Chargenrückverfolgung einfach erklärt

Bei einer Charge handelt es sich um Produktions­einheiten, die unter den gleichen Bedingungen erzeugt wurden. Sie sind also identisch, können aber trotz gleichem Material und Ausgangsstoffen qualitativ voneinander abweichen. Daher spielt Chargenrückverfolgung eine wesent­liche Rolle dabei, die Sicherheit der Produkt­qualität zu gewährleisten. Wird bei einem Produkt ein Mangel festgestellt, liegt dieser mit hoher Wahrscheinlichkeit auch an den anderen Chargeneinheiten vor.

Dank Chargenverfolgung ist es möglich, Produkte aus mangelhaften Chargen zu ermitteln und sie schnellstmöglich aus dem Verkehr zu ziehen. Besonders wichtig ist Chargenrückverfolgung daher für Rückrufaktionen, wie sie in der Chemie-, Pharma- und Lebensmittelbranche auftreten können. Doch auch im normalen Betrieb ist die Chargenrückverfolgung eine wesentliche Komponente. Sie ist Teil des Qualitätsmanagements und ermöglicht es, Geschäftsprozesse effizient zu gestalten.

Chargenrückverfolgung erfolgt typischer­weise im Waren­wirtschafts- oder ERP-System. Zu­nächst werden Inhalts- und Werkstoffe im Wareneingang einer Charge zuge­ordnet. Die Kennzeichnung erfolgt mittels Chargen­etiketten. Die vergebene Chargen­nummer läuft nun im Waren­wirtschafts­system bei jedem Schritt mit. So lässt sich der gesamte Waren­bewegungs­prozess überwachen und nachvollziehen.

Typischerweise werden im Zuge einer Chargenverfolgung folgende Tracing-Modelle eingesetzt:

Downstream-Tracing

Beim Downstream-Tracing geht es um die Verfolgung einer Produktions­charge oder eines Einzelproduktes. Zumeist ist das in der Automobil­branche sowie bei Haushaltsgeräten mit Gewährleistung und Garantie der Fall.

Upstream-Tracing

Beim Upstream-Tracing geht es um die Rückverfolgbarkeit eines Pro­dukts vom Verbraucher zum Er­zeuger. Kommt es zu einem Problem, lassen sich Ursachen und Verur­sacher schnell herausfiltern und somit beheben.

Eindeutige Kennzeichnung mit Chargennummern

Weiterhin gibt es die Möglichkeit, eine eindeutige Chargennummer für eine bestimmte Produktcharge zu vergeben. Sie wird als alpha­numerische Nummer auf dem Produkt hinterlassen und ermöglicht so dessen Identifizierung im Bedarfsfall.

Da nur durch eine lückenlos Rückverfolg­barkeit von Chargen maximale Sicherheit für Verbraucher gewährleistet werden kann, zählt die Chargenrückverfolgung fest zu den Grundlagen für Qualitätsstandards.

Im Zuge der Chargenverfolgung sind Unternehmen verpflichtet, sämtliche Informationen über Lieferanten, Kunden und Hersteller aufzubewahren und zu protokollieren. Bei dieser Chargenpflicht handelt sich hauptsächlich um:

• Name des Lieferanten bzw. Kundenname sowie die Adresse
• Datum sowie Zeitpunkt des Verkaufs bzw. der Leistung
• Identifikation der Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffe
• Produktangaben zum erhaltenen und ausgelieferten Produkt
• Volumen und Menge
• Die Chargennummer oder Losnummer bzw. jede weitere Nummer, falls diese beiden nicht zutreffen

