Wie teuer ist eine DMS-Einführung, welche Ressourcen braucht Sie und was sind die einzelnen Schritte? Wir klären auf.
Enterprise Content Management (ECM) ist ein strategisches Konzept zur Digitalisierung und Automatisierung des Dokumentenflusses in Unternehmen. ECM umfasst die Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung aller Unternehmensinformationen und integriert dafür verschiedene Software-Lösungen zu einem ganzheitlichen Managementansatz. Es verbessert die Dokumentenzugänglichkeit, sichert Compliance und ermöglicht jederzeit Zugriff auf die einheitlich verwalteten Unternehmensinformationen.
Enterprise Content Management spielt eine entscheidende Rolle in der Optimierung und Sicherung von Unternehmensprozessen durch systematische Verwaltung geschäftskritischer Dokumente und Daten. ECM zielt darauf ab, die betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und eine nahtlose Verbindung zwischen verschiedenen Systemlösungen herzustellen.
Zusätzlich adressiert Enterprise Content Management folgende spezifische Herausforderungen:
Durch die Nutzung eines ECM-Systems können Unternehmen ihre digitalen Inhalte effektiver organisieren und verwalten, eine verbesserten Unternehmensführung ermöglicht.
Der Begriff Dokumentenmanagementsystem bzw. die Abkürzung DMS wird häufig synonym zu Enterprise Content Management verwendet. Bei einem DMS handelt sich allerdings nur um einen Bestandteil des wesentlich umfangreicheren Enterprise Content Management.
Während sich ein reines Dokumentenmanagementsystem auf die Dokumentenverwaltung an einem zentralen Ort fokussiert, deckt ein ECM-System den gesamten Lebenszyklus sämtlicher Unternehmensinhalte ab. Dafür integriert es nicht nur ein DMS, sondern weitere Funktionalitäten und Systeme wie Content Management Systeme, ERP und Business Process Management Tools. Diese Kombination ermöglicht eine umfassende Verwaltung und Optimierung von sowohl strukturierten als auch unstrukturierten Daten.
Enterprise Content Management systematisiert die Verwendung digital signierter Dokumente und bietet damit eine Basis für die Gewährleistung rechtlicher Sicherheit. Durch den Wegfall physischer Versandprozesse werden Verträge schneller geschlossen und Zeit effizienter genutzt. Dies beschleunigt nicht nur den Geschäftsverkehr, sondern erleichtert auch die internationale Expansion, da ECM globalen Zugriff und Bearbeitungsmöglichkeiten bietet.
ECM optimiert Arbeitsabläufe durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben und die Implementierung standardisierter Workflows. Dies reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und fördert eine effiziente Dokumentenverwaltung, die zu einer schnelleren Bearbeitung und erhöhten Gesamteffizienz im Unternehmen führt. Dadurch können Abteilungen besser kooperieren, die Effizienz steigt und Projekte schneller umsetzen.
Eine ECM-Lösung kann die durchschnittliche Dauer von Zahlungseingängen erheblich reduzieren, indem sie die digitale Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht. Das System verbessert die Nachverfolgbarkeit von Zahlungsströmen und ermöglicht die Nutzung sowie die Überwachung zur Einhaltung von Skonti und Rabatten, was den Cashflow optimiert und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens stärkt.
Durch den Einsatz von Enterprise Content Management erhalten Kunden schneller Zugang zu benötigten Dokumenten und Informationen. Dies verbessert die Kundenzufriedenheit und fördert langfristige Kundenbeziehungen. ECM erleichtert zudem die Kommunikation und den Informationsaustausch, was die Bearbeitungszeit von Anfragen verkürzt und den Kundenservice verbessert.
Durch zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in einem ECM können Mitarbeiter effektiver zusammenarbeiten. Die Plattform ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle relevanten Daten, fördert den Austausch zwischen Teammitgliedern und steigert die Produktivität durch verbesserte Kommunikation und weniger Informationsverluste.
Ein ECM-System verkürzt nicht nur die Zeit für Genehmigungsprozesse, sondern macht diese auch transparenter. Alle Zugriffe und Änderungen an Dokumenten werden protokolliert, was für die Rechtsabteilung und andere beteiligte Akteure eine klare Nachvollziehbarkeit gewährleistet und zur Einhaltung von Compliance beiträgt.
