Strukturierte Audits in der Lebens­mittel­industrie

Eine der wohl sensibelsten Branchen ist die Lebensmittelindustrie. Wenn es um Sicherheit und Qualität geht, gibt es hier keinen Spielraum für Abweichungen. Dass Vorschriften und Maßnahmen eingehalten sowie sichergestellt werden, wird in speziellen Audits geprüft. Was Lebens­mittel­audits sind, wie sie ablaufen und was die Ergebnisse für Unternehmen bedeuten, klärt unser Beitrag.

Unabhängig von Branche und Zusammen­hang prüfen Audits systematisch, ob die Definition und Umsetzung von Prozessen, Aktivitäten oder Systemen definierte Standards, Richtlinien, Gesetzte und Normen erfüllen. Ein Lebens­mittel­audit meint demnach die Prüfung und Bewertung von Prozessen, Praktiken und Systemen, die in Zusammen­hang mit der Herstellung, Verarbeitung und dem Vertrieb von Lebens­mitteln auftreten. Audits in der Food-Industrie zielen hauptsächlich darauf ab, die Sicherheit und Qualität von Lebens­mitteln sowie die Erfüllung der für die Branchen geltenden Regularien sicherzustellen.

Der Umgang mit Lebens­mitteln ist sensibel. Um Verbraucherinnen und Verbrauchern maximale Sicher­heit zu geben, finden Audits verschiedener Arten statt:

Interne Audits

Bei einem internen Audit überprüft das Unter­nehmen selbst die Güte seiner Prozesse, zieht die entsprechenden Schlüsse und ergreift nötige Maßnahmen. Im Zusammen­hang mit internen Audits wird unterschieden zwischen Erstaudits, bei denen die Prozesse erstmals überprüft werden, und regel­mäßigen Audits, die die konstante Einhaltung von Standards sicherstellen.

Externe Audits

Bei einem externen Audit prüfen unab­hängige Dritte, ob Standards eingehalten werden. Folgende Audit­formen kommen besonders häufig vor:

Lieferanten- und Kundenaudits prüfen, ob die gestellten Qualitäts­anforder­ungen von Lieferanten oder Kunden zuverlässig eingehalten werden.
Zertifizierungs­audits zum Beispiel zur Lebens­mittelsicherheits­zertifizierung oder Qualitäts­zertifizierung. Bevor ein Zertifikat vergeben wird, wird geprüft, ob international anerkannte Standards zur Lebens­mittel­sicherheit und Qualitäts­standards beispielsweise zur ISO 9001 eingehalten werden.
Hygien­eaudits prüfen, ob Hygiene­standards sowie -praktiken erfüllt werden. Sie sind essenziell, um Sicherheit und Qualität von Lebens­mitteln zu gewähr­leisten.
Audits zur Rück­verfolg­barkeit schaffen die Voraussetzungen, um sicher­zustellen, dass Produkte entlang der gesamten Liefer­kette rück­verfolg­bar sind und bei Reklamationen die betroffenen Produkte aus dem Verkehr gezogen werden können.

Der exakte Ablauf eines Audits in der Lebens­mittel­branche unterscheidet sich von Unter­nehmen zu Unter­nehmen. Einige wesentliche Schritt werden jedoch in der Regel immer durchlaufen:

1. Das Audit wird vorbereitet.

In Vorbereitung auf die Auditierung sammelt das auditierte Unternehmen benötigte Unterlagen und Nachweise zusammen und überprüft die Produktionsstätten sowie Anlagen vor Ort auf Erfüllung der Vorgaben.

2. Beginn des Audits

Bevor das eigentliche Audit beginnt, werden die Auditoren begrüßt und eingewiesen. Der Ablauf der Audits wird gemeinsam besprochen. Sind alle Fragen geklärt, kann es losgehen.

3. Prüfung der Dokumente

Im Zuge des Lebensmittel­audits werden nun von der prüfenden Person alle relevanten Dokumente und Prozess­dokumentationen überprüft. Ziel ist es, etwaige Schwach­stellen aufzudecken und das Einhalten von Standards sicherzustellen.

4. Inspektion der Anlagen

Ein Audit in der Lebens­mittel­branche umfasst auch die Inspektion von relevanten Einrichtungen wie Produktions­stätten und Lager­orten. Auditoren überprüfen in diesem Schritt, ob Hygiene- und Sicherheits­standards eingehalten werden.

5. Interviews

Um alle relevanten Informationen zu aktuellen Prozessen, zu Schulungs­maßnahmen und der Einhaltung von Vorgaben zuverlässig einschätzen zu können, folgen Interviews mit beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

6. Überprüfen von Prozessen

Auditoren prüfen weiterhin, ob die tatsächliche Prozess­umsetzung im Unternehmen der theoretischen entspricht, oder ob Abweichungen zu erkennen sind. Vom Waren­eingang bis hin zur Verpackung des End­produktes wird jeder Schritt detailliert betrachtet.

