Digitale Archivierung einfach erklärt

Es gibt drei Arten der digitalen Archi­vierung: Dokumentenarchivierung, revisionssichere elektronische Daten­archivierung und elektronische Lang­zeitarchivierung.

Dokumentenarchivierung

Dokumentenarchivierung bezieht sich auf solche Dokumente, die digital ein- und ausgehen. Zwar werden diese archiviert, allerdings zu festgelegten Zeitpunkten be­nötigt. Eine interne Software zur Archivierung ermöglicht es meist, darauf zuzugreifen.

Revisionssichere elektronische Daten­archi­vierung

Revisionssicher elektronisch archi­vierte Daten sind kauf­männische Dokumente, die ordnungsgemäß und sicher aufbewahrt werden. Sie erfüllen die Aufbewahrungsfrist zwischen sechs und zehn Jahren und erfüllt sämtliche Erfordernisse nach HGB, AO und GoBD. Mehr dazu gibt es hier: Revisionssichere Archivierung.

Elektronische Langzeitarchivierung

Die elektronische Langzeit­archi­vierung meint den Zeitraum, der nach Ablauf der Aufbewah­rungs­­fristen beginnt. Meist ist dies nach zehn Jahren der Fall.

Grundsätzlich kann jedes Dokument digital archiviert werden. Typischerweise handelt es sich dabei jedoch um:

• Eingangspost
• Ausgangsrechnung
• Lieferscheine
• Verträge
• Aufträge
• Belege
• E-Mails

Bestimmte Dokumente unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und müssen digital archiviert werden, wenn sie in elektronischer Form erstellt und empfangen wurden. Wichtig ist dabei, dass das Original in der Form archiviert wird, in der es ins Unternehmen gekommen ist. Wenn ein Dokument digital eingegangen ist, muss es digital archiviert werden; wenn es in Papierform eingegangen ist, muss es in erster Linie in Papierform archiviert werden (wenn es nicht revisionssicher archiviert wird). Dazu gehören in der Regel:

• Rechnungen und Gutschriften
• Handels- und Geschäftsbriefe
• Verträge und Vereinbarungen
• Steuerrelevante Belege und Buchungsbelege
• Jahresabschlüsse und Bilanzen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• E-Mails mit steuerlich relevanten Informationen

Die rechtlichen Anforderungen zur digi­talen Archivierung basieren auf Rege­lungen wie der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbe­wahrung von Büchern, Auf­zeich­nungen und Unterlagen in elektronischer Form) und anderen steuerrechtlichen Bestimmungen.

Um den gesetzlichen Vorgaben und ihrer Pflicht entsprechend zu archivieren, müs­sen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Füh­rung und Aufbewahrung von Büchern, Auf­zeichnungen und Unterlagen in elektro­ni­scher Form (GoBD) eingehalten werden. Sie beinhalten die Anforderungen der revisions­sicheren Archivierung. Sie gelten für den gesamten Aufbewahrungszeitraum und sind für sämtliche Dokumente, die steuerrechtlich relevant sind, bindend. Die GoBD-Grundsätze sind seit Januar 2015 in Kraft. Sie gelten für Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, selbstständige und freiberufliche Arbeitende.

GoBD-Grundsätze

Die Anforderungen nach GoBD umfassen folgende Kriterien, damit die Buchhaltung von Unternehmen den gesetzlichen Vor­gaben gerecht wird:

Dokumente bzw. deren Archivierung müssen

• nachvollziehbar und nachprüfbar
• vollständig
• korrekt
• geordnet
• zeitgerecht gebucht sowie aufgezeichnet
• sowie unveränderbar sein.

Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind in Deutschland gesetzlich geregelt und hängen von der Art des Dokuments ab. Die wichtigsten Fristen sind:

• 10 Jahre: für steuerlich relevante Doku­mente wie Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse und Steuer­erklärungen.
• 6 Jahre: für Handels- und Geschäftsbriefe sowie andere geschäftliche Korres­pon­denz wie Angebote, Verträge und E-Mails.

Die Fristen beginnen in der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Während der gesamten Aufbewahrungsfrist müssen die Dokumente so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit lesbar, nachvollziehbar und unveränderbar sind, wie es beispielsweise in den GoBD vorgeschrieben ist. Wenn die Dokumente digital vorliegen, müssen sie in einem langzeitstabilen Datenformat gespeichert werden.

Digitale Archivierung muss zunächst den Grundsätzen der GoBD entsprechen, um rechtssicher zu sein. Ist dies der Fall, erfolgt sie in der Regel in vier Schritten:

1. Dokument wird erfasst und digitalisiert.

2. Erfasste Daten werden verarbeitet.

3. Dokument wird revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt.

4. Dokumente sind verfügbar und können aufgerufen werden.

Elektronische Archivierung bringt viele Vorteile mit sich. Am häufigsten profitieren Unternehmen von den folgenden:

