Cloud-DMS: flexibel, aktuell und zukunftssicher

Dienstbeginn um 8 Uhr. Eine Stunde Mittagspause. Verlassen des Bürogebäudes um 17 Uhr. Der typische Arbeitsrhythmus? In vielen Fällen schon lange nicht mehr. Der Joballtag hat sich gewandelt, flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, arbeiten von unterwegs oder von anderen Standorten sind zur Normalität geworden. All das hat jedoch auch Grenzen, zum Beispiel, wenn sich ein dringend benötigtes Dokument im Regal im Büro befindet. Maximale Flexibilität für alle hingegen bietet ein Dokumentenmanagement in der Cloud oder kurz ein Cloud-DMS.

On-Premises-DMS

• Ist lokal auf dem unternehmenseigenen Server installiert
• Nutzung erfolgt über installierte Software
• Zugriff erfolgt entweder nur im Firmennetzwerk oder per VPN
• Unternehmen sind selbst für Instandhaltung, Wartung und Updates zuständig

Cloud-DMS

• Hosting erfolgt auf dem Server des Software-Anbieters
• Nutzung erfolgt online über einen Webbrowser
• Cloud-Anbieter stellt Sicherheitsstandards sicher
• Instandhaltung, Wartung und Updates sind Aufgaben des Anbieters

Unternehmen, die nach hohen Sicherheitsstandards arbeiten, griffen besonders in der Vergangenheit automatisch zur On-Premises-Variante, da alle Daten intern verarbeitet wurden. Heute betonen Anbieter von Cloud-Lösungen, dass ihr Angebot ebenso maximale Sicherheitsstandards erfüllt. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf die deutlich flexibleren Cloud-Modelle.

Es lassen sich drei Cloud-Modelle unterscheiden: Public Cloud, Private Cloud und Hybrid Cloud.

Public Cloud

• Öffentlicher Server, der besonders schnell und nutzerspezifisch eingerichtet werden kann
• Mehrere Kunden nutzen das Cloud-Angebot eines Providers – sie teilen sich dessen Ressourcen.
• Die Zahlung erfolgt monatlich, jährlich oder nutzungsbasiert.

Vorteile einer Public Cloud:

• Geringe Anschaffungs- und Wartungskosten, da keine Hardware gekauft werden muss.
• Flexibler Zugriff auf die eigenen Daten via Internet von (beinahe) überall.
• Hohe Sicherheit, da deutsche Provider verpflichtet sind, Datenstrukturen maximal sicher zur Verfügung zu stellen.

Private Cloud

• Es wird ein Server speziell für ausgewählte Nutzer zur Verfügung gestellt.
• Die Bereitstellung kann via Internet oder über ein unternehmensinternes, privates Netzwerk erfolgen.

Vorteile einer Private Cloud

• User nutzen die Vorteile von Cloud-Software und kontrollieren ihre Daten gleichzeitig vollständig intern.
• Die volle Leistung des Servers kommt beim eigenen Unternehmen an, da Ressourcen nicht geteilt werden.
• Anforderungen des regulatorischen Umfelds werden erfüllt.

Hybrid Cloud

• Die Hybrid Cloud ist eine Kombination aus Private und Public Cloud.
• Sie setzt sich aus mindestens einer privaten und mindestens einer öffentlichen Cloud zusammen.
• urch diese Kombination können die Vorteile beider Cloud-Modelle miteinander vereint werden.
• Zusätzliche, kurzfristig benötigte Ressourcen lassen sich flexibel hinzubuchen.

Vorteile einer Hybrid Cloud

• Digitale Potenziale schnell nutzbar
• Nutzer bleiben handlungsfähig, selbst wenn ein Teil des IT-Systems ausfällt
• Flexibel skalierbar

Eine typische Variante, ein Cloud-DMS einzuführen, ist Software as a Service (SaaS). Dabei werden die Softwareressourcen vollständig von einem Provider zur Verfügung gestellt. Die Zahlung erfolgt als Mietmodell. Der Vorteil liegt auf der Hand: Wird ein Dokumentenmanagementsystem virtuell zur Verfügung gestellt, greifen Nutzer jederzeit auf die aktuelle Variante zu. Updates, weitere Funktionen oder zusätzliche Speicherkapazitäten lassen sich per Knopfdruck umsetzen.

