen.
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die vollständige Automatisierung der Dokumentenverarbeitung quer durch die Abteilungen eines Unternehmens. Mit festgelegten Parametern wie Kategorien, Projekten oder Kundennummern, routet das DMS Dokumente automatisch an die zuständigen Mitarbeiter oder Teams. Statt das Dokument selbst zu senden, wird ein Zugriffslink im DMS verteilt. Die Benachrichtigungen erfolgen entweder direkt im System oder via E-Mail, was anderen berechtigten Nutzern den Zugang ermöglicht und das Durcheinander durch mehrfache Dokumentenkopien verhindert.
Ein leistungsstarkes DMS unterstützt sowohl feste als auch ad-hoc Workflows. Ad-hoc-Workflows lassen sich schnell für unerwartete oder spontane Aufgaben einrichten, ohne dass ein festgelegtes Prozessschema nötig ist. Sie eignen sich hervorragend für einfache, unvorhersehbare Anforderungen im Tagesgeschäft. Beispielsweise können Nutzer über das DMS umgehend Benachrichtigungen bei Fehlern in der Rechnungsbearbeitung eines Lieferanten erhalten, um prompt darauf reagieren zu können. Weiterhin können alle Schritte von Dokumentenprüfung bis hin zur Freigabe z. B. von Angeboten abgebildet werden. Indem Ad-hoc-Workflows gespeichert werden können, lassen sie sich bei Bedarf wiederverwenden.
Natürlich lassen sich auch umfangreichere Workflows durch ein Dokumentenmanagement umsetzen. So ermöglichen DMS-Workflows selbst komplexere Geschäftslogiken, wie z.B. der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter, welcher folgendermaßen aussehen und umgesetzt werden könnte:
Gute Dokumentenmanagementsysteme laufen nicht als Insellösung parallel, sondern lassen sich mit anderen Tools verbinden. Unsere DMS-Lösung Yaveon ProDocs lässt sich nahtlos in eine Vielzahl an weiteren Systemen integrieren.
Ein DMS entfaltet seinen vollen Nutzen durch die Integration mit Enterprise-Resource-Planning-Systemen. Daher ist es wichtig, bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems sicherzustellen, dass es über die richtigen Schnittstellen bzw. APIs zu den genutzten ERP-Systemen verfügt. Denn beide Systeme, DMS und ERP, ergänzen sich an dieser Stelle gegenseitig.
Zur Veranschaulichung: Während das ERP über Stammdaten von Lieferanten verfügt, gelangt eine Eingangsrechnung zum Beispiel über das Dokumentenmanagementsystem ins Unternehmen. Es kann vorkommen, dass bestimmte Daten auf dem Eingangsrechnungsdokument fehlen. Infolgedessen könnte der Eingangsrechnungsworkflow aus diesem Grund nicht gestartet werden oder an einer frühen Stelle stecken bleiben. Durch die Integration von DMS und ERP können die fehlenden Daten ergänzt, und der Workflow im DMS fortgesetzt werden.
Zudem übernimmt das ERP-System die Suche für den Nutzer, der Dokumente anschließend kontextbezogen ablegen kann. Weil das System außerdem darauf ausgerichtet ist, die Dokumentenablage zu automatisieren, gerät diese nicht in Vergessenheit.
Dies lässt sich auch vollautomatisiert umsetzen: Durch den inhaltlichen Abgleich mit den Stammdaten des ERP-Systems und einer rechnerischen Prüfung der Summen kann ein vollautomatisierter Workflow entstehen. An dessen Ende stehen die Weitergabe der Daten an die Buchung im ERP und die revisionssichere Archivierung aller im ERP-System erzeugten Dokumente im DMS sowie deren Zusammenführung mit anderen Dokumenten innerhalb des DMS zu einem Vorgang.
Eine nahtlose Integration mit den gängigen Microsoft-Produkten wie Word, Excel, Teams, Outlook usw. ist ein Muss für ein modernes Dokumentenmanagementsystem. Idealerweise ermöglicht das DMS die direkte Bearbeitung und Speicherung von Word-Dokumenten in der Dokumentenmanagement-Anwendung.