7. Rückverfolgbarkeit

Nun folgt die Prüfung der Rückverfolg­barkeit einzelner Produkt­bestandteile entlang der gesamten Lieferkette. In der Regel wählen Unternehmen dafür ausschließlich Lieferanten, die die Anforderungen an die Rück­verfolg­barkeit erfüllen. Zudem wird in regelmäßigen Tests über Stich­proben sowie Simu­lationen überprüft, ob die Liefer­kette in der Lage ist, effizient zu reagieren.

8. Schlussbesprechung und Erstellen eines Berichts

Sind die vorausgegangenen Schritte abgeschlossen, erfolgt eine Abschluss­besprechung. Hierin werden die Audit­ergebnisse vorgestellt und Empfehlungen sowie Optimierungs­maßnahmen besprochen. Im Falle von Abweichungen werden Maßnahmen definiert, diese anzupassen, und in schwer­wiegenden Fällen regulatorische Schritte eingeleitet. Ein schriftlicher Bericht fasst ab­schlie­ßend die Ergebnisse, Abwei­chungen und etwaige Empfehlungen bzw. Maßnahmen zusammen.

9. Umsetzung von Maßnahmen und Optimierungen

Für das Lebensmittel­unternehmen geht es nun in die Praxis: Maßnahmen werden umgesetzt, Mängel behoben und Prozesse optimiert.

Typische Maßnahmen sind:

1. Mitarbeiter­schulungen zu Lebens­mittel­­sicherheit und -qualität
2. Geräte und Systeme einführen, um Produkt­kontrollen zu ermöglichen
3. Geräte zur Temperatur­überwachung installieren
4. Updates für Systeme zur Qualitäts­kontrolle umsetzen
5. Dokumentation zur Sicherheit von Materialien, die direkt in Berührung mit Lebensmitteln kommen, einführen

Geschafft, ein Audit ist erfolgreich abge­schlossen, die Ergebnisse sind zusammen­getragen. Doch was bedeuten sie eigentlich? Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Ergebnisse aus Lebensmittel­audits enorm wichtig sind, denn sie dienen als Grundlage, um Vorschriften zu Lebens­mittel­sicherheit und Qualität einzuhalten und die eigenen Prozesse effizienter zu gestalten. Auch Abweichungen, die regulatorische Maßnahmen nach sich ziehen, sind eine Chance, denn sie schaffen die Grundlage, um Optimierungen umzusetzen. Audit­ergebnisse können folgende Bereiche beeinflussen:

• Sie schaffen Sicherheit und Qualität für Lebensmittel, denn die bestehenden Maßnahmen wurden auf die Probe gestellt und nötige Anpassungen aufgedeckt.
• Die Einhaltung der relevanten Vor­schriften und strenger Kunden­anforderungen ist bei einem positiven Auditergebnis sichergestellt, da relevante Prozesse betrachtet und bewertet wurden.
• Die Vorgaben zur Vergabe von Zertifizierungen zu Lebensmittel­sicherheit und Qualitätsnormen wie die ISO 9001 lassen sich mit einem erfolgreichen Audit sicherstellen.
• Lebensmittelaudits schenken zudem die Möglichkeit für das Unternehmen, sich stetig zu verbessern und effi­zienter zu arbeiten, indem Opti­mierungs­potenziale erkennbar werden.
• Werden im Audit jedoch schwer­wiegende Verstöße erkennbar, kann dies regulatorische Maßnahme sowie den Verlust von Vertrauen und Reputation bedeuten.

Auditierungen erzeugen eine Vielzahl an Vorteilen und stellen Food-Unternehmen gleichzeitig vor Herausforderungen.

Die häufigsten Vorteile:

Reputation

Unternehmen, die auditiert wurden und das per Zertifikat nachweisen können, erhalten globale Anerkennung für die eigenen Produkte und Prozesse.

Kundenbindung

Gleichzeitig vermitteln Zerti­fizierungen eine große Sicherheit an Kundinnen und Kunden.

Wettbewerbsvorteil

Lebensmittelaudits können den Zugang zu neuen Märkten stärken, indem sie nachweisen, dass relevante Sicherheits­voraus­setzungen erfüllt sind. Zeitgleich entsteht hierdurch ein Wettbewerbsvorteil.

Vorgaben und Regularien erfüllen

Die Voraussetzungen für Lebens­mittel­sicherheit und -qualität werden gewähr­leistet und gesetzliche Vorschriften erfüllt.

Stetige Verbesserung

Weil Auditierungen dafür sorgen, dass Prozesse regelmäßig überprüft werden, lassen sich diese kontinuierlich optimieren.

