Die 10 größten Vorteile eines ERP-Systems

Bringt ein ERP-System echten, spürbaren Mehrwert? Diese Frage stellen sich zahlreiche Unternehmen. Die Zahl der Skeptiker ist mindestens genauso groß wie die Unsicherheit, ob die Einführung, benötigte Ressourcen und Co. den Aufwand wirklich wert sind. Sicher, letztendlich handelt es sich bei jedem Unternehmen um eine Einzelfallentscheidung. Klar ist jedoch: Ein ERP-System erzeugt eine Vielzahl an Vorteilen – es gibt gute Gründe, die für ein ERP-System sprechen. Die wichtigsten haben wir Ihnen zusammengefasst.

1. Optimierte Prozesse und einheitliche Benutzer­ober­fläche

Viele Unternehmen, die bislang ohne ERP zurechtkommen, arbeiten zum Beispiel mit Excel-Tabellen. Keine Frage, das funktioniert. Der Nachteil ist jedoch, dass diese nicht miteinander agieren, Kollegen nicht automatisiert über Handlungsbedarf informieren und manuell gepflegt werden müssen. Während das bei wenig Auftrags­volumen beherrschbar ist, erwartet Sie spätestens mit wachsender Nachfrage ein riesiger Aufwand mit der Gefahr, ins Chaos zu verfallen. Ein ERP-System hingegen vereint all Ihre Daten in einer einheitlichen, strukturierten Oberfläche.

• Mehr Überblick und Transparenz sowie weniger Missverständnisse und doppelte Arbeit
• Abteilungsübergreifend verbesserter Informationsfluss

Beispiel:
Aufträge und deren Status vermerken Sie nicht länger in unübersichtlichen Excel-Listen, sondern sehen beides digital über Ihr ERP-System ein.

2. Erfolgreiche Digitalisierung

Digitalisierung ist auf dem Vormarsch! Häufig einer der ersten Schritte mit besonderer Bedeutung ist das ERP. Denn manuelle Prozesse verwandeln sich dadurch nachhaltig und effektiv in digitale Abläufe.

• Reduzierter Zeitaufwand
• Weniger papiergetriebene Abläufe und manuelle Archivierung
• Digitaler Zugriff auf die Daten von (beinahe) überall
• Einfaches Finden bestimmter Unterlagen dank Suchfunktion

Beispiel:
Manuelle, papiergetriebene Prozesse, die chaotisch im Ordner abgelegt werden, gehören der Vergangenheit an. Mit Ihrem digitalen ERP-System bearbeiten Sie wichtige Geschäftsdokumente per Mausklick.

3. Bessere Zusammenarbeit

ERP-Systeme bieten funktionale Vorteile. Besonders hilfreich und mit spürbarem Nutzen sind sie gleichzeitig für die Kooperation im Unternehmen. Die digitale Ablage von Dokumenten an einer Stelle ermöglicht es Nutzern, direkt darauf zuzugreifen, statt umständlich den Kollegen fragen zu müssen. Dank elektronischer Zusammenarbeit, auch als E-Collaboration bezeichnet, weisen Sie Aufgaben zudem digital an zuständige Bearbeiter zu und sehen den aktuellen Status in Echtzeit ein.

• Reduziert die Komplexität von Prozessen
• Weniger Abstimmungsbedarf dank zentralem Datenzugriff: Das ERP wird zum „Single Point of Truth“
• Automatisierte Arbeitsabläufe

Beispiel:
Sie sind auf der Suche nach einer Infor­mation und brauchen dafür Unterstützung vom Kollegen – der jedoch im Urlaub ist. Für Unternehmen, die analog arbeiten, wird das schnell zum Problem. Wer auf die Vorteile eines ERP-Systems setzt, vereint alle wesentlichen Daten zentral an einer Stelle und ermöglicht allen Beteiligten den Zugriff.

4. Weniger Fehler

Weil alle Daten aktuell und an einer Stelle gesammelt sind, vermeiden Sie Über­tragungs­fehler, doppeltes Erfassen und Inkonsistenzen. Das Risiko, Fehler zu verursachen, sinkt.

• Dokumente werden mit den korrekten Daten erstellt, da die nötigen Informationen aus dem ERP-System stammen
• Zuverlässige Reportings, da die Angaben auf einer einheitlichen Datenbasis beruhen
• Immer mit dem aktuellen Datenstand, da Sie nicht versehentlich in einer veralteten Akte arbeiten

Beispiel:
Dass ein Dokument doppelt bearbeitet oder eine Liste zweifach angelegt wird, passiert schnell. Das kann fatale Folgen haben – und genau die lassen sich mit Ihrem ERP vermeiden. Denn hier sehen Sie direkt, wie der Stand zu einem Vorgang ist.