Cloudlösungen sind längst kein Trend mehr, sondern machen die Softwarewelt aus. Ein Cloud-DMS lohnt sich wohl für jedes Unternehmen, das nicht überholt werden will, jedoch ganz besonders für Firmen, die:

kostensensitiv auftreten.

Weil weder Hardware benötigt wird, noch eine große Geldsumme auf einen Schlag anfällt, ist ein Cloud-DMS mit geringen Einführungskosten zu erwerben.

sich Flexibilität wünschen.

Denn alle Cloud-Lösungen ermöglichen es, Ressourcen und Updates ganz unkompliziert hinzuzufügen. Besonders praktisch ist das im Bereich des Dokumentenmanagements, da sich regulatorische Anforderungen häufig ändern und auch die unternehmensinternen Ansprüche wachsen.

eine sichere Lösung suchen.

Cloud-Software löst bei Unternehmen immer weniger Bauchschmerzen aus – zurecht! Denn die Sicherheitsstandards zu Datenschutz und Co. werden immer strikter. Ein Cloud-DMS ist sicher, zuverlässig und bietet Rechenzentren höchsten Schutz.

individuell über Funktionen entscheiden wollen.

Ein Cloud-DMS bietet zahlreiche Spielräume, was die Gestaltung von funktionalen Optionen betrifft.

sich weiterentwickeln wollen.

Denn es lassen sich ganz unkompliziert Funktionen ergänzen, beispielsweise eine volle Integration ins ERP- oder CRM-System.

Die Antwort auf diese Frage ist eindeutig: Ja. Und zwar gleich doppelt: Auf der einen Seite sind die Anbieter von einem Cloud-DMS verpflichtet, maximale Sicherheitsstandards mit Blick auf Datenschutz zu erfüllen. Unternehmen, die auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement in der Cloud sind, sollten von Beginn darauf achten, dass der potenzielle Partner diese Anforderung erfüllt. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um einen Anbieter, dessen Vertrauenswürdigkeit in Frage gestellt werden sollte.  

Auf der anderen Seite werden Daten in einem cloudbetriebenen Dokumentenmanagement-System redundant gespeichert. Sollte es trotz aller Sicherungsmaßnahmen zum Ausfall eines Servers und damit verbunden zum Verlust von Daten kommen, greifen Sie über die doppelte Speicherung einfach über einen anderen Weg darauf zu.  

Das Gerücht, Cloud-Lösungen seien mit On-Premises-Varianten funktional nicht auf Augenhöhe, ist eine falsche Annahme. Die Funktionen von Software sind nicht nur wichtig, sie sind entscheidend. Von ihnen hängt ab, ob eine Lösung gut und vor allem gerne genutzt wird.

Folgende Basisfunktionen eines Cloud-DMS sind für besonders viele Unternehmen von Belang und bieten Vorteile, die den Arbeitsalltag positiv verändern:

• Unkomplizierter Zugriff für alle User auf Dokumente
• Integration mit anderen IT-Systemen, beispielsweise ERP, über eine Schnittstelle
• Unkomplizierte Suchfunktion über Verschlagwortung und damit Finden von Dokumenten in Windeseile
• Automatisierte Prozesse wie die digitale Ablage von Dokumenten über integrierte Workflows
• Zusammenarbeit im Team und abteilungsübergreifend erfolgt einfacher und besser, da alle auf denselben Datenstand zugreifen.
• Arbeiten ist auch unterwegs von (beinahe) überall möglich.
• Skalierbarkeit des DMS und damit die Möglichkeit, sich verändernde Ansprüche und Größe des Unternehmens über die Software abzubilden
• Passende DMS-Lösungen in der Cloud sind von Wirtschaftsprüfern unter die Lupe genommen worden und erfüllen so regulatorische Anforderungen.
• Zusammenarbeit mit Partnern, da die Kooperation mit Dokumenten sowohl digital läuft als auch auf dem aktuellen Stand ist.
• Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten zur selben Zeit
• Check-in und Check-out von Daten bzw. Dokumenten
• Versionierung von Dokumenten
• Versionsvergleich und die Möglichkeit, Bearbeiter sowie einzelne Schritte nachvollziehen zu können
• Einrichten und Überwachung von Aufbewahrungsfristen
• Export von Dateien und die Möglichkeit, diese mit anderen Nutzern zu teilen
• Digitale Stempel, die den bisherigen analogen Dokumentenablauf ersetzen
• Intelligentes Zuordnen der Dokumente in die zugehörige Ablagestruktur
• Sinnvolle und übersichtliche Archivierung

