Input Management einfach erklärt

Im Wesentlichen erfüllt Input Management folgende Aufgaben:

• Eingehende Dokumente bei Bedarf digitalisieren und im Anschluss verarbeiten
• Verteilung der Dokumente an die passenden Stellen im Unternehmen regeln
• Qualität der Dokumente bzw. deren inhaltlicher Korrektheit sicherstellen
• Zuverlässige digitale Ablage von Dokumenten organisieren
• Sowohl strukturierte als auch unstruk­turierte Daten aus den verschiedensten Quellen erfassen
• Digitale Erfassung von Dokumenten zur weiteren Bearbeitung

Input Management umfasst außerdem die Wahl, der geeigneten Hardware und Soft­ware und das Auslesen sowie die Verbin­dung zu Systemen, die sich an das Input Management anschließen, beispielsweise ein Dokumenten­management­system zur digitalen Archivierung. Input Management ist Teil des Enterprise Content Manage­ment (ECM), das Gegenteil ist Output Manage­ment. Um rechtssicher aufgestellt zu sein, müssen Unternehmen eigegangende Dokumente zudem revisionssicher archivieren.

1. Input: Im ersten Schritt geht ein Dokument ein. Es kann beispielsweise per E-Mail oder per Post ankommen und sich um Rechnungen oder Liefer­scheine handeln.
2. Dokument­digitali­sierung: Nun werden die Dokumente, die in Papierform vorliegen, mittels Scan­nens oder OCR (Optical Charac­ter Recognition) bzw. ICR (Intelligent Character Recognition) in eine digitale Form umgewandelt.
3. Kontrolle: In Schritt Drei werden die Dokumente kontrolliert und bei Bedarf angepasst.
4. Klassifizierung: Als nächstes werden die vorlie­genden Dokumente Klassen zugeordnet und die relevanten Informationen extrahiert.
5. Weitergabe: Im letzten Schritt erfolgt die Weiter­gabe entweder an nach­folgende Anwendungen wie ein Dokumenten­management­system oder die zuständige Person im Unternehmen.

Die Techniken, mit denen diese Schritte ausgeführt werden, sind typischerweise Scannen, OCR, Imaging, Barcodes oder Volltextsuche und werden als „Capturing“ bezeichnet.

Chaos

Klassische Dokumentenabwicklung sorgt dafür, dass im Unternehmen eine große Anzahl an Papier­doku­men­ten vorhanden ist. Das verursacht schnell Chaos, es mangelt an Übersicht.

Aufwand

Zeitaufwändige Abwicklung, da Eingangspost manuell erfasst werden muss.

Informationsverlust

Dokumente und Informationen gelangen auf den unterschiedlichsten Wegen ins Unternehmen, sodass schnell wichtige Inhalte verloren gehen.

Komplexität

Die manuelle Zuordnung eines Dokuments zu einer Person, ist komplex und nimmt massig Zeit in Anspruch, da zunächst die zustän­dige Person identifiziert werden muss.

Fehleranfälligkeit

Es ergeben sich vermehrt Fehler, da die Dokumentenprüfung im Allgemeinen und die Rechnungs­prü­fung im Speziellen manuell erfolgt.

• Gesteigerte Effizienz, da Prozesse schneller und reibungsloser ablaufen.
• Weniger Kosten, da Papier eingespart wird und Mitarbeiterinnen und Mit­ar­beiter weniger Ressourcen aufwenden müssen.
• Mehr Nachweisbarkeit, da digitale Akten mit wenigen Mausklicks nach­vollziehbar sind und die Archi­vierung bei Bedarf revisionssicher erfolgen kann.
• Bessere Suchbarkeit, da Papier­doku­mente digitalisiert werden uns dadurch mittels Volltextsuche auslesbar sind.
• Weniger Aufwand, da die Identi­fizie­rung des Empfängers sowie das Aus­lesen des Inhalts automatisiert erfolgen.
• Digitalisierung, denn die Zustellung eines digitalen Dokuments übernimmt vollständig ein Workflow.
• Sicherheit, denn die Bearbeitung eines Dokuments erfolgt anhand festgeleg­ter Prüf- und Freigaberegeln.

Typische Werkzeuge des Input Manage­ments sind:

• Scanning-Software zur Digitalisierung von Dokumenten in Papierform
• OCR zur automatisierten Text­erken­nung
• Werkzeuge zur Klassifikation, um Dokumente automatisiert Kategorien zuzuordnen
• Werkzeuge zur Extraktion, um aus Dokumenten regelbasierte Daten herausziehen und strukturiert ablegen zu können
• Schnittstellen, um Folgesysteme anbin­den und die weitere Verarbeitung sicherstellen zu können
• Workflows, sodass Prozesse automa­tisiert abgewickelt werden können
• Reportings anhand derer festgelegt werden kann, wie ein Prozess funktioniert

Die Aufgaben des Input Management werden häufig mit Dokumenten­manage­ment-Software  wie Yaveon Pro­Docs abgewickelt. DMS dient der struk­tu­rierten und regularienkonformen Verwal­tung von Dokumenten an einem zentralen Ort. Mit einem DMS lassen sich besonders folgende Aufgaben reibungslos abwickeln:

• Digitale Rechnungsfreigabe
• Vertragsmanagement-Software
• Digitale Unterschrift

Yaveon ProDocs bietet Unternehmen umfassende Unterstützung im Input Manage­ment und sorgt für eine effiziente Dokumentenverarbeitung. Durch Automa­tisierung und intelligente Funktionen wird die Erfassung, Verarbeitung und Verwal­tung eingehender Dokumente erheblich vereinfacht. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Vorteile und Funktionen:

• Automatisierte Dokumenten­erfas­sung: Yaveon ProDocs erfasst Dokumente automatisch, unabhängig vom Eingangskanal, und nutzt fortschrittliche OCR-Technologie zur Datenauslesung. Unterstützt durch KI, verbessert das System nicht nur die Lesbarkeit von Dokumenten, sondern ordnet diese auch intelligent den richtigen Prozessen zu und verschlagwortet sie automatisch. Dadurch wird der manuelle Aufwand erheblich reduziert und die Effizienz gesteigert.
• Dokumentenzuordnung und Klassi­fizierung: Dokumente werden auto­matisch Geschäftsprozessen oder Abteilungen zugeordnet und nach vordefinierten Kriterien klassifiziert, wie z. B. Rechnungen oder Liefer­schei­ne, um eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung sicherzustellen.
• Integration mit ERP-System: Es kann nahtlos in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert werden, was den automatischen Datenfluss in ERP-Prozesse ermöglicht und manu­elle Eingaben auf Null reduziert.
• Reduktion von Fehlern und Zeit­auf­wand: Durch Automatisierung der Datenerfassung und -eingabe werden Fehler verringert und der Zeitaufwand minimiert, was die Effizienz im Input Management erhöht.
• Zentrale Dokumentenverwaltung: Alle erfassten Dokumente werden zentral gespeichert und sind jederzeit für berechtigte Mitarbeiter zugänglich, was die Nachverfolgbarkeit & Zusammenarbeit verbessert.
• Compliance und Sicherheit: Unser System, das auf Basis eines Prüfberichts zertifiziert wurde, gewährleistet eine revisionssichere Archivierung und sorgt dafür, dass gesetzliche Aufbewahrungspflichten zuverlässig eingehalten werden.
• Workflows und Freigaben: Automatisierte Workflows vereinfachen den Prüf- und Freigabeprozess, etwa bei der Bearbeitung von Rechnungen, Verträgen oder Arbeitsanweisungen, und sorgen so für eine reibungslose und effiziente Abwicklung.