Chargen­verwaltung einfach erklärt

Bei einer Charge handelt es sich um eine einheitliche Teilmenge eines Produktes bzw. Materials. Weil sie entweder in einem Produktionsgang hergestellt oder in einer Lieferung beschafft wurde, sind die Merk­male identisch. Die Kennzeichnung einer Charge erfolgt mittels einer Chargen­nummer. Diese sind in den meisten Fällen auf der Produktverpackung angebracht. Sie umfassen in der Regel vier bis sechs Zeichen, die sich aus Zahlen und Buch­staben zusammensetzen. Eine Chargen­nummer gibt Auskunft über die Chargen­daten, also folgende Informationen:

• Wo und wann wurde ein Produkt hergestellt?
• Wer hat das Produkt hergestellt?
• Welche Maschinen kamen bei der Herstellung zum Einsatz und welche Rohstoffe wurden verwendet?

Eine Chargenverwaltung beinhaltet Funktionen, um Chargendaten syste­matisch zu verwalten. Produktions­einheiten können dadurch so geführt werden, dass sich Bezugs- oder Herstellungsparameter voneinander unterscheiden lassen.

Mit der Chargenrückverfolgung ist es möglich, Produkte oder Produktions­chargen über die Supply Chain hinweg vollständig zurückzuverfolgen, was besonders bei Rückrufaktionen hilfreich ist. Weil einzelne Produkte außerdem eine Chargenbezeichnung erhalten, können Unternehmen jederzeit einsehen, an welcher Stelle in der Lieferkette sich ein Produkt gerade befindet. Das erleichtert den Rückruf im Bedarfsfall zusätzlich.

In einigen Branchen ist Chargenverwaltung ein Muss: Besonders in der Pharma- und der Lebensmittelindustrie müssen Produkte lückenlos rückverfolgt werden können – es handelt sich dabei um die sogenannte Chargenpflicht.

Hier sind die wichtigsten Branchen und Bereiche, die davon betroffen sind:

Pharmazeutische Industrie

Medikamente und pharmazeutische Produkte unterliegen strengen gesetz­lichen Anforderungen. Jede Produktions­charge muss lückenlos dokumentiert und rückverfolgbar sein, um die Herkunft, Herstellung und Verteilung überwachen zu können. Bei Qualitäts­problemen kann die betroffene Charge schnell identifiziert und entsprechende Maßnahmen wie Rückrufe eingeleitet werden. Dies hilft, die Ein­hal­tung der Good Manufacturing Practices (GMP) sicherzustellen und stärkt das Vertrauen der Patienten und Gesundheits­behörden.

Lebensmittelindustrie

Lebensmittelhersteller müssen die Rück­verfolg­barkeit ihrer Produkte sicherstellen, um bei Qualitätsproblemen oder gesund­heitlichen Gefahren schnell reagieren zu können. Die Chargen­verwaltung ermöglicht es, jede Produktionscharge genau zu dokumentieren. Im Falle eines Rückrufs kann so genau bestimmt werden, welche Produkte betroffen sind. Zusätzlich unterstützt die Chargenverwaltung die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Hygienestandards und stärkt das Ver­trauen der Verbraucher in die Lebens­mittelsicherheit.

Kosmetikindustrie

Produkte wie Cremes, Lotionen, Make-up und Parfums kommen direkt mit der Haut in Kontakt und können bei mangelhafter Qualität zu gesundheitlichen Problemen führen. Die Chargenverwaltung ermöglicht es Herstellern, jede Produktionscharge genau zu dokumentieren und nach­zu­verfolgen, sodass betroffene Chargen bei Beschwerden schnell identifiziert und zurückgerufen werden können. Zudem unterstützt sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Qualitätsstandards.

Chemieindustrie

Chemische Produkte, insbesondere solche, die in anderen Produkten oder Prozessen weiterverwendet werden, unterliegen oft einer strengen Chargenverwaltung. Durch die genaue Dokumentation jeder Produk­tions­charge wird sichergestellt, dass alle verwendeten Rohstoffe und Produktions­bedingungen nachvollziehbar sind. Bei Qualitätsproblemen kann die betroffene Charge schnell isoliert werden, um größere Schäden zu vermeiden.

Medizinprodukte

Für viele Medizinprodukte gelten strenge Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Qualitätskontrolle. Jedes Produkt muss lückenlos dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass es den hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandards entspricht. Die Chargenverwaltung ermöglicht es, bei Problemen schnell zu reagieren und stärkt das Vertrauen der Gesundheitsdienstleister und Patienten in die Zuverlässigkeit der Produkte.

Biotechnologie

Die Chargenverwaltung ist essenziell in der Biotechnologie. Sie ermöglicht eine lückenlose Dokumentation jeder Produktions­charge, wodurch jede Phase des Herstellungsprozesses nachvoll­ziehbar wird. Dies ist wichtig, um bei Qualitätsproblemen schnell geeignete Maßnahmen ergreifen zu können. Zudem unterstützt die Chargenverwaltung die Einhaltung strenger regulatorischer Anforderungen wie der GMP und stärkt das Vertrauen der Gesundheitsbehörden und Patienten in biotechnologische Innovationen.

Chargenverwaltung wird meistens mittels Software direkt im ERP-System abgewickelt. 

Typische Funktionen sind:

• Erweiterung von Chargen und Seriennummern um Daten wie Zustellungsdatum, Herstell- und Ablaufdatum oder Status
• Rückverfolgung durchgeführter Buchungen – so können beispielsweise alle Chargen ermittelt werden, in die eine defekte Komponente eingegangen ist
• Einrichtung verschiedener Regeln über einen Regelkonfigurator
• Automatische Artikelverfolgung

Yaveon 365 ERP unterstützt Unternehmen aus der Prozessfertigung dabei, Chargen effizient zu verwalten. Die Branchenlösung für die Life-Sciences bildet alle relevanten Funktionen rund um Chargenmanagement und Rückverfolgbarkeit ab – von der Erfassung der Rohstoffe über die Produktion bis hin zur Auslieferung.

Durch die lückenlose Dokumentation werden gesetzliche Vorgaben leichter erfüllt und die Qualitätssicherung optimiert. Im Falle eines Produktrückrufs lassen sich betroffene Chargen schnell identifizieren und isolieren – ein wichtiger Beitrag zu einem proaktiven Risikomanagement.