Alles digital bei Argus: Workflows, die Prozesse einfach machen

„Endlich das ganze Papier loswerden!“ Das war das Ziel von Stefanie Becker, zuständig für die Prozessoptimierung und Exportkontrollbeauftragte bei der ARGUS Additive Plastics GmbH, bevor es an die Implementierung digitaler Geschäftsprozesse ging. Weniger Papier - das sowie eine deutliche Zeitersparnis versprechen viele Software-Anbieter auf ihrer Homepage. Nur ein vielversprechender Werbeslogan oder Fakt?

Die ARGUS Additive Plastics GmbH ist Spezialist, wenn es darum geht, Kunststoff-Masterbatches für die weiterverarbeitende Industrie zu produzieren. Der Fokus des Unternehmens liegt darauf, Kunststoffe langlebiger zu machen, um langfristigen Nutzen zu erzielen und einen Beitrag zum Thema Umweltschutz zu leisten. Das Unternehmen mit Sitz in Büren bietet Lösungen hauptsächlich für die Anwendungsfelder Folien, Vliese/Non Woven, Filamente/Tapes, Rohre, Platten und Profile, Kunstrasen sowie Spritzguss. Typische Prozesse im Alltag sind die Rezepturerstellung oder -änderung, die bisher über gedruckte PDF-Dokumente aufgezeichnet wurden und von hohem Papierdurchlauf geprägt waren. „Es wurde sehr viel Papier von einer Abteilung zur nächsten gereicht. Das hat immer viel Zeit gekostet, wir wollten das unbedingt vereinfachen“, erinnert sich Stefanie Becker.

Der erste Kontakt zu Yaveon entstand bereits im Jahr 2016, als ARGUS auf der Suche nach einem neuen ERP-System war. Das Unternehmen nahm mit mehreren ERP-Partnern Kontakt auf – das Rennen hat Yaveon gemacht. Warum? „Presales und der für uns zuständige Vertriebler haben uns überzeugt. Die Gespräche waren immer sehr offen. Es wurde ganz klar gesagt, was geht, vor allem aber auch, was eben nicht geht. Menschlich hat es einfach sehr gut gepasst“, berichtet Stefanie Becker. Seit das ERP-Projekt erfolgreich abgeschlossen ist, stehen ARGUS und die Yaveon Berater weiterhin regelmäßig im Austausch. „Unser Projektleiter hat uns dann auf die Möglichkeit aufmerksam gemacht, mit WEBCON Workflows zu automatisieren.“

WEBCON BPS ist die Low-Code-Software des gleichnamigen Anbieters WEBCON, und erlaubt die intuitive Umsetzung digitaler Workflows. Als Softwarepartner-Lösung gehört WEBCON BPS fest ins Yaveon Portfolio. Zahlreiche Geschäftsprozesse lassen sich damit digital und einfacher abwickeln. Typische Beispiele sind:

• IT-Anträge
• Digitales Reisemanagement
• Digitale Urlaubsverwaltung

Mit WEBCON BPS können auch viele Lücken in Geschäfts-Prozessen digital geschlossen werden, die vorhandene Standard-Software nicht abdeckt. Weil die Basis der Lösung Templates sind, lassen sich die Prozesse in kurzer Zeit und ganz unkompliziert digitalisieren.

Im ersten Schritt erwartete ARGUS ein Workshop, in dem ein Prototyp des späteren Workflows vorgestellt wurde. Im Projekt selbst wurde dieser Prototyp dann weiterentwickelt und letztendlich als vollständige Lösung in Betrieb genommen. „Die Einführungsphase war absolut entspannt und einfach. Unser Berater war zwei Tage bei uns vor Ort und hat uns alles gezeigt. Es lief einfach reibungslos – genau so, wie wir Projekte mit Yaveon eben gewohnt sind“, beschreibt Frau Becker.

Dank der WEBCON-Lösung werden alle bisher manuellen und papiergetriebenen Rezepturdurchläufe nun digital abgewickelt. Ist ein Dokument gestartet, erhält der nächste zuständige Mitarbeiter automatisch eine Workflowaufgabe. Das integrierte Eskalationsmanagement erinnert bei Bedarf, wenn die Aufgabe noch offen ist. Für ARGUS besonders praktisch: Die WEBCON-Lösung wurde direkt an das eigene ERP- und Dokumentenmanagement- System angeschlossen. Während das vollständige Dokument zum Ende des Prozesses bislang ausgedruckt in einem Ordner abgelegt werden musste, kann es so nun direkt aus WEBCON in das DMS verschoben werden. Hierbei handelt es sich um eine Partnerlösung der d.velop AG aus dem Yaveon Portfolio, die bereits vor einiger Zeit eingeführt wurde. Die d.velop AG ist spezialisiert darauf, einfach verständliche, zuverlässige DMS-Lösungen zur Verfügung zu stellen.

Eine Workflow-Lösung wie WEBCON bietet jedoch noch viel mehr Potenziale, denn es können Prozesse beinahe jeder Art digitalisiert werden. „Die Prozessdigitalisierung ist bei uns ein permanenter Prozess. Wir digitalisieren Stück für Stück alles, was einen Rundlauf hat. WEBCON lässt sich sehr gut bedienen, deshalb machen wir das alles selbst. Wer sich ein bisschen mit Datenstrukturen und den wichtigsten Programmierbefehlen auskennt, bekommt das super hin“, sagt Stefanie Becker.

Nun zur Frage der Fragen: Frau Becker, wurde ihr Wunsch, mit WEBCON weniger Papier zu benötigen, erfüllt? „Ja, wir brauchen eindeutig weniger Papier. Außerdem sparen wir Zeit. Die Formblätter lassen sich viel einfacher ausfüllen und falls mal eine Aufgabe untergeht, erinnert das System den zuständigen Mitarbeiter ganz automatisch.“ Weniger Papierchaos und Zeitersparnis sind gute Marketingslogans? Möglich. Vor allem sind sie jedoch eines: realistische Ziele, die sich mit WEBCON erreichen lassen.