• Wirtschaftliche Sicherheit: Dank Chargenverfolgung können Korrekturmaßnahmen frühzeitig erfolgen. So lassen sich weitere Schäden sowie Auslieferungsstopps vermeiden.
• Konformes Qualitätsmanagement: Chargenrückverfolgung ermöglicht es, Qualitätsmanagement-Anforder­ungen zu erfüllen, indem mit Hilfe von Chargennummern Einsatzstoffe über alle Produktionsstufen hinweg rückverfolgt werden können.
• Stetige Optimierung für sichere Produkte: Dank Chargen­rück­verfol­gung werden im Reklamations­fall Fehler einfacher erkannt, was die Sicherheit von Produkten langfristig erhöht.
• Mehr Transparenz: Die Chargen­rück­verfolgbarkeit ermöglicht es, dass Kunden detaillierte Einblicke in die einzelnen Bestandteile von Produkten erlangen.
• Vereinfachte Produktion: Die Kombination aus Chargen­rück­verfolgung und ERP-System ergibt deutlich vereinfachte Prozesse in den Bereichen Produktion, Lager und Inventur.
• Zufriedenere Kunden: Reibungslose Prozesse, Transparenz und maximale Qualität sorgen für langfristige Kundenzufriedenheit.

Chargenverfolgung kommt in allen Branchen zum Einsatz, die auf Chargenfertigung setzen. Grundlage hierfür ist in vielen Teilen die ISO 9001 als Teil des Qualitätsmanagements. In einigen Branchen spielt Chargenrückverfolgung eine besonders gewichtige Rolle und ist daher gesetzlich vorgeschrieben. Es handelt sich dabei vor allem um folgende:

• Lebensmittel
• Kosmetik
• Chemie
• Pharma
• Biotechnologie
• Medizintechnik

Diese Industrien müssen sicherstellen, dass jede produzierte Charge eines Produkts eindeutig identifiziert und rückverfolgt werden kann, um die Qualität, Sicherheit und Integrität der Produkte zu gewährleisten und im Falle eines Rückrufs gezielt reagieren zu können.

Gesetzliche Grundlagen der Chargenrückverfolgung in der Lebens­mittel­industrie

Die gesetzlichen Grundlagen für Chargen­rück­verfolgung in der Lebensmittel­industrie regelt die EG-Verordnung Nr. 178/2002, Artikel 18. Sie ist die Basis für den hohen gesundheitlichen Schutz und gibt vor, dass jedes Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie dafür verantwortlich ist, die Rückverfolgbarkeit der Lebens­mittel sicherzustellen.

Es muss belegt werden können:

• woher die Lebensmittel bzw. Roh­stoffe kommen und
• an wen sie weitergegeben werden.

Artikel 18 legt außerdem fest, dass die Informationen zur Rückverfolgbarkeit nach Aufforderung den zuständigen Behörden zur Verfügung gestellt werden müssen. Seit dem 1. September 2022 muss dies innerhalb von 24 Stunden geschehen. Betroffen von diesen Anforderungen sind zudem Materialien sowie Gegenstände, die in Kontakt mit Lebensmittel gekommen sind.

Manuelle Chargenrückverfolgung ist aufwändig und fehleranfällig – Yaveon 365 bietet deshalb eine spezialisierte Branchenlösung für Unternehmen in der Prozessfertigung, um Chargen zuverlässig und transparent zu verwalten. Damit lassen sich Lieferketten durchgängig nachverfolgen und alle relevanten Informationen zentral erfassen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Automatisierte Datenerfassung: Jede Charge wird im Wareneingang erfasst und in allen Prozessen bis zum Warenausgang getrackt, was die Genauigkeit erhöht und Fehler reduziert.
• Lückenlose Rückverfolgbarkeit: Vollständige Transparenz entlang der gesamten Lieferkette, von der Rohstoffbeschaffung über die Produktion bis zur Auslieferung an den Endkunden.
• Zentrale Datenbank: Alle Infor­mationen werden unter der jeweiligen Chargennummer erfasst und sind durch Eingabe der Nummer leicht abrufbar.
• Barcode-Tracking: Produkte können über Barcodes und mobile Endgeräte effizient getrackt werden.