Die häufigsten Herausforderungen:

Audits stellen Unternehmen aus der Lebensmittel­industrie zugleich vor Heraus­forderungen. So ist es mitunter nicht einfach, der Komplexität der Lieferkette gerecht zu werden, da zahlreiche Rohstoffe aus unterschiedlichen Regionen verwendet werden. Ebenso umfassend ist meist die Menge der Akteure, die sich an einem Prozess beteiligen und die im Zuge der Auditierung berücksichtigt werden müssen. Weil sich außerdem Regularien und Vorschriften häufig und schnell verändern, muss die Aktualität von Audit­ergebnissen regelmäßig überprüft werden. Der Mangel an standardisierten Bewertungs­methoden ist ein weiteres Thema, das es sensibel zu betrachten gilt. Auditoren ziehen so unterschiedliche Kriterien zur Bewertung heran und erzielen dadurch verschiedene Ergebnisse.

Mit unserer ERP-Branchenlösung Yaveon 365 nutzen Lebensmittelunternehmen einen Funktionsumfang, der maximale Automatisierung erzeugt. Das erleichtert auch erfolgreiche Lebensmittel­audits. Besonders hilfreich hierfür sind folgende Funktionen:

Bestandsliste auf Chargenebene mit Chargenstatus und Ablaufdatum

Mit den Funktionen der Bestands­liste behalten Unternehmen ihre Bestände übersichtlich im Blick – und das sogar auf Chargenebene. Die Anzeige des aktuellen Chargen­status sowie des Ablauf­datums von Lebensmitteln machen es möglich.

Qualitätskontrolle in allen ERP-Prozessschritten

Von der Wareneingangs- bis zur -ausgangskontrolle – eine große Bandbreite an Funktionen zur Qualitäts­kontrolle sind Teil unseres Branchen-ERPs. Für Lebensmittel­unternehmen nicht nur wichtig, sondern unverzichtbar.

Durchgängige Chargenrückverfolgung

Ein Lebensmittel muss zurückgerufen werden? Sicherlich eine der heikelsten Situationen für die Lebensmittel­industrie. Passiert es dennoch, muss es schnell gehen. Mit unserer Chargenrück­verfolgung ist auf einen Blick ersichtlich, welche Charge wo ist. Das schenkt Sicherheit und Reaktions­fähigkeit.

Regelwerk, um sicherzustellen, dass Resthaltbarkeiten eingehalten werden

Als Unternehmen aus der Lebensmittel­­industrie gilt es, Vorgaben zu Haltbarkeiten penibel einzuhalten. Für Resthalt­barkeiten unterstützt das Regelwerk in Yaveon 365.

Qualifikation der Lieferanten

Die Zusammenarbeit mit Lieferanten gehört für Lebensmittel­unter­nehmen zum Alltag. Doch erfüllen diese auch die strengen Kriterien? Mit der Lieferanten­qualifikation in unserer ERP-Speziallösung ist die Güte der Zusammen­arbeit aufge­zeichnet und auf einen Blick einsehbar.

Merkmalsverwaltung (Allergene und Inhaltsstoffe)

Nüsse, Milch und Co.: Allergene und Inhaltsstoffe müssen auf Lebens­mitteln ausgewiesen sein. Um das sicherzustellen, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden, arbeiten Unternehmen aus der Lebensmittel­branche mit unserer Merkmals­verwaltung.

Fertigung nach Chargenqualität

Da nicht zwingend alle Rohstoff­chargen, welche in der Produktion zum Einsatz kommen, dieselbe Qualität bzw. Chargen­spezifikation aufweisen, unterstützt Sie Yaveon 365 dabei, die richtigen oder am besten geeigneten Rohstoff­chargen für die Produktion auszuwählen. So wird sichergestellt, dass die Fertig­produkte stets die gewünschte Qualität aufweisen.

Incident Management

Läuft ein Prozess nicht rund, müssen Unternehmen aus der Lebensmittel­industrie schnellst­möglich informiert werden. Unser Incident Management ermöglich es daher, Lieferketten­probleme zu überwachen.

Pro oder contra Lebensmittel­audits? Ein klares pro. Sicher, es gibt Heraus­forderungen, die von Unternehmen zu Unternehmen verschieden stark Einfluss nehmen. Doch sie entstehen ausschließlich daraus, dass Prozesse eingeführt werden, die Food-Firmen sowie Verbraucherinnen und Verbrauchern Sicherheit schenken. Lebensmittel­audits sind aus der Branche nicht wegzudenken und sollten sinnvoll, umsichtig und mit langfristigem Nutzen umgesetzt werden. Das Ergebnis: sichere Prozesse und ein gutes Gefühl im Umgang mit den eigenen Produkten.