Enterprise Content Management hilft Unternehmen, gesetzliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen einzuhalten. Die zentrale Verwaltung von Dokumenten mit geregelten Zugriffsrechten sowie fortschrittlichen Sicherheitsmechanismen schützt vor unbefugtem Zugriff und Datendiebstahl, wodurch das Vertrauen von Geschäftspartnern und Kunden gestärkt wird. Die Unveränderbarkeit von Dokumenten ist Basis, um den rechtlichen Anforderungen des Steuergesetzes gerecht zu werden.
Durch die Implementierung eines ECM-Systems können signifikante Einsparungen bei Druck-, Archivierungs- und Verwaltungskosten erzielt werden. Zudem trägt die Optimierung der Geschäftsprozesse durch Enterprise Content Management zu einer allgemeinen Produktivitätssteigerung bei, die sich direkt auf die Kostenstruktur des Unternehmens auswirkt.
ECM-Systeme bieten die erforderliche Skalierbarkeit und Flexibilität, um sich an verändernde Unternehmensanforderungen anzupassen. Neue Funktionen und Benutzer lassen sich nahtlos integrieren, was die Anpassungsfähigkeit des Systems sichert, und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens unterstützt.
Die Digitalisierung von Bewerbungsprozessen durch ECM beschleunigt das Recruiting erheblich und verbessert gleichzeitig das Image des Unternehmens. Moderne, digitalisierte Prozesse machen das Unternehmen attraktiver für Talente und unterstützen eine effektive Positionierung im Wettbewerb.
Ein ECM-System besteht laut des internationalen ECM-Verbands AIIM aus fünf Komponenten, die das Wissen eines Unternehmens systematisch verwalten und für alle Mitarbeiter zugänglich machen. Diese sind:
Die Verwaltungskomponente ist das Herzstück des ECM-Systems, da sie nicht nur den Zugriff auf Dokumente und deren Inhalte reguliert, sondern auch steuert, wie diese verwendet werden. Dafür können geeignete Workflows entwickelt und eingesetzt werden.
Die Erfassung von Dokumenten bildet die Basis für sämtliche nachfolgende Abläufe in einem ECM-System. Sie ermöglicht es, Dokumente digital verfügbar zu machen, wodurch Arbeitsprozesse beschleunigt und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern effizienter gestaltet wird.
Im Kontext des Dokumentenmanagements kommen diverse Funktionen zum Tragen, die sowohl papiergebundene als auch elektronische Informationen ins System einbinden. Diese Funktionen umfassen die Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung der Inhalte.
Diese Prozesse können auf verschiedene technische Weisen implementiert werden und sind in der Lage, sowohl physische als auch digitale Dokumente zu verarbeiten. Nach der Erfassung werden die Dokumente in digitalen Archiven abgelegt und stehen für weitere Prozesse bereit. Einsatz finden dabei oft ERP-Systeme sowie EDI- und XML-Dokumente.
Ein wesentliches Werkzeug für die Digitalisierung physischer Dokumente ist der OCR-Scanner (Optical Character Recognition), der gedruckten Text erkennt und in maschinenlesbare Form umwandelt. Dies ermöglicht eine schnelle und effiziente Integration von Papierdokumenten ins digitale System.
Diese Komponente des Enterprise Content Management ist für die aktive Verwaltung, Nutzung und Bearbeitung von Informationen zuständig. Sie ermöglicht den effektiven Umgang mit elektronischen Akten, die in den Workflows des Systems integriert sind.
Ein entscheidender Aspekt ist die Steuerung der Zugriffsrechte und der damit verbundenen Datenbanken, um die Integrität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Das System muss eine Vielzahl von Datentypen sowie -strukturen und Arbeitsabläufen handhaben können, wobei es strengen Anforderungen folgt, die eine sichere und effiziente Verwaltung sicherstellen.
Laut dem internationalen ECM-Verband AIIM unterteilt sich die Verwaltung und Nutzung innerhalb eines ECM-Systems in weitere fünf Kernkomponenten:
Dokumentenmanagement ist ein zentraler Bestandteil von Enterprise Content Management und umfasst das gesamte Spektrum der Interaktionen mit den Dokumenten und Daten Ihres Unternehmens. Dies beinhaltet die Erfassung, Verwaltung, Struktur, digitale Ablage, Archivierung und gegebenenfalls die Vernichtung von Dokumenten.