5. Bessere Entscheidungen dank zuverlässiger Berichte

Eine Analyse oder ein Bericht ist nur dann zuverlässig, wenn er auf einer vollständigen Datenbasis beruht. Da Sie diese mit einem ERP-System sicherstellen, werden Ihre Berichte aussagekräftiger.

• Vollständige Reportings mit hoher Aussagekraft
• Bessere Basis, um passende Entschei­dungen zu treffen
• Berechtigte Mitarbeiter aller Unternehmensebenen sind jederzeit auskunftsfähig

Beispiel:
Quartalsweise erstellen Sie einen Bericht über die Umsatzzahlen. Dafür müssen Sie diese mühsam zusammensuchen, alle Vertriebskollegen anschreiben und darauf hoffen, dass die angelegten Tabellen vollständig sind. Mit den Vorteilen eines ERP-Systems greifen Sie nicht nur einfacher, sondern auch vollständig auf Ihren Datenbestand zu. Praktisch, oder?

6. Weitere Lösungen integrieren

Ein ERP-System deckt eine Vielzahl an Prozessen ab. Dank Integration von weiteren Lösungen wie DMS und CRM oder in intelligente Auswertungstools wie Microsoft Power BI ergeben sich noch mehr Vorteile.

• Mehr Produktivität, da Prozesse über die Systemgrenzen hinweg übergreifend verlaufen
• Zeitersparnis, da Sie in einem System zuverlässig auf die gesamte Datenbasis zugreifen und nicht zwischen unterschiedlichen Lösungen hin- und herspringen müssen

7. Weniger Zeitaufwand und Kosten

ERP-Systeme ebnen den Weg für Zeitersparnis: Weil der Erfassungsaufwand reduziert wird, redundante Arbeiten wegfallen und Sie weniger suchen müssen, schrumpft der Aufwand.

• Reduzierung des administrativen und organisatorischen Aufwands
• Datenerfassung teils über Scanner möglich
• Mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben und dadurch nachhaltiger Wettbewerbsvorteil und Kostenersparnis

Beispiel:
Wenn es Probleme mit einer Charge bzw. deren Bestandteilen gibt, muss es schnell gehen. Manuelle Chargenverfolgung ist jedoch zeitaufwändig und extrem mühsam. Mit ERP verfolgen Sie Chargen digital und per Mausklick zurück.

8. Motivierte Mitarbeiter

Besonders monotone Aufgaben sind häufig langweiliger Teil Ihres Arbeitsalltages. Weil Sie diese mit einer ERP-Lösung direkt an die Software abgeben, bereitet Ihnen Ihr Job noch mehr Freude. Sie führen Tätigkeiten produktiver aus. Digitale Tools vermitteln Mitarbeitern außerdem das Gefühl, in einer modernen Umgebung zu arbeiten und sicher für die Zukunft aufgestellt zu sein.

• Weniger Druck für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und damit mehr Freude an den Aufgaben
• Regelmäßige Erfolgserlebnisse
• Moderne Oberflächen und Apps steigern den Arbeitskomfort

Beispiel:
Es gibt nichts Langweiligeres, als Excel-Listen zu befüllen. Müssen Sie auch nicht länger, denn die Informationen vereint stattdessen Ihr ERP für Sie.

9. Optimierte Lagerverwaltung und erfolgreiche Projektsteuerung

Lagerbestände manuell auf dem Laufenden zu halten, bedarf viel Einsatz und Disziplin. Weil ERP-Systeme über eine integrierte Lagerverwaltung verfügen, bleibt Ihr Bestand digital immer aktuell. Der Kunde freut sich, denn Lieferaussagen treffen Sie zuverlässig.

• Aktueller Lagerbestand auf einen Blick
• Präzise Ermittlung der nötigen Bestellmenge und des Lieferzeitpunktes
• Rechtzeitige Nachbestellungen

Beispiel:
Morgen sollen Produkte verschickt werden und Sie merken kurzfristig: Die Ressourcen fehlen! Mit ERP passiert das nicht, denn hier sehen Sie den Stand automatisiert ein und können rechtzeitig reagieren.

10. Branchenspezifische Prozesse abbilden

ERP-Systeme in ihrer Standardausführung unterstützen Unternehmen aus beinahe jeder Industrie dabei, die alltäglichen Prozesse zu vereinfachen. Dennoch gibt es für jedes Umfeld besonders spezifische Abläufe, die der normale Funktionsbereich nicht abdeckt. Durch Gesetze und Vorgaben sind solche in vielen Fällen sogar verpflichtend. Genau hier setzen Erweiterungen an.

