7 Maßnahmen, wie Sie
Ihre Lager­kosten senken

Als produzierendes Unternehmen verwenden Sie viel Zeit dafür, das eigene Lager zu verwalten. Bestände im Blick behalten, verbrauchte Materialen vermerken oder Mindest­haltbarkeits­daten beachten: Der Aufwand ist groß, zudem benötigt Ihr Lager viel Fläche. All das bindet Liquidität – die Sie an anderer Stelle besser einsetzen könnten. Der Trick: die eigenen Lager­kosten und Lager­zinsen senken mit der Folge, dass die Liquidität steigt. Welche Bedeutung ein effizientes Lager hat, welche Maßnahmen zur Kosten­reduktion ergriffen werden können und wie ein ERP-System hilft, verrät unser Beitrag.

Lagerkosten sind alle Kosten, die durch die Verwahrung von Gütern zustande kommen. Beispiele für Lager­kosten sind:

• Kosten für die Lager­fläche wie Miete, Einrichtung, Energie sowie Reinigung und Instandhaltung
• Kosten, die durch den Lager­bestand entstehen wie verdorbene Waren oder solche, die durch unsach­gemäße Lagerung zerstört wurden
• Lohnkosten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich um das Lager kümmern
• Kosten für Materialien im Lager wie Verpackungen und Bürobedarf

Bei der Berechnung von Lager­kosten wird zudem zwischen zwei Arten unterschieden: Es gibt fixe und variable Lager­kosten.

• Fixe Lagerkosten fallen fortlaufend an, unabhängig davon, ob Sie Ihr Lager aktuell nutzen oder nicht. Es handelt sich dabei zum Beispiel um Miete, Grund­steuer und Versicherungen
• Variable Lagerkosten hingegen fallen nur an, wenn Ihr Lager aktiv genutzt wird. Dazu zählen Kosten für Wartung und Reinigung, beschädigte Güter und anfallenden Personal­aufwand.

Lagerkosten machen für viele Unternehmen einen riesigen Kosten­block aus. Ihr Lager ist groß? Gerade dann wird viel Kapital gebun­den. Was im ersten Moment ungünstig klingt, bringt einen riesigen Vorteil: Es erzeugt Einsparungs­potenziale, denn Ihre Ausgaben lassen sich mit einem vernünf­tigen Lager sinnvoll reduzieren. Die neu erzeugte Liquidität wiederum setzen Sie an anderer Stelle sinnvoll ein. Doch Vorsicht! Bei der Reduzierung von Lagerkosten ist Finger­spitzen­gefühl gefragt. Einige Heraus­forderungen sollten Sie berücksichtigen:

• Reduzieren Sie vorrätige Güter und Materialien zu sehr, kann es zu Produk­tions­engpässen, langen Warte­zeiten oder sogar Produktions­stillstand kommen.
• Viele Lager sind technologisch völlig veraltet. Darunter leiden Transparenz, Übersicht und eine gute Plan­barkeit. Werden nun zusätzlich Mengen und Prozesse reduziert, entsteht schnell Chaos.
• Liegt die Verantwortung für ein Lager ausschließlich in menschlicher Hand, ist die Abhängigkeit groß. Denn hat ein einzelner Lagerist alle Informationen im Kopf und fällt aus, stehen Unterneh­men vor einem großen Frage­zeichen.

Nun stellt sich die Frage: Welche Maßnah­men sollten Sie ergreifen, um diesen Heraus­forderungen gerecht zu werden und Ihre Lager­kosten gleichzeitig zu reduzieren?

1. Machen Sie eine Bestands­aufnahme

Welche Güter sind vorrätig? In welcher Menge sind sie vorhanden? Ist die Qualität einwand­frei oder ist es zum Beispiel durch falsche Lagerbedingungen zu Mängeln gekommen? Gibt es Laden­hüter, die nicht benötigt werden, jedoch Kapazität im Lager kosten? Bei der Bestandsaufnahme wird der gesamte vorrätige Bestand im Detail unter­sucht und dokumentiert. Sie können Lager­kosten so effizient berechnen, daraus ergeben sich die Lager­zinsen. Diese umfassen die Kosten des Kapitals, das durch gelagerte Güter gebunden wird. Das schafft Transparenz und die Basis, um den Bestand zu überdenken und zu optimieren. Das unterstützt besonders Unter­nehmen aus Branchen, die mit verderblichen Waren arbeiten, zum Beispiel Lebens­mittel und Chemikalien.

2. Reduzieren Sie Ihre Kapital­bindungs­kosten

Eine weitere Maßnahme, um die finanziellen Aufwände im Lager zu reduzieren, ist die Reduzierung von Kapital­bindungs­kosten. Auf Basis der durch­geführten Bestands­aufnahme reduzieren Sie Ihren Lager­bestand um solche Güter, die nicht gewinn­bringend sind. Das spart Platz sowie Energie und erübrigt eine Nach­bestellung. Zusätzlich können die Zahlungs­fristen verlängert werden. Erhalten Kunden eine kürzere und Lieferanten eine längere Frist, steigt die verfüg­bare Liquidität im Unter­nehmen. Dieser Schritt sollte jedoch sensibel angegangen und mit den betrof­fenen Partnern abgestimmt sein.

3. Minimieren Sie Lagerrisiken

Große Lager bergen die Gefahr, dass zu viel Waren vorrätig sind und im ungünstigsten Falle verderben. Eine Situation, die besonders Unter­neh­men aus der Lebens­mittel­branche kennen. Indem Sie vorab eine Lager­dauer festlegen und im Blick be­halten, lässt sich der Schwund minimieren.