Ein Dokumentenmanagementsystem, also die entsprechende Software-Lösung, ermöglicht es Ihrem Unternehmen, den Umgang mit Dokumenten vollständig zu digitalisieren. Von der Digitalisierung bis hin zur revisionssicheren Archivierung unterstützt das DMS ein papierloses Büro und automatisiert sämtliche dokumentenbezogene Prozesse.
Records Management, auch bekannt als Schriftgutverwaltung, spielt eine zentrale Rolle im Rahmen von Enterprise Content Management, da es sowohl papierbasierte als auch digitale Dokumente betrifft. Diese Verwaltung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, die eine nachvollziehbare, transparente und revisionssichere Ablage verlangen, wie sie in der internationalen Norm ISO 15489 festgelegt sind.
Ein ECM-System bietet eine robuste Grundlage für das Records Management digitaler Dokumente. Ein gutes DMS erleichtert dieses Vorhaben durch Funktionen wie die Möglichkeit, ergänzende Daten wie Gesprächsnotizen, E-Mails oder Anrufprotokolle zu Dokumenten hinzuzufügen. Zudem gewährleisten die Versionierung und die Änderungshistorie eine lückenlose Dokumentation aller Änderungen inklusive Datum, Uhrzeit und der beteiligten Personen, während das Ursprungsdokument stets abrufbar bleibt.
Eine funktionierende Schriftgutverwaltung garantiert die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, Beweissicherheit und die Echtheit der Dokumente. Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf die Dokumente, was sie vor unautorisierten Änderungen schützt.
Workflows im Rahmen des Business Process Management (BPM) konzentrieren sich im ECM-Bereich auf die Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. BPM zielt darauf ab, durch Automatisierung Arbeitsabläufe zu vereinfachen und stetig zu verbessern. Dies trägt zur Entwicklung und kontinuierlichen Verbesserung des ECM-Konzeptes bei, indem es eine zentrale Rolle in der Auswahl und Anpassung der verwendeten Software spielt.
BPM ist vielseitig einsetzbar und unterstützt Prozesse wie beispielsweise Rechnungsprüfung, Freigabeprozesse, Projektmanagement und Urlaubsanträge. Es verbessert das Qualitätsmanagement, senkt Kosten nachhaltig und hilft, Unternehmensziele schneller und zuverlässiger zu erreichen. Die fortlaufende Analyse und Anpassung von Workflows ermöglichen es, hochgradig flexible und optimierte digitale Geschäftsprozesse zu schaffen.
Collaboration im Rahmen des Enterprise Content Management ermöglicht es den Anwendern, simultan und kontrolliert an Dokumenten zu arbeiten. Diese digitale Zusammenarbeit bricht traditionelle Datensilos auf und fördert den unternehmensweiten Informationsfluss durch Funktionen wie die gleichzeitige Dokumentenbearbeitung in einer Cloud-Lösung, was die Erstellung mehrerer Versionen vermeidet.
Zentrale Funktionen von Collaboration im ECM-System schließen auch die Vereinheitlichung von Informationsständen ein, indem Notizen und Daten aus verschiedenen Anwendungen zentralisiert und digital zugänglich gemacht werden. Zudem unterstützen direkte Kommunikationswege wie Unternehmenschats die schnelle Abstimmung und Entscheidungsfindung in Projekten.
ECM fördert auch den Wissensaustausch durch die Integration von Fachwissen und Lernmaterialien, wodurch alle Mitarbeiter stets Zugang zu aktuellen und relevanten Informationen haben. Dies stärkt die kollaborative Arbeitsumgebung und unterstützt eine effiziente und effektive Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.
Seit eine Webpräsenz für Unternehmen nicht mehr wegzudenken ist, müssen auch Web-Content-Management-Systeme (bekannt eher als Content Management Systeme bzw. CMS) als wesentlicher Bestandteil eines Enterprise Content Management Systems berücksichtigt werden. Diese Systeme, einschließlich bekannter Plattformen wie WordPress, TYPO3 oder Shopify, ermöglichen es Autoren und Publishern, Inhalte sowohl für Intranets als auch für öffentliche Webseiten effektiv zu gestalten und zu verwalten.