Erweiterung eines Standard-ERPs um branchenspezifische Spezialfunktionen sowie die Möglichkeiten, Unternehmensprozesse digital abzubilden:

• Kann auch regulatorischen Anforderungen gerecht werden
• Unternehmen profitieren von der Expertise und Erfahrung des Anbieters

Sie sehen: Ein ERP-System bietet eine Vielzahl an Vorteilen. Effizienz, Zeitersparnis, Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit – die Liste der Pluspunkte ist keinesfalls vollständig, sondern bietet massig weitere Potenziale. Schließlich entwickelt jedes Unternehmen für sich selbst die optimalen Einsatzbereiche für ERP und damit unterscheiden sich auch die Gründe für ein ERP-System. Der Nutzen im Alltag ist also neben den übergreifenden Vorteilen sehr individuell.

Stellt sich abschließend noch die Frage: Welche Vorteile bietet ein ERP-System für die verschiedenen Unternehmens­bereiche? Für die wesentlichen Abteilungen haben wir Ihnen das zusammengefasst.

Vorteile eines ERP-Systems für das Controlling

• Zugriff auf den zentralen und aktuellen Datenpool
• Zeitersparnis, da Datenquellen nicht länger manuell zusammengeführt werden müssen
• Erstellen von Reportings mit wenig Aufwand
• Wertevergleich per Knopfdruck

Vorteile eines ERP-Systems für die Service-Abteilung

• Lückenlose Dokumentation und Nachverfolgung von Service-Fällen
• Einsehen von Konfigurationen über Geräteakten
• Mobiler Zugriff auch von unterwegs auf Informationen über Apps

Vorteile eines ERP-Systems für die Buch­haltung

• Erleichterter Umgang mit großen Zahlenmengen
• Datenerfassung, Buchung und Prüfung von Geschäftsvorfällen unkompliziert und digital
• Einfache und rechtssichere Archivierung dank Integration eines digitalen Dokumentenmanagementsystems
• Automatisierte Rechnungsstellung aus dem ERP

Vorteile eines ERP-Systems für Sales und Marketing

• Erstellen passgenauer Kampagnen dank hinterlegter Daten
• Zugriff auf Kundenakten und -informationen mit wenig Aufwand
• Einsehen von Auftragshistorien und Einschätzen der Wahrscheinlichkeit, einen Deal abzuschließen
• Unkomplizierte Beantwortung von Kundenfragen beispielsweise zum Status eines Auftrags

Vorteile eines ERP-Systems für das Manage­ment

• Entscheidungen auf verlässlicher Datenbasis treffen
• Wichtige Kennzahlen einsehen
• Überblick über relevante Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen behalten
• Integration weiterer Lösungen

Vorteile eines ERP-Systems für den Einkauf

• Reduzierter Koordinationsaufwand
• Einsehen des Lagerbestands und rechtzeitige Bestellung von Rohstoffen und Komponenten
• Bedarfserkennung dank automatischer Bestellvorschläge
• Digitaler Zugriff auf alle Vorgänge und die Lieferantenakte in Gesprächen mit Lieferanten

Vorteile eines ERP-Systems für die Logistik

• Manuelles Bearbeiten von Lieferscheinen und Speditionsaufträgen entfällt
• Vereinfachte Anforderungen an Packmittel von Kunden dank Packmittelverwaltung
• Vereinfachte Abwicklung von Kommissionierung und Umlagerung dank digitaler Prozesse

Vorteile eines ERP-Systems für die Produktion

• Automatisierte Erstellung und Pflege von Stücklisten
• Übersicht über die Kapazitäten von Maschinen, Personen und Materialien
• Überwachung der Aufträge direkt aus der Fertigungszentrale, sodass kritische Aufträge,
• Ressourcenengpässe und sonstige Probleme rechtzeitig behoben werden können

Von Azubi bis zur Zentrale: ERP-Systeme bringen Vorteile für alle.

Ein ERP-System bringt eine Menge Vorteile mit sich und hat das Potenzial, dauerhaften Nutzen und Arbeitserleichterung zu erzeugen. Vom Vertrieb bis hin zur Buchhaltung kann das gesamte Unternehmen profitieren und den eigenen Alltag digital vereinfachen. Doch unabhängig davon, wie groß ein Unternehmen und in welcher Branche es tätig ist, optimale Wirkung erzeugt ERP nur dann, wenn es den eigenen Anforderungen entspricht. Sicher, eine gute Software bringt die breite Basis für die vorgestellten und noch viel mehr Vorteile mit. Doch jede Industrie hat ihre ganz individuellen Bedürfnisse – und die gilt es zu erfassen sowie umzusetzen.

Das Geheimnis hierfür ist eine ERP-Branchenlösung. Denn damit erzeugen Sie das, was das eigentliche Ziel sein sollte: maximalen Nutzen.