Lieferanten­bewertung einfach erklärt

Im Wesentlichen verfolgt die Lieferantenbewertung zwei Ziele:

1. Objektiver Vergleich von Lieferanten, um die Lieferantenauswahl zu optimieren.
2. Lieferantenqualität mittels fortlaufender Bewertung überwachen, um Qualitätsschwankungen möglichst schnell erkennen und beheben zu können.

Mit einer Lieferantenbewertung gestalten Unternehmen also den Auswahlprozess neuer Lieferanten effizient, transparent und passgenau. Kommt es zu Lieferengpässen fällt außerdem die Wahl eines alternativen Lieferanten leichter. Zudem erhalten Unternehmen und Lieferanten die Möglich­keit aufkommende Schwachstellen direkt aus der Welt zu schaffen. Die Lieferanten­auswahl hat somit das Potenzial, ein partnerschaftliches Mit­einander zu stärken.

Die Bewertung von Lieferanten erfolgt anhand verschiedener qualitativer sowie quantitativer Kriterien, die ein Unter­nehmen zuvor festlegt.

Einkaufskriterien

Einkaufskriterien umfassen Fragen zu Kosten und werden häufig von Unternehmen mit geringen Gewinnmargen herangezogen.

Typische Einkaufskriterien sind:

• Einkaufspreis
• Zahlungsziel
• Transparenz der Preise mittels Cost-Break-Down
• Anregungen, um Preise zu reduzieren
• Verträge, die die Rahmen­bedingungen der Zusammenarbeit umfassen

Qualität

Qualität ist für viele Unternehmen der wichtigste Faktor in der Beurteilung von Lieferanten. Denn um hochwertige Produkte herstellen zu können, werden Materialien und Dienstleistungen mit entsprechender Qualität benötigt.

Um die Lieferantenqualität messbar darstellen zu können, erfolgt die Bewertung mittels Kriterien, die anhand von Zertifikaten, Dokumenten oder Kennzahlen der gelieferten Produkte geprüft werden.

Typische Qualitätskriterien sind:

• Zertifizierungen
• Qualitätsmanagementsystem (z.B. nach ISO9001)
• Menge an Reklamationen
• PPM-Rate, also die Anzahl, wie viele Teile pro einer Million gelieferter Teile, mangelhaft war
• 8D- und CAPA-Report
• Qualität im Produktionsteil-Freigabeverfahren (Production Part Approval Process, PPAP)
• Erreichbarkeit des Lieferanten

Logistikkriterien

Logistikkriterien gewähren Einblicke in die Zuverlässigkeit von Liefer­anten sowie den Bestellprozess.

Typische Logistikkriterien sind:

• Termin- und Mengentreue
• Bestellsysteme in der Lagerwirtschaft

Entwicklungskriterien

Um dauerhaft mit einem Lieferanten arbeiten zu können, legen viele Unternehmen Wert darauf, dass die gelieferten Produkte weiterentwickelt und immer auf dem neuesten Stand der Technik sind.

Typische Entwicklungskriterien sind:

• Fähigkeit, Innovationen umzusetzen
• Kommunikation
• Investitionen in Forschung
• Position der eingesetzten Technologie im Vergleich zu anderen Anbietern
• Menge optimierter Prozesse
• Anteil an