Die „Store“-Komponente im Enterprise Content Management regelt die Speicherung von Dokumenten für die Archivierung und temporäre Ablage, abhängig von praktischen und rechtlichen Anforderungen.
Drei Hauptaspekte sind für eine effiziente Speicherung entscheidend:
Diese Komponente hält notwendige Dokumente sicher und jederzeit zugänglich. Nur eine robuste Speichertechnologie sichert die ständige Verfügbarkeit der Dokumente. Besonders mit Blick auf Compliance spielen richtig verwendete Speichertechnologien eine maßgebliche Rolle.
Langzeitarchivierung ist aufgrund der gesetzlichen Anforderungen eine große Herausforderung. Angesichts zunehmender Datenmengen wird dieser Prozess immer aufwendiger.
Zur Bewältigung dieser Herausforderungen werden oft elektronische Systeme kombiniert, um eine sichere digitale Archivierung zu ermöglichen. Häufig genutzte Speichertechnologien sind:
Diese Technologien sichern eine revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente.
Das „Ausgabe“-Element im Enterprise Content Management ist entscheidend für die Bereitstellung von Informationen an Nutzer:innen und ermöglicht erst die aktive Nutzung des Systems. Dieser Prozess, bei dem Dokumente an Mitarbeiter:innen ausgegeben werden, erlaubt ihnen, zugehörige Workflows zu bearbeiten.
Die „Deliver“-Komponente umfasst wesentliche Funktionen:
Die Digitalisierung hat zu einem tiefgreifenden Wandel in der Art und Weise geführt, wie Unternehmen mit ihren Inhalten umgehen. Dieser Wandel spiegelt sich in der Evolution von Enterprise Content Management zu Content Services Platforms (CSP) wider. Traditionelle ECM-Systeme, gekennzeichnet durch ihre monolithische Struktur und zentralisierte Datenhaltung, stoßen in einer zunehmend agilen und cloud-orientierten Welt an ihre Grenzen.
ECM-Systeme waren ursprünglich darauf ausgelegt, sämtliche Unternehmensinhalte in einem einzigen, zentralen Verzeichnis zu speichern und zu verwalten. Diese Ansätze waren jedoch oft unflexibel und konnten den schnellen Implementierungsanforderungen moderner Geschäftsumgebungen nicht gerecht werden. Mit der Einführung von Content Service Plattformen (CSP) wurde dieser Ansatz grundlegend überdacht. CSPs ermöglichen es Unternehmen, Inhalte über mehrere Repositories hinweg zu managen und bieten eine offenere Systemarchitektur, die eine breitere und flexiblere Nutzung unterstützt. Die Integration in verschiedene auch mobile Endgeräte und die Einbindung von Drittanwendungen durch standardisierte APIs sind zentrale Merkmale dieser neuen Systeme.
Diese Dienste bilden die Grundlage der Content Services und bieten eine robuste, skalierbare Plattform für die Speicherung, Verwaltung und Sicherung von Unternehmensinhalten. Sie sind hochgradig anpassbar und ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Content über diverse Speicherorte hinweg.
Diese spezialisierten Dienste ermöglichen die Abbildung kompletter Geschäftsprozesse. Sie integrieren Workflow-Management, Dokumentation und Archivierung in einer Weise, die spezifisch auf Branchen- oder Fachanforderungen zugeschnitten ist. Diese Services sind schnell implementierbar und bieten eine sofortige Betriebsbereitschaft.
Ergänzend zu den umfangreicheren Platform und Process Solution Services bieten Micro Content Services spezifische, kleinere Dienste, die völlig unabhängig von zentralen Repositories funktionieren. Beispiele hierfür sind Scanning-Module oder OCR-Dienste für die automatische Texterkennung.
Die drei Säulen des Content Security Platform Konzepts ermöglichen eine wesentlich agilere, integrativere und benutzerfreundlichere Handhabung von Unternehmensinhalten als es traditionelle ECM-Systeme leisten können.