Die Integration eines DMS mit einem CRM-System vereinfacht die Verwaltung von Kundeninformationen und -dokumenten sowie Korrespondenzen und E-Mails direkt im CRM. Teams haben Zugriff auf wichtige Dokumente wie Verträge und Angebote ohne Systemwechsel, was die Kundenbetreuung verbessert. Durch gemeinsame Dokumentenbearbeitung und zentrale Datenhaltung werden die Zusammenarbeit und Reaktionszeiten auf Kundenanfragen optimiert.
Die Integration der Funktion für elektronische Signaturen in ein DMS ermöglicht eine nahtlose Digitalisierung von Arbeitsabläufen. Elektronische Signaturen erlauben das rechtsverbindliche und sichere Unterzeichnen sowie das Verschicken von Dokumenten, unabhängig von Zeit und Ort. Dies führt zu einer Beschleunigung der Arbeitsprozesse und erhöht zudem die Nachvollziehbarkeit. Der Aufwand, Unterschriften einzuholen, wird dadurch verkürzt.
Folgende Vorteile unterstützen Unternehmen besonders stark:
Ein DMS bietet kleinen Unternehmen und Start-ups eine Vielzahl an Vorteilen und Unterstützung, darunter:
Effizienzsteigerung:
Ein DMS ermöglicht eine schnellere und effizientere Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Das reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und verbessert die Produktivität der Mitarbeiter.
Bessere Organisation:
Durch die strukturierte Ablage und Kategorisierung von Dokumenten wird die Organisation verbessert, sodass wichtige Informationen schnell gefunden und abgerufen werden können.
Kosteneinsparungen:
Durch die Reduzierung von Papier- und Druckkosten sowie den Wegfall von physischen Archivräumen können kleine Unternehmen und Start-ups erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.
Sicherheit und Compliance:
Ein DMS bietet Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und revisionssichere Archivierung, die dazu beitragen, sensible Daten zu schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.
Verbesserte Zusammenarbeit auch mit externen Mitarbeitern:
Ein DMS erleichtert die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, unabhängig von deren Standort. Dies fördert eine effektivere Teamarbeit, insbesondere in verteilten oder remote arbeitenden Teams.
Skalierbarkeit:
Da viele DMS-Lösungen skalierbar sind, können kleine Unternehmen und Start-ups mit dem Wachstum ihres Unternehmens problemlos mehr Benutzer hinzufügen und zusätzliche Funktionen integrieren, ohne dass dies zu größeren Problemen führt.
Ein Dokumentenmanagementsystem optimiert die Dokumentenverwaltung in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, von Finanzen bis Projektmanagement. Es verbessert Effizienz, Compliance und Zusammenarbeit durch einfache Speicherung, Verwaltung und Teilen von Dokumenten. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die spezifischen Anwendungsfälle eines DMS für einzelne Unternehmensbereiche.
Die CTL Europe GmbH entschied sich für die Implementierung einer Softwarelösung, um das Papierchaos in ihren Büros zu reduzieren und effizientere, digitale Arbeitsprozesse zu etablieren. Als Teil und Vertriebspartner von CTL, Cellular Technology Limited, konzentriert sich das Unternehmen auf Produkte für die Immunologie, die medizinischen Fortschritt vorantreiben.
Sie suchten nach einer ERP-Lösung, die schnell einzuführen, einfach zu bedienen und zukunftssicher ist. Dabei stießen sie auf Yaveon, einen Microsoft-Partner mit Erfahrung und Branchenlösungen. Die Entscheidung für Yaveon basierte auf den Funktionen, der Integration mit Microsoft Dynamics 365 Business Central, und der persönlichen Betreuung.
Die Implementierung begann mit Yaveon 365 in der Cloud und wurde durch die Integration eines DMS erweitert. Durch die Kombination aus ERP und DMS konnten sie ihre Dokumentenverwaltung vereinfachen, manuelle Arbeitsschritte eliminieren und die Datenintegrität verbessern.