4. Passen Sie Bestell- und Liefer­prozesse an

Unüberlegtes Nach­bestellen von Gütern ohne Bedarf erhöht die Lager­kosten unnötig. Besser ist es, wenn Sie Waren zeitgenau und in der benötigten Menge erhalten. Dank des Just-in-time-Konzepts vermeiden Sie Über­lieferungen und beugen gleichzeitig Eng­pässen vor – die beste Grund­lage für ein optimales Verhältnis Ihrer Lager­kosten.

5. Legen Sie einen Mindest­bestand fest

In der Regel bewegen sich Ihre Aufträge in einem groben Rahmen. Doch unvorhergesehene Schwan­kungen werden schnell zum Pro­blem, wenn Ihr Bestand zu gering ist. Definieren Sie deshalb einen sinnvollen Mindest­bestand, mit dem Sie auf eine unerwartete Auftrags­lage reagieren können.

6. Legen Sie einen Höchst­bestand fest

Doch Achtung, die Thematik kann auch genau umgekehrt sein: Ihre Aufträge reduzieren sich unerwartet. Da ist es wichtig, nicht zu viele Güter vor Ort zu haben, die leicht ver­derblich sind. Genau wie einen Mindest­bestand festzulegen, sollten Sie sich also auch Gedanken zu einem Höchstbestand machen. Wie viel Menge darf Ihr Lager höchstens umfassen? Mindest- und Maximal­menge auszuloten ist ein Balance­akt, doch es lohnt sich.

7. Schaffen Sie manuelle Prozesse ab

Manuelle Lagerarbeit ist nicht nur mühsam, sondern gleichzeitig fehler­anfällig. Schnell ist der Bestand falsch notiert, eine Bestellung übersehen oder der dringend benötigte Kollege kurzfristig verhindert. Vom anfallenden Zeit­aufwand völlig abgesehen. Um Ihre Lager­kosten langfristig zu senken, sollten Sie sich von manuellen Prozessen verabschieden und auf eine digitale Lösung setzen. Die passende Software bringt mit den nötigen Funktionen Übersicht und weniger Aufwand auf Knopf­druck. Das erzeugt gleichzeitig Sicher­heit, denn es passieren weniger Fehler und Sie sind jederzeit reaktions­fähig. Die optimale Grund­lage für ein sinnvolles Lager mit reduzierten Kosten ist Enterprise Resource Planning (ERP).

Ein ERP-System schafft das Potenzial, sämtliche Unternehmens­prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren – darunter auch Abläufe im Lager. Um Lager­kosten zu reduzieren, setzt ERP an der Effizienz im Lager an. Schaffen Sie es, diese zu steigern, reduziert sich der Aufwand von alleine, die Kosten sinken. Typischer­weise unterstützen ERP-Systeme folgender­maßen dabei, die Lager­kosten zu senken:

• Waren und deren Bewegungen im Lager werden per Handscanner erfasst. Das erhöht die Geschwindig­keit des Prozesses und die Aktualität der Informationen.
• Über ein ERP werden nicht nur die notierten, sondern alle Schritte im gesamten Lager­prozess vollständig erfasst und dokumentiert.
• Statt Verwaltungs­aufgaben manuell abarbeiten zu müssen, wickelt Ihr ERP die Bestands­verwaltung nach Menge und Packstücken digital ab.
• Weil Sie sämtliche Vorgänge und Bestände aktuell gelistet sehen, laufen Inventuren einfacher ab.
  Ähnlich wie die Arbeit mit Scannern im Lager, reduziert die automatische Erstellung von Etiketten und Barcodes Ihren Arbeitsaufwand.
• Sie erhalten Liefer- und Bestell­vorschläge direkt angezeigt.
  Ob Menge, Mindest­haltbarkeits­datum oder Bestellbedarf: Das ERP zeigt Ihnen alle Informationen in Echtzeit an.
• Reports erstellen Sie nicht nur einfacher digital, sondern auch schneller und genauer. So schaffen Sie es, Ihre Prozesse optimal auf die Gesamt­strategie Ihres Unter­nehmens auszurichten.

Ein ERP-System, das sich optimal für Start-ups, kleine sowie mittelständische Unter­nehmen eignet, ist Microsoft Dynamics 365 Business Central. Eine gute Basis – aus der sich noch viel mehr herausholen lässt. Unsere ERP-Branchenlösung Yaveon 365 ist vollständig in Business Central integriert und erweitert es um wesentliche Funktionen, die aus einem guten Standard eine zielsichere Speziallösung machen, zum Beispiel für eine effiziente Lagerverwaltung. Diese Highlights erwarten Sie mit der Lösung:

• Verwaltung von Ladungsträgern direkt im System
• Stellplatzsuche für die Einlagerung von Artikeln
• Wareneingang: angelieferte Waren auf Ladungsträger laden und passenden Lagerplatz finden dank eingerichteter Einlagerungsstrategie
• Warenausgang: Leitstand mit integrierter Ampelfunktionalität und Planen der Kommissionierung
• Durch die Verwendung von Nachschub­bestellungen wird Ihr Kommissionier­bereich immer wieder mit Waren aus anderen Bereichen versorgt
• Kommissionierreihenfolge zur Bestandsreservierung
• Möglichkeiten rund um die Produktionsbereitstellung

Eine Vielzahl an Möglichkeiten, die Ihre Lagerstrategie vereinfachen und optimal anpassen. So erleichtern Sie sich die Suche nach der Balance zwischen Vorrat im Lager und Reduzierung der Lagermenge. Das Ergebnis: ein sicheres, produktionsbereites Lager, das möglichst viel Liquidität freisetzt.