Eine effektive ECM-Lösung sollte eine Vielzahl an Funktionen bieten, die Sicherheit, Zugänglichkeit und Integration gewährleisten:
Neben diesen Funktionen gilt der zunehmende Trend hin zur Nutzung der Cloud durch Fortschritte in Technologien wie Cloud Computing, Mobilität und Analyse sowie durch die wachsende Nutzung von Kollaborationstools zu berücksichtigen. Durch den Umstieg auf cloudbasierte ECM-Lösungen können Unternehmen Anfangsinvestitionen in Infrastruktur vermeiden, laufende Betriebskosten senken und die Benutzerfreundlichkeit sowie Zugänglichkeit für Mitarbeiter verbessern, die von unterwegs oder von zu Hause auf Inhalte zugreifen müssen.
Die Integration eines Enterprise Content Management Systems in bestehende ERP-Systeme bietet zahlreiche Vorteile. Während ERP-Systeme Datenströme aus verschiedenen Quellen zentralisieren und strukturieren, organisiert ein ECM-System die resultierenden Dokumente und Unterlagen und macht sie unternehmensweit zugänglich. Diese Kombination ermöglicht eine effiziente und rechtlich abgesicherte Prozesssteuerung, da die herkömmlichen Archivierungsfunktionen von ERP-Systemen oft nicht ausreichen, um den Anforderungen der Unternehmen gerecht zu werden.
Weil der User direkt im ERP-System arbeitet, behält er hier die volle Kontrolle über das ECM. Durch die Möglichkeit, dass das ERP-System die Sucharbeit für den User übernimmt, sind Daten schnell und effizient auffindbar. Die Integration erleichtert die Handhabung und Verwaltung von vielfältigen Dokumenten wie Korrespondenzen, Verträgen, Bewerbungsunterlagen und Belegen, die den Arbeitsalltag in Unternehmen und Verwaltungen prägen. Ein weiterer Vorteil besteht in der Möglichkeit, Dateien einfach und mit wenig Aufwand ablegen zu können, ohne den separaten Zwischenschritt über das ECM gehen zu müssen und dennoch alle Informationen zentral einsehen zu können.
Enterprise Content Management Systeme bieten breite Anwendungsmöglichkeiten in verschiedensten Unternehmensbereichen, von KMUs bis hin zu großen Konzernen und Behörden. Sie unterstützen sowohl operative als auch administrative Prozesse durch die Optimierung des Dokumentenmanagements und den verbesserten Zugriff auf Informationen. Hier eine Übersicht von Anwendungen pro Abteilung/Fachbereich, die die Vielseitigkeit von ECM-Lösungen verdeutlicht:
Die Einführung eines Enterprise Content Management-Systems kann eine transformative Auswirkung auf Ihr Unternehmen haben, indem es Effizienz, Compliance und Zugänglichkeit verbessert. Hier ist eine Checkliste, die Ihnen hilft, das richtige ECM-System auszuwählen und erfolgreich zu implementieren.
Die Einführung eines Enterprise Content Management-Systems kann eine transformative Auswirkung auf Ihr Unternehmen haben, indem es Effizienz, Compliance und Zugänglichkeit verbessert. Hier ist eine Checkliste, die Ihnen hilft, das richtige ECM-System auszuwählen und erfolgreich zu implementieren:
Zur Vorbereitung einer effektiven ECM-Einführung sollten Sie sich im ersten Schritt an einigen Fragen entlanghangeln, um das Projekt und die Ziele genauer zu definieren. Hier ist ein Katalog möglicher Fragen, die sie sich zu Beginn stellen können:
Wie aufwändig ist es, ein DMS einzuführen? – Beitrag öffnen
Wie teuer ist eine DMS-Einführung, welche Ressourcen braucht Sie und was sind die einzelnen Schritte? Wir klären auf.
Zufriedene Mitarbeiter dank New Work und DMS – Beitrag öffnen
Software-Experte Paulus Celik erklärt, wie digitales Dokumentenmanagement zufriedene Mitarbeiter schafft und Unternehmen voran bringt.
DMS Integration in ERP, CRM und Co. – Beitrag öffnen
Die DMS Integration in verschiedene Systeme wird für moderne Unternehmen immer relevanter. Welche Optionen gibt es und wie geht man vor?