Die Implementierung dauerte nur etwa vier Monate, und die Mitarbeiter wurden in kompakten Workshops geschult, um das System effektiv zu nutzen. Die reine DMS-Einführung inklusive Business Central Anbindung war nach nur zwei Wochen erledigt. Die Ergebnisse waren schnell spürbar, mit einer bis zu 50%igen Zeitersparnis und einer verbesserten Transparenz in den Arbeitsprozessen.
Die positive Erfahrung von CTL Europe GmbH mit Yaveon bestätigt den Erfolg des Projekts und bietet eine solide Grundlage für zukünftige Zusammenarbeit.
Ob ein Dokumentenmanagementsystem den Arbeitsalltag erleichtert, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. In der Regel treffen die beschriebenen Vorteile doch auf alle Firmen zu. Folgende Fragen können bei der Entscheidung für ein DMS helfen:
Beginnen Sie damit, den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens und aller relevanten Abteilungen zu definieren, die künftig mit einem DMS arbeiten sollen. Dieser Schritt ermöglicht es Ihnen, festzustellen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um ein digitales Dokumentenmanagementsystem erfolgreich einzurichten. Dabei ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter aktiv einzubeziehen, den aktuellen Zustand zu analysieren und den konkreten Handlungsbedarf zu definieren. Je höher der bisherige Papierverbrauche, desto größer ist das Potenzial für Optimierungen.
Denken Sie bei der Planung des Einführungszeitraums bereits an die Zukunft. Auch wenn Sie momentan nur einzelne Funktionen eines DMS benötigen, sollten Sie bedenken, dass die Datenmengen in vielen Branchen kontinuierlich zunehmen. Eine Implementierung in der Cloud ist genauso sicher vor Verlust und Missbrauch wie bei On-Premises-Lösungen, bietet jedoch Zukunftssicherheit. Sie ermöglichen die einfache Einrichtung individueller Zugriffsberechtigungen und vereinfachen die gemeinsame Nutzung von Informationen.
Auf der Suche nach dem passenden Einführungspartner und der geeigneten Lösung hilft ein Pflichtenheft. Notieren Sie darin die Anforderungen, die erfüllt werden sollen und gleich Sie diese mit den Angeboten ab. Relevante Kriterien sind Erfahrung, Branchen-Know-how und die Möglichkeit, Lösungen miteinander zu vereinen.
Zusätzlich können Sie sich folgende Fragen stellen, um die Liste möglicher Lösungsanbieter weiter einzugrenzen:
Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, wie dringend das DMS benötigt wird und welcher Zeitrahmen realistisch ist. Die DMS-Einführung sollte den laufenden Betrieb so wenig wie möglich beeinträchtigen. Ein erfahrener Partner wird gemeinsam mit Ihnen das passende Timing festlegen.
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist mit Kosten verbunden, einschließlich neuer Technologien und der Unterstützung durch Fachkräfte, sowie Mitarbeiter-Schulungen, um das System effektiv nutzen zu können. Für eine optimale Nutzung und Ausschöpfung des DMS-Potenzials ist es entscheidend, dass alle Mitarbeiter das System annehmen. Nach der Implementierung ist eine nachgehende Analyse durch den Anbieter sinnvoll, um die Produktivität zu steigern. Die Investition in ein DMS zahlt sich aus, da ineffiziente Arbeitsabläufe automatisiert oder eliminiert werden können, was die Effizienz des gesamten Unternehmens steigert. Trotz der anfänglichen Kosten, die von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens abhängen, rechtfertigen die Risiken und Kosten durch fehlendes DMS sowie die Notwendigkeit, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, die Investition in ein solches System.
Wie aufwändig ist es, ein DMS einzuführen? – Beitrag öffnen
Wie teuer ist eine DMS-Einführung, welche Ressourcen braucht Sie und was sind die einzelnen Schritte? Wir klären auf.
Zufriedene Mitarbeiter dank New Work und DMS – Beitrag öffnen
Software-Experte Paulus Celik erklärt, wie digitales Dokumentenmanagement zufriedene Mitarbeiter schafft und Unternehmen voran bringt.
DMS Integration in ERP, CRM und Co. – Beitrag öffnen
Die DMS Integration in verschiedene Systeme wird für moderne Unternehmen immer relevanter. Welche Optionen gibt es und wie geht man vor?
