Digitale Signatur einfach erklärt

Eine elektronische Signatur meint Unterschriftenbilder oder Signaturen in E-Mails. Eine digitale Signatur geht weit darüber hinaus: Eine digitale Signatur nutzt asymmetrische kryptographische Verfahren, um sowohl den Unterzeichner als auch den genauen Dokumentenstand über einen sogenannten Hashwert manipulationssicher zu speichern und erzeugt dadurch eine deutlich höhere Beweiskraft.

Damit ist nicht einfach ein Dokument, sondern der Inhalt zum Zeitpunkt der Unterschrift unterzeichnet. Eine Ver­änderung am Dokument im Nachhinein lässt sich klar nachweisen. Die Prüfung einer digitalen Signatur funktioniert auf Knopfdruck, beispielsweise mit dem Adobe PDF-Reader.

1. Nutzung der Public Key Infrastructure (PKI)
   Eine Software zur digitalen Unterschrift verwendet einen mathematischen Algorithmus, der auf einer PKI basiert.
2. Erstellung von zwei Schlüsseln (Zahlenketten)
   Der Algorithmus erzeugt zwei Schlüssel: einen öffentlichen Schlüssel und einen privaten Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel ist frei zugänglich, der private wird geheim gehalten.
3. Erstellen einer digitalen Signatur
   Die Person nutzt ihren privaten Schlüssel, um eine Signatur zu erzeugen. Es wird eine Art „Quersumme“ (Hash) des Dokuments erstellt. Dieser Hash-Wert wird mit dem privaten Schlüssel verschlüsselt, wodurch die digitale Signatur entsteht.
4. Zeitstempel hinzufügen
   Die verschlüsselten Daten (digitale Signatur) werden mit einem Zeitstempel versehen.
5. Prüfung durch den Empfänger
   Der Empfänger entschlüsselt den verschlüsselten Hash-Wert mithilfe des öffentlichen Schlüssels der Person. Der entschlüsselte Hash-Wert wird mit dem aktuell berechneten Hash-Wert des empfangenen Dokuments verglichen.
6. Validierung der Signatur
   Stimmen die beiden Hash-Werte überein, ist das Dokument unverändert. Dadurch ist die Unterschrift gültig und das Dokument als authentisch bestätigt.

Es gibt viele Branchen, in denen strenge Sicherheitsstandards gelten. Besonders bei sensiblen Dokumenten ist es jedoch in jedem Fall sinnvoll, auf rechtssichere digitale Unterschriften zu setzen.

Digitale Signaturen kommen in folgendem Szenario zum Einsatz:

• Nachweisbare Bestätigung eines Bearbeitungsstandes
• Fälschungssicherheit
• Ersatz einer handschriftlichen Unter­schrift
• Die Anforderung an eine sichere, verschlüsselte Übertragung sowie die Integrität von Daten ist sehr hoch

Beispiele hierfür sind:

• Internetverkehr z.B. HTTPs Zertifikate
• Finanztransaktionen im Online-Banking
• Rechtssicherer Informations­austausch
• Vertragsabwicklung

Digitale Signaturen schaffen:

• Sicherheit
• Transparenz
• Zuverlässigkeit
• Fehlervermeidung
• Rechtssicherheit
• Handlungsfähigkeit orts- und zeit­unabhängig
• Regularienkonformität beispielsweise nach FDA Title 32 CFR Part 11

Digitale Signaturen sind besonders hilf­reich, wenn die beteiligten Parteien an unterschiedlichen Standorten sitzen. Das vermehrte Arbeiten aus dem Homeoffice hat den Nutzen von digitalen Signaturen noch weiter in den Vordergrund gerückt.

Ein Beispiel sind Vertragsdokumente in jeder Form. Sie werden bei mehreren Unter­zeichnern zur Unterschrift in Umlauf gebracht und die finale von allen unter­zeichnete Version kann dann sehr leicht an alle beteiligten Personen verteilt werden. Dank digitaler Signaturen muss dies je­doch nicht länger per Post oder vor Ort passieren, sondern per Signaturplattform oder Mail. Via Softwarelösung kann jeder einzelne Beteiligte seine Signatur rechts­kräftig hinterlassen. Oft lassen sich digi­tale Signaturen auch mit Vertrags­manage­ment-Software koppeln, was den Prozess nochmals vereinfacht.

Hinweis: Achten Sie aber bitte darauf, dass speziell im Personalbereich für einige Doku­mentarten noch papiergebundene, handschriftliche Unterschriften erzwungen werden.

Um digitale Signaturen möglichst einfach zu erstellen, gibt es Software-Lösungen. Dokumente können auf dieser Plattform online unterzeichnet, versendet und ge­prüft werden. Um vertrauenswürdige Zerti­fikate bereitzustellen, erfolgt die Zusam­men­arbeit mit Zertifizierungs­stellen.

Mit Yaveon ProDocs können Unter­neh­men Dokumente wie Verträge, Rech­nungen und andere wichtige Unterlagen rechts­konform und sicher digital signieren. Die Integration der digitalen Signaturfunktion in die Dokumentenmanagementlösung bietet zahlreiche Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Durch den Wegfall manueller Signaturprozesse werden Bearbeitungszeiten verkürzt und Kosten gesenkt. Dokumente können sofort und ohne Verzögerung digital signiert und weiterverarbeitet werden.
• Sicherheit und Rechtskonformität: Digitale Signaturen erfüllen die Anforde­rungen der EU-DSGVO und der eIDAS-Verordnung und gewährleisten so die notwendige rechtliche Absicherung. Gleichzeitig werden Daten durch moder­ne Verschlüsselungstechnologien ge­schützt.
• Nahtlose Integration: Die Signatur­funktion ist direkt in die Arbeitsabläufe von Yaveon ProDocs eingebunden, wodurch eine reibungslose Nutzung ohne zusätzliche Tools oder Systeme gewährleistet wird. Auf Wunsch kann die Signaturfunktion auch als Stand-alone-Lösung genutzt werden.
• Ortsunabhängigkeit: Dokumente kön­nen von überall aus auf jedem Gerät über den Browser signiert werden, was eine flexible und mobile Arbeitsweise ermöglicht.