• Mehr Platz: Weil Dokumente digital abliegen, sind keine Papierstapel und Ordner mehr nötig, die Platz benötigen.
• Einfach skalierbar: Software zur digi­talen Archivierung passt sich an die Erfordernisse von Unternehmen an und wächst mit. Das ermöglicht es auch, wachsende Datenmengen aufzubewahren.
• Weniger Kosten: Digitale Archivierung spart gleich an drei Stellen: Miet­kos­ten, da weniger Platz benötigt wird. Ressourcen, da Mitarbeiter nicht länger von auf­wändigen manuellen Prozes­sen aufgehalten werden. Material, da kein Papier mehr benötigt wird.
• Mehr Zeit: Eine schnelle digitale Ab­lage, Suche und Auffindbarkeit spart enorm viel Zeit.
• Zuverlässige Rechtssicherheit: Weil digitale Archivierung Teil eines Doku­menten­manage­ment­systems ist, wer­den die Anforderungen an Compli­ance-Vorgaben und DSGVO vollständig erfüllt.
• Voller Überblick: Elektronische Archi­vierung sichert maximale Trans­parenz über die aktuelle Datenlage, Be­arbei­tungs­­status und Zugriffs­berechti­gungen.
• Flexibler Zugriff: Büro, Homeoffice oder Zug: Digital archivierte Doku­mente sind von überall online abrufbar.
• Einfache Workflows: Weil Systeme zur digitalen Archi­vierung über Schnitt­stellen an an­dere Systeme angebun­den sind, sind medienbruchfreie Pro­zesse wie die digitale Rechnungs­verarbeitung möglich.

Ein typisches Beispiel ist die Archivierung von Rechnungen.

Dafür werden die folgenden Schritte durchlaufen:

1. Eingang und rechtliche Prüfung der Rechnung
   Eine Rechnung trifft im Unter­nehmen ein. Zuerst wird diese nach §14 UStG geprüft, ob alle rechtlichen Erfordernisse vorhanden sind.
2. Sachliche und rechnerische Prüfung
   Anschließend erfolgt eine sach­liche und rechnerische Prüfung. Diese Prüfung kann händisch erfolgen, indem die Rechnung physisch zu den prüfenden Stel­len weitergeleitet wird. Die Prüfung ist auch digital möglich, indem sie über einen Workflow den zu prüfenden Stellen bereitgestellt wird.
3. Reklamation und Neustart des Prozesses bei Fehlern
   Nun wird die Rechnung geprüft. Fallen Fehler auf, wird sie rekla­miert und der Prozess (physisch wie auch workflow­basiert) be­gin­nt erneut mit Eingang der neuen Rech­nung.
4. Erfassung und Buchung der Rechnung
   Ist die Rechnung korrekt einge­gangen, werden die Daten im physischen Umlauf gegen Ende erfasst und die Rechnung gebucht / bezahlt. Bei einem workflow­basierten Umlauf erfolgt die Erfassung in der Regel parallel zur Prüfung.
5. Archivierung der bearbeiteten Rechnung
   Nach vollständiger Bearbeitung / Buchung der Rechnung ist sie bereit für die Archivierung im digitalen, revisionssicheren Archiv.
6. Zugriff und Aufbewahrung der archivierten Rechnung
   Im Archiv steht sie ab sofort zur Verfügung. Berechtige Personen können jederzeit darauf zugreifen und sie einsehen. Wobei die Unveränderbarkeit der elektro­nischen Rech­nung für die näch­sten zehn Jahre sicher­gestellt ist.

Yaveon ProDocs ist eine Dokumentenmanagement-Software, die auf dem d.velop DMS basiert und speziell darauf ausgelegt ist, Unternehmen bei der digitalen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten zu unterstützen. Dank der leistungsstarken Funktionen des d.velop DMS bietet Yaveon ProDocs zahlreiche Möglichkeiten, um die digitale Archivierung effizient zu gestalten, darunter:

• Zentrale Dokumentenablage: Alle relevanten Dokumente werden digital und zentral gespeichert, was Papier­archive überflüssig macht und die Auffindbarkeit verbessert. Dies ermöglicht es allen Abteilungen im Unternehmen, unkompliziert und effizient auf die Dokumente zuzugreifen.
• Automatisierte Erfassung und Archivierung: Dokumente werden mittels Scanner und OCR automatisch verarbeitet und archiviert, was Zeit spart und manuelle Arbeit reduziert. Zusätzlich kann das System so ausgeprägt werden, dass es mithilfe von KI Dokumente nicht nur erfasst, sondern auch eigenständig interpretiert, ausliest und korrekt den entsprechenden Ablagen zuordnet. Dadurch wird der Prozess noch effizienter und erfordert weniger Eingriffe durch Mitarbeitende.
• ERP-Integration: Die nahtlose Anbindung an das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglicht einen direkten Zugriff auf Geschäftsdaten sowie eine effiziente Archivierung innerhalb der laufenden Geschäftsprozesse.
• Effiziente Suche: Leistungsstarke Suchfunktionen erleichtern das schnelle Auffinden von Dokumenten nach verschiedenen Kriterien.
• Sicherer Zugriff: Umfassende Zugriffs- und Rechteverwaltung schützt sensible Daten.
• Automatisierte Workflows: Dokumentenlenkung und Geneh­migungs­prozesse können auto­ma­tisiert werden, was Bearbeitungszeiten verkürzt.
• Langzeitarchivierung: Zertifiziertes System für die langfristige und sichere Aufbewahrung von Dokumenten, das den spezifischen Branchenanforderungen entspricht.
• Einfache Ablage via Dropzone: Dokumente können unkompliziert per Drag & Drop in das System abgelegt und archiviert werden, was den Ablageprozess erheblich erleichtert und beschleunigt.
• Nahtlose Outlook-Integration: Vollständige Einbindung in das führende Business-Tool zur einfachen Archivierung und direkten Bearbeitung von Geschäftsprozessen aus dem E-Mail-Postfach.