Ein klares Ja! Es macht in vielen Fällen sogar großen Sinn, ein Cloud-DMS zu erweitern. Besonders hilfreich im Alltag ist die Kombination mit:

• Rechnungsfreigabe
• Vertragsmanagement
• Digitale Unterschriften

Am besten achten Sie bereits bei der Auswahl Ihres Anbieters darauf, dass sich Lösungen problemlos integrieren lassen.

Software as a Service (SaaS) über einen externen Dienstleister ist eine komfortable Methode, ein DMS einzuführen. Im Gegensatz zum lokalen Einsatz wird kein eigener Server vorausgesetzt. Die Software wird in der Cloud für Sie betrieben und Sie mieten das System für Ihre Zwecke. Softwarehersteller wie die d.velop sorgen für einen hohen Sicherheitsstandard für Ihre Daten. Der Zugriff auf Ihre Daten bzw. das DMS erfolgt über den Browser durch Aufruf einer URL.

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Ist die Rede von einer Public Cloud, kommt es im ersten Schritt auf die Prozesse an, die das DMS-System berührt. Wenn diese Prozesse regulatorisch geregelt sind, ist eine genaue Prüfung erforderlich.

Der Hintergrund: In der Public Cloud fehlt die Kontrolle darüber, wann ein Update eingespielt wird. Es könnte also sein, dass nach der Einspielung eines Updates ein Prozess, der regulatorisch dokumentiert wird, plötzlich etwas anders abläuft.

In der Private Cloud kann ein DMS jedoch problemlos im regulatorischen Umfeld betrieben werden. Hierbei hat das Unternehmen die Kontrolle über das System und kann selbst entscheiden, wann ein Update eingespielt werden soll. So ist es möglich, das Update geplant zu dokumentieren.

Wer nun überzeugt ist, dass ein Cloud-DMS die richtige Wahl ist, stellt sich vermutlich die Frage: Welches passt am besten zu mir? Keine einfache Frage, die Antwort ist für jedes Unternehmen individuell. Einige Faktoren können die Entscheidung jedoch erleichtern:

• Der gewünschte Funktionsumfang ist machbar.
• Der Software-Anbieter ist ein echter Partner, begegnet Ihnen auf Augenhöhe und berät Sie verbindlich, jedoch ohne Druck.
• Der Partner legt einen ganzheitlichen Blick auf Ihre Vorstellungen und prüft, wie das DMS konfiguriert werden muss, damit Sie Ihre Ziele erreichen.
• Das Dokumentenmanagement-System in der Cloud erfüllt die regulatorischen Vorgaben.
• Die User in Ihrem Unternehmen fühlen sich mit der Benutzeroberfläche wohl und können sich vorstellen, mit der Lösung zu arbeiten.
• Das Cloud-DMS ist am Markt bewährt.
• Es gibt Schnittstellen zu Systemen, die im Unternehmen bereits genutzt werden.

Klar ist: Wer neu auf dem Markt des Cloud-DMS ist, kennt sich weniger gut aus. Wie also diese Eckpunkte abklären? Indem Sie fragen. Software-Partner, die ein cloudbetriebenes Dokumentenmanagement im Angebot haben, beraten Sie und beantworten Ihre Fragen. Ein weiterer Vorteil daran: Sie lernen sich gegenseitig kennen und spüren, ob die Chemie stimmt.

Ein geeignetes Cloud-DMS finden Start-ups, kleine und mittelständische Unternehmen in Yaveon ProDocs. Warum? Unsere Lösung umfasst alle wesentlichen Möglichkeiten, mit denen Sie Ihre Dokumente sicher und übersichtlich digital verwalten.

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