ERP-System einfach erklärt

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. ERP dient der Planung von Geschäftsressourcen, zu denen Kapi­tal, Betriebsmittel, Material, Personal sowie Informations- und Kommunikations­techno­logien gehören. Ziel ist es, verfüg­bare Res­sourcen möglichst effizient einzu­setzen, um einfache und effiziente Pro­zesse ab­teilungs­übergreifend zu verwirklichen.

Die ersten Lösungen, die für die Material­bedarfsplanung zuständig waren, kamen in den 1970 er Jahren auf den Markt – sogenannte Material Requirements Plan­ning-Systeme (MRP). Rund zehn Jahre später, in den 80er Jahren, kamen dann weitere Funktionen hinzu: die Produktions­planung und -steuerung. Um den Bezug zu MRP zu verdeutlichen, fiel die Wahl des Namens auf „MRP II-Systeme“.

Es folgten nach und nach weitere Funk­tionen beispielsweise für die Planung und Steuerung von Prozes­sen, um die Res­sourcen in den Unternehmen vollständig abdecken zu können. Kombiniert mit Möglichkeiten für Buchhaltung, Rech­nungs­wesen, CRM und noch viel waren die ersten ERP-Systeme geboren. Eine weitere Ergänzung: Während sich MRP-Lösungen bislang nur an industrielle Bereiche wand­ten, stellten ERP-Systeme von Anfang an eine Erleichterung für (beinahe) alle Wirt­schaftszweige dar, unabhängig davon, ob es sich um ein ERP-System für kleine Unternehmen oder ein ERP für Startups handelte.

Der Faktor, der die Entwicklung rund um ERP mit am meisten vorangetrieben hat, war die Ausbreitung des Internets, die Ent­wicklung des Internet of Things und damit einhergehend das Entstehen von web­basier­ten Technologien. Diese Entwicklung lässt sich bis heute verfolgen, denn mit Cloud-Lösungen haben modernste Mög­lich­keiten den Markt erobert. Je nachdem, ob es sich um eine Private oder Public Cloud handelt, werden die Daten dann auf einem privaten oder öffentlichen externen Server gehostet. Beim Betreiber liegt auch die Aufgabe der Wartung, Instandhaltung und bei Bedarf Fehlerbehebung.

ERP-Systeme (Enterprise Resource Plan­ning) sind entscheidend, da sie Unter­neh­men ermöglichen, alle ihre Geschäfts­prozesse in einer einzigen, integrierten Softwarelösung zu steuern. Sie vereinen Funktionen wie Buchhaltung, Personal­management, Logistik, Produktion und Vertrieb, was zu einer besseren Übersicht, effizienteren Abläufen und schnelleren Entscheidungsprozessen führt. Durch die Zentralisierung von Daten reduziert ein ERP-System Fehler und Redundanzen, verbessert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und bietet Echtzeit-Einblicke in die Leistung des Unternehmens. Zudem unterstützt es Unternehmen dabei, ihre Chargen im Blick zu behalten und Reaktionsfähigkeit sicherzustellen. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Marktveränderungen und unterstützt langfristiges Wachstum und Wett­bewerbs­fähigkeit.

Bessere Entscheidungs­findung

Automatisierung

Integration

Zusammenarbeit

Bessere Datenqualität

Zeitersparnis

Digitalisierung

Bessere Datenqualität

Zeitersparnis

Digitalisierung

ERP-Systeme geben einen Überblick über Geschäftsprozesse sowie die im Unter­nehmen vorhandenen Ressourcen. Ihre Basis: eine gesteuerte Verwaltung, bei der Daten in einer zentralen Datenbank gespei­chert werden. Ist ein ERP-System imple­men­tiert, stellt es Informationen bereit und verarbeitet diese. Ziel ist die Automati­sie­rung von Geschäftsprozessen, um Geld und Zeit zu sparen.

Grundsätzlich kann ERP in beinahe allen Bereichen von Unternehmen eingesetzt werden. Weil ERP-Systeme in der Regel modular aufgebaut sind, lassen sich zahlreiche Geschäftsbereiche mit einzel­nen Funktionen abdecken. Jedes Modul ist damit für bestimmte Aufgaben und Prozesse verantwortlich.
Die zugehörigen Module bzw. Funktionen greifen einheitlich auf dieselbe Datenbasis zu, sodass Daten nahtlos zwischen den Modulen ausgetauscht werden können. So ist eine reibungslose Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen möglich und das Unternehmen wird allum­fassend dargestellt.

Das ERP-System hilft Unternehmen, ihre Abläufe zu organisieren und zu verbessern. Es besteht aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Bereich abdecken. Jedes Modul sorgt dafür, dass wichtige Prozesse reibungslos laufen und alle Abteilungen optimal zusammen­arbeiten.

