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Zusammenfassung: Sie erfahren, wie eine organisierte digitale Ablage Unternehmen dabei unterstützen kann, effizienter zu arbeiten. Obwohl viele Firmen bereits digital tätig sind, kämpfen sie oft mit unsystematisierten Dokumentenablagen. Eine strukturierte, cloud-basierte digitale Ablage erleichtert den Zugriff und verbessert die Arbeitsabläufe. Ein Dokumentenmanagementsystem ist hierfür die entscheidende Lösung.
Papierstapel auf dem Schreibtisch haben viele Unternehmen bereits abgeschafft, die Arbeit mit Dokumenten läuft digital. Nur so ist es möglich, flexibel aus dem Homeoffice oder remote von einem anderen Standort zu arbeiten. Also alles im grünen Bereich? Selten. Viel zu häufig dienen Downloadordner und Desktop in Unternehmen als dauerhafter Speicherort. Mindestens genauso oft werden Dateien nicht eindeutig benannt und liegen in zig Versionen wirr in einem oder mehreren Ordnern ab. Die Suche nach der passenden Unterlage wird so schnell zur tagesfüllenden Aufgabe. Dabei ist die Lösung so einfach: eine digitale Ablage, die sich im Idealfall (fast) von alleine generiert.
Wer von einer digitalen Ablage spricht, meint einen strukturierten, elektronischen Speicherort für Dokumente. Ob digitalisierte Papierdokumente, Dateien, die Sie elektronisch erreichen, E-Mails oder der Inhalt eines Laufwerks – um welche Datei- oder Dokumentart es sich handelt, spielt keine Rolle. Eine digitale Ablage umfasst sämtliche Unterlagen. Denn genau hier liegt der Vorteil: Elektronisch abgelegt und gespeichert, befindet sich jede Information an zentraler Stelle. Idealerweise befindet sich diese in einer Cloud, denn sie ermöglicht den Zugriff von überall.
Indem Sie jederzeit auf Dokumente zugreifen, beantworten Sie etwaige Fragen im Nu.
Da die elektronische Ablage eine Versionierung von Dokumenten umfasst, arbeiten Sie zuverlässig mit der aktuellen Fassung und vermeiden so Missverständnisse.
Ob Sie im Homeoffice sind oder beim Kundentermin auf eine Information zugreifen wollen: Weil die digitale Ablage in der Cloud erfolgt, synchronisieren sich die Inhalte automatisch und Sie greifen auch außerhalb des Büros auf das benötigte Dokument zu.
Eine digitale Ablage sichert den Zugriff auf Unterlagen für alle berechtigten Personen. Teams greifen dadurch einfacher auf Informationen zu und arbeiten effizienter zusammen – natürlich auch von verschiedenen Standorten.
Wer auf die digitale Ablage seiner Dokumente setzt, vermeidet sperrige Aktenschränke für physische Archivierung. Jedes Dokument auszudrucken, gehört ebenso der Vergangenheit an. Das spart Platz, reduziert den Papieraufwand und schont die Umwelt.
Ein Dokument aus Papier zu finden, kann genauso aufwändig sein, wie das Durchsuchen einer unstrukturierten Ablage in den Downloads. Weil eine digitale Ablage mit Schlagwörtern und Suchfunktion arbeitet, tippen Sie einfach einen Begriff ein und erhalten die Ergebnisse in Sekundenschnelle.
Folgende Tipps unterstützen Sie dabei, die digitale Ablage Ihrer Dokumente zu organisieren sowie zu optimieren und die Möglichkeiten optimal für sich zu nutzen:
Legen Sie bspw. eine Logik für die Benennung von Dokumenten fest, die eindeutig ist, und behalten Sie diese konsequent bei. Sinnvolle Dateinamen schaffen Vorteile beim Finden. Ein solcher kann beispielsweise Informationen zum Thema des Dokuments beinhalten sowie das Bearbeitungsdatum, um chronologisch sortieren zu können.
Vergeben Sie bei der Ablage von Dokumenten für jede Dokumentversion eine eigene Nummer, um die Aktualität zu erhalten.
Setzen Sie auf das 7-Ordner-System von Sekretaria. Es besagt, dass jede Hierarchieebene einer Ordnerstruktur höchstens sieben Dateiordner umfassen sollte. Einem Hauptordner sollen also nie mehr als sieben weitere Ordner untergeordnet sein.
Gewöhnen Sie sich im Unternehmen an, die definierten Ablagevorgaben konsequent umzusetzen und ziehen Sie das Vorgehen diszipliniert durch.
Führen Sie regelmäßig Back-ups durch, um alle Daten zuverlässig zu sichern und Datenverlust auszuschließen.
Setzen Sie auf eine Cloudlösung, um vollen Zugriff von überall auf Ihre Unterlagen zu haben und zukunftssicher aufgestellt zu sein.
Definieren Sie feste Tags und Schlagwörter, die Sie für bestimmte Dokumente vergeben, um die Auffindbarkeit so einfach wie möglich zu gestalten.
Werfen Sie regelmäßig einen Blick auf Ihre gespeicherten Dokumente und sortieren Sie solche, die nicht mehr benötigt werden, konsequent aus oder archivieren Sie diese digital.
Weil mache Dokumente im Alltag nicht mehr benötigt werden, es jedoch sinnvoll ist, sie zu erhalten, verlegen Sie diese am besten in Archivordner.
Eine digitale Ablage erleichtert den Umgang mit Dokumenten nachhaltig, spart Zeit und schenkt Sicherheit. Mit einer geeigneten Software gehen Sie noch einen Schritt weiter, denn die Ablage lässt sich automatisieren. Die Lösung liegt in einem Dokumentenmanagementsystem.
Mit unserer DMS-Lösung Yaveon ProDocs erwarten Sie folgende Highlights:
Rechnungen, Aufträge, Informationsschreiben: Unternehmen sind mit einer Vielzahl an Dokumenten konfrontiert, auf die sie bei Bedarf schnell und unkompliziert zugreifen müssen. Um einen zuverlässigen Umgang mit Dokumenten zu gewährleisten, der effizient ist und Sicherheit schenkt, eignet sich die digitale Ablage. Sie optimiert flexiblen Zugriff von unterwegs, sichert unter Umständen Daten über Back-ups und schenkt Übersicht sowie Reaktionsfähigkeit. Kombiniert mit passender DMS-Software, lassen sich zudem zahlreiche Schritte automatisiert abwickeln. Einer der wohl größten Vorteile ist die Möglichkeit, revisionssicher zu archivieren. Für Sie bedeutet das: mehr Übersicht und Sicherheit bei weniger Aufwand. Überzeugend!
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