ERP Update-Projekt:Wieso, weshalb, warum.

Wer einmal ein ERP-System im Einsatz hat, will es nicht mehr missen: Reibungslose, effiziente Prozesse und automatisierte Workflows sparen Unternehmen viel Zeit und reduzieren das Risiko manueller Fehler. Doch um langfristig den größten Nutzen aus der ERP-Lösung zu ziehen, bieten sich Updates und Upgrades an. Was der Unterschied ist, warum sie sinnvoll sind und wie Unternehmen sie am besten angehen, klären wir im Beitrag.

Die einen reden von Update, die anderen von Upgrade. Doch was ist der Unterschied? Während es sich bei einem Update um eine Aktualisierung bestehender Lösungen handelt, meint ein Upgrade die Umsetzung auf eine aktuelle Version, bei der auch neue Funktionen ergänzt werden. Wichtig in Bezug auf Software: Während ein Update primär die IT-Abteilung betrifft, ist in ein Upgradeprojekt die gesamte Organisation einbezogen. Von umsetzenden Kräften über die Geschäfts- bzw. Abteilungsleitung bis hin zum Key-User sollten alle Personen einbezogen werden. Um die Umstellung möglichst zielsicher zu bewerkstelligen, bietet sich ein durchdachter Change-Management-Prozess an. Er stellt sicher, dass alle Beteiligten informiert und einbezogen sind und die nötigen Schritte vollständig durchlaufen sowie dokumentiert werden. Treibende Kraft des Change-Managements: die Projektleitung.

Ein besonders typisches und notwendiges Beispiel für Upgrades sind ERP-Systeme. In unserem Falle ist der Switch von Microsoft Dynamics NAV auf Microsoft Dynamics 365 Business Central gemeint. Der wesentliche Unterschied: Business Central beruht vollständig auf der Cloud. Doch warum sind Updates und Upgrades überhaupt sinnvoll? Einige wesentliche Gründe, aus denen Unternehmen ihr ERP-System auf den neuesten Stand bringen sollten, sind:

Technisch mit der Zeit gehen

Die Zeit rennt und auch aus technischer Sicht ist der Fortschritt nicht aufzuhalten. Aktualisierungen und Modernisierungen im ERP-Bereich schreiten voran. Wer auf dem Laufenden bleiben möchte, setzt auf Updates und Upgrades.

Anforderungen ändern sich

Unternehmen wachsen und verändern sich. Da passiert es schnell, dass eine Softwarelösung nicht mehr zu den aktuellen Anforderungen passt. Gute Systeme lassen sich deshalb skalieren, also entsprechend anpassen. In manchen Fällen heißt das, einfach nur eine Funktion zu ergänzen. In anderen Fällen ist ein Upgrade der effizientere Weg.

Wettbewerbsfähigkeit erhalten

Vorne mit dabeibleiben. Um das zu schaffen, sollten Unternehmen ihre Software regelmäßig erneuern. Warum? Der Wettbewerb tut es (wahrscheinlich) auch. Dadurch steigt das Risiko, über schnellere Abläufe und neue Möglichkeiten überholt zu werden.

Effizienz steigern

Aktuelle Software erzeugt aktuelle Prozesse. Geschäftsabläufe können nach einem Upgrade schneller und schlanker verlaufen. Unternehmen handeln agil und werden neuen Herausforderungen im Zuge der Digitalisierung gerecht. 

Einfacher integrieren

Geeignete Softwarelösungen gehen Hand in Hand – jedenfalls, wenn sie kompatibel sind. Das bleiben Sie dauerhaft jedoch nur, wenn der Stand aktuell ist. Ein ERP auf die neueste Variante zu überführen, gehört hier dazu.

Geld sparen

Regularien, interne Veränderungen und Co.: Manchmal ist es kein Wunsch, die Software zu aktualisieren, sondern ein Muss. Eine völlig neue Lösung einführen? Aufwändig und teuer. Das bestehende System aktualisieren, funktioniert nicht nur schneller und einfacher, sondern ist auch aus preislicher Perspektive die attraktivere Wahl.

Sicherheit gewinnen

Safety first: Je aktueller die Version, desto sicherer ist sie gegen ungewollte Angriffe von außen. Durch die zentrale Datenbank in der Cloud profitiert Ihr Unternehmen von den sehr hohen Sicherheitsstandards, die Microsoft gewährleistet.

Zukunftssicher und kompatibel

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz spielt auch im ERP-Umfeld eine Rolle und wird künftig vermehrt integriert sein. Ein Upgrade gibt Unternehmen die nötige Basis an die Hand, um diese Möglichkeiten einzusetzen. Zudem ist das System mit weiteren Lösungen wie dem CRM kompatibel.

Die Frage, ob es sich lohnt, von NAV auf Business Central zu wechseln, hören wir oft. Die Antwort ist immer individuell, wir sind jedoch von der Zukunft in der Cloud überzeugt. Ist die Entscheidung für ein Upgrade gefallen, muss entschieden werden, ob eine Neueinführung gewünscht wird, oder ein Upgrade, bei dem alle bisherigen Daten und Funktionen (soweit technisch möglich) übernommen werden. Es handelt sich um

• Stammdaten
• Bewegungsdaten
• Kundenspezifische Anpassungen

Wir bevorzugen immer den Weg der Neueinführung. Warum? Die über Jahre hinweg ergänzten individuellen Anpassungen werden zunächst nicht berücksichtigt. Im ersten Schritt wird Ihre Lösung mit allen Stammdaten auf die aktuelle Version migriert. Im zweiten Schritt bewerten wir gemeinsam, welche Anpassungen aus dem Altsystem wirklich notwendig sind, und ziehen diese entsprechend nach. Die Bewegungsdaten bleiben somit im Altsystem, welches kostenneutral als Anzeigesystem dient. Somit erhalten Sie ein für Ihr Unternehmen optimal angepasstes ERP-System, das in der Cloud immer auf dem aktuellen Versionsstand ist.

Doch was passiert, wenn das Upgrade abgeschlossen ist?

Geschafft, Business Central ist im Einsatz. Sind nun zunächst Schulungen nötig oder erfolgt die Nutzung des neuen Systems intuitiv? Die grundlegende Bedienung nach dem Upgrade folgt in der Regel derselben Logik wie in NAV, Design und Funktionalitäten sind zum Teil verändert. Je nachdem, von welcher NAV-Version Sie auf Business Central umsteigen sind mehr oder weniger Anpassungen erkennbar. Der Vorgang ähnelt einem Smartphone-Update: Die wesentlichen Funktionen sind mit der neuen Software gleich. Optik und Möglichkeiten wurden jedoch angepasst. Ist die Benutzeroberfläche im ersten Moment vielleicht ungewohnt, nutzen Sie Ihr Gerät in kurzer Zeit völlig routiniert – Usability und Erfahrung machen es möglich. Genau wie beim ERP: In den meisten Fällen arbeiten erfahrene Key-User nach kurzer Eingewöhnung reibungslos weiter. Sollten Sie sich eine tiefergehende Einweisung wünschen, ist das natürlich dennoch möglich.

Unternehmen, die gemeinsam mit uns von NAV auf Business Central wechseln, nutzen auch Yaveon 365 in der Cloud. Der wohl größte Vorteil von Cloud-Lösungen liegt darin, dass diese immer aktuell sind. Um das sicherzustellen, erfolgen regelmäßig automatische Updates, die Sie und Ihre Software sicher und auf dem neuesten Stand halten.

Minor Updates

• Monatlich für Business Central und Yaveon 365
• Enthalten Bugfixes für Fehler, die seit dem letzten Minor Update gefunden wurden
• enthalten gelegentlich Verbesserungen für vorhandene Funktionen und Module

Major Updates

• Zwei Mal jährlich für Business Central und Yaveon
• Enthalten alle Bugfixes für Fehler, die seit dem letzten Major Update gefunden wurden
• Enthalten Verbesserungen von vorhandenen Funktionen und Modulen

No risk, no fun? Eines ist klar: Als ERP-Anbieter stellen wir sicher, dass auch ältere Versionen reibungslos und zuverlässig funktionieren. Dennoch: Die Empfehlung liegt klar darauf, zu gegebener Zeit zu aktualisieren. Langfristig gesehen, lassen sich so eine verschlechterte Systemleistung durch veraltete Infrastruktur, Ansammlungen unnötiger Daten und zunehmende Ineffizienz durch mangelnde Funktionalitäten vermeiden. Auch können aktuell auf Microsoft App-Source zur Verfügung gestellte Add-on-Produkte gegebenenfalls nicht eingesetzt werden, da diese in der Regel nur für die letzten drei Business Central-Versionen zur Verfügung stehen. Das Ergebnis: Digitalisierungsrückstau, der dringend vermieden werden sollte.

Auf dem Laufenden und zukunftssicher bleiben? Lassen Sie es uns gemeinsam angehen.