Hier ein kurzer Überblick über die wichtig­sten ERP-Module:

• Finanzbuchhaltung (FI)
• Vertrieb (SD – Sales & Distribution)
• Materialwirtschaft (MM – Material Management)
• Produktionsplanung (PP – Production Planning)
• Lagerverwaltung (WM – Warehouse Management)
• Einkauf (Purchasing)
• Chargenmanagement
• Rezepturmanagement
• Qualitätskontrolle
• Audit Trail

ERP-Systeme können auf unterschiedliche Weise betrieben werden, je nach den Be­dürf­nissen und Ressourcen eines Unter­nehmens. Die wichtigsten Betriebsmodelle sind On-Premise, Cloud und hybride Lö­sungen, die jeweils eigene Eigen­schaf­ten und Anforderungen haben.

On-Premise-Systeme

Bei der On-Premise-Version wird die ERP-Software auf den unter­nehmens­eigenen Servern installiert und betrie­ben. Das Unternehmen ist dabei voll­ständig für die Verwaltung und Wartung der Software verantwortlich, einschließ­lich Updates, Backups und Sicherheit. Dieses Betriebsmodell bietet Unter­nehmen die volle Kontrolle über ihre Daten und Systeme, erfordert jedoch erhebliche Investitionen in IT-Infra­struktur und IT-Personal. On-Premise-Lösungen werden häufig von Unter­nehmen bevorzugt, die strenge Daten­schutz­anforderungen haben oder be­sondere Anpassungen benötigen.

Cloud-Systeme

Cloud-ERP-Systeme werden über das Internet bereitgestellt und gehostet. Hierbei übernimmt der ERP-Anbieter die Verantwortung für Wartung, Sicherheits­updates und die Verfügbarkeit der Sys­teme. Es gibt zwei Haupttypen von Cloud-Betriebsmodellen: Public Cloud und Private Cloud.

Public Cloud

Bei einer Public Cloud wird die ERP-Software über einen externen Anbieter auf öffentlichen Servern betrieben. Mehrere Unternehmen nutzen dieselbe Infrastruktur, wobei die Daten jedoch logisch voneinander getrennt sind. Dieses Betriebsmodell ist oft kosten­günstiger und schneller einzu­richten, da keine eigene Hardware erforderlich ist.

Private Cloud

Eine Private Cloud ist eine cloud­basierte Lösung, bei der die ge­nutz­ten Ressourcen exklusiv für ein einzelnes Unternehmen reser­viert sind. Das bietet mehr Sicher­heit und Kontrolle als die Public Cloud, während man trotzdem die Vorteile einer extern verwalteten Infrastruktur nutzt.

Hybride Systeme

Hybride ERP-Systeme kombinieren Elemente von On-Premise- und Cloud-Lösungen. Hierbei können Unternehmen bestimmte ERP-Module On-Premise betreiben, während andere Funktionen in der Cloud gehostet werden. Dieses Betriebsmodell bietet das Beste aus beiden Welten: die Flexibilität und Skalierbarkeit der Cloud sowie die Kontrolle und Sicherheit der On-Premise-Installation. Dies kann beson­ders vorteilhaft für Unternehmen sein, die eine allmähliche Migration zur Cloud anstreben oder sensible Daten lokal halten möchten.

Die Integration von ERP-Systemen (Enter­prise Resource Planning) mit anderen Systemen verbessert den Informations­fluss und steigert die Effizienz von Ge­schäfts­prozessen erheblich. Durch die Verknüpfung eines ERP-Systems mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können wichtige Dokumente zentral verwaltet und im Kontext von Prozessen automatisiert bereitgestellt werden. Die Anbindung von Electronic Data Inter­change (EDI) ermöglicht den schnellen und fehlerfreien Austausch von Geschäfts­da­ten mit Partnern und Lieferanten. Zudem bietet die Integration mit Power BI um­fassende Analysemöglichkeiten, indem es Daten aus dem ERP-System für tief­grei­fende Business-Insights und Bericht­erstel­lung nutzt. Eine Schnittstelle zu Customer Relationship Management (CRM)-Sys­temen stellt sicher, dass Kundenin­for­mationen und Vertriebsprozesse eng mit den zentralen Geschäftsprozessen verknüpft sind, was zu einer besseren Kundenbetreuung und gesteigerten Vertriebseffizienz führt.

In regulierten Branchen wie Lebensmittel, Kosmetik, Chemie, Pharma, Medizin­tech­nik und Biotechnologie sind ERP-Systeme besonders wichtig, da sie helfen, strenge behördliche Vorgaben und Compliance-Anforderungen effizient einzuhalten. Diese Branchen unterliegen oft komplexen Regel­werken, wie etwa GMP (Good Manu­factu­ring Practices), FDA-Vorschriften oder ISO-Standards.

ERP-Systeme unterstützen Unternehmen dabei, Qualitätskontrollen, Rückverfolg­barkeit und Dokumentationspflichten sicherzustellen. Sie bieten Echtzeit-Transparenz über Produktionsprozesse, Lagerbestände und Lieferketten, wodurch sich regulatorische Inspektionen und Audits einfacher bewältigen lassen.

Zudem ermöglichen sie eine lückenlose Rückverfolgung von Chargen und Produkten, was bei Rückrufaktionen oder Qualitätsproblemen entscheidend ist. So gewährleisten ERP-Systeme nicht nur Effizienz, sondern auch Sicherheit und Rechtskonformität in sensiblen Industrien.

Eine seriöse pauschale Aussage, welche Summe für die Einführung eines ERP-Systems aufgebracht werden muss, lässt sich nicht treffen. Der Aufwand ist sehr individuell und abhängig davon, welche Anforderungen abgedeckt werden müssen und welches System gewählt wird. Um eine gute Einschätzung abgeben zu können, sollten vor Projektstart kurz- und langfristige Kosten berücksichtigt werden. Grundsätzlich gibt es dabei drei wesentliche Kostengruppen:

Interne Kosten

Darunter fallen beispielsweise andere Prioritäten während der Einführungs­phase – schließlich hat das Projekt oberste Priorität. Aber auch Schulungen oder die Eingewöhnungs­zeit der User gehören dazu. In diesen Zeiträumen kommen zusätzliche bzw. neue Aufgaben auf die Anwender zu und es bleibt weniger Zeit für die eigentliche Arbeit.

Direkte Kosten

Weiterhin müssen die direkten Kosten, also solche, die durch den Erwerb der Software an sich ent­stehen, berücksichtigt werden. Je nach Funktionsumfang und Userzahl können sich diese stark unterscheiden.

Externe Dienstleistungskosten

Ein dritter Punkt sind Kosten, die durch die Einführung der Software, Schulungen sowie Wartung und Support entstehen.

Neben diesen Hauptfaktoren spielt das Kaufmodell eine Rolle. ERP-Lösungen können gekauft sowie gemietet werden. Jede der Möglichkeiten hat ihre Vor- und Nachteile. Die Wahl, welche Option am besten zum eigenen Unternehmen passt, ist individuell und lässt sich durch professionelle Beratung beschleunigen.

Yaveon 365 ist die passende ERP-Lösung für Unternehmen aus der chargengeführten Prozessindustrie. Sie zielt darauf ab, die Geschäftsprozesse dieser Unter­neh­men effizienter und transparenter zu gestal­ten. 

Folgende Highlights erwarten Sie: 

• Chargenmanagement und Rückverfolg­barkeit: Die Lösung bietet eine umfas­sende Chargenverwaltung, um sicher­zustellen, dass alle Produkt­bewegungen rückverfolgt werden kön­nen. Dies ist besonders wichtig, wo Qualitäts­manage­ment und die Einhal­tung von Sicherheits- und Gesundheits­vorschriften entscheidend sind.
• Rezeptur- und Stücklistenverwaltung: Yaveon 365 unterstützt die Verwaltung von Rezepturen und Stücklisten, die in der Produktion verwendet werden, und ermöglicht so eine präzise und konsistente Produktion von Chargen.
• Qualitätsmanagement: Eingebaute Funktionen zur Qualitätsprüfung und -sicherung sorgen dafür, dass Unternehmen in der Lage sind, ihre Qualitätsstandards einzuhalten und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
• Compliance und Normen: Yaveon 365 unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschrif­ten, wie z. B. der FDA-Richtlinien, GMP (Good Manufacturing Practice) oder anderen branchen­spezi­fischen Normen. Dies hilft, Audits zu bestehen und gesetzliche Anforde­rungen zu erfüllen.
• Ressourcen­planung und Produktions­steuerung: Die Lösung bietet eine vollständige Ressourcenplanung und Produktionssteuerung, von der Beschaffung über die Produktion bis hin zur Auslieferung.

Wie heißt das ERP-System von Microsoft?

Es gibt zwei ERP-Systeme von Microsoft: Microsoft Dynamics 365 Business Central und Microsoft Finance & Operations.

Was ist das beste ERP-System?

Welches das beste ERP-System für ein Unternehmen ist, hängt von den Ansprüchen ab. Nicht jede ERP-Lösung eignet sich gleich gut für unterschiedliche Vorstellungen. Microsoft Dynamics 365 Business Central zum Beispiel ist besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen beliebt, da es einen geeigneten Funktionsumfang bietet.

Warum macht es Sinn, ein ERP-System zu wechseln?

Auf ein anderes ERP-System zu wechseln, ist sinnvoll, wenn seine Funktionen besser zu den Anforderungen eines Unternehmens passen. Ein kleines Unternehmen benötigt beispielsweise keine Konzernfunktionalitäten.

Was heißt ERP-System auf Deutsch?

Im Deutschen wird ERP-System meist als System zur Ressourcenplanung von Unternehmen bezeichnet.

Ist ein Warenwirtschaftssystem ein ERP-System?

Warenwirtschafts- und ERP-Systeme unterscheiden sich. Warenwirtschaftssysteme wickeln lediglich die Warenwirtschaft eines Unternehmens digital und automatisiert ab. Dazu zählen im Wesentlichen die Bereiche Beschaffung, Bedarfsermittlung, Logistik sowie Lagerhaltung. Dabei zielen Warenwirtschaftssysteme jedoch vorrangig auf den Materialfluss ab und sind daher in der Regel ein einzelnes Modul eines ERP-Systems.

Mehr zum Unterschied zwischen Warenwirtschafts- und ERP-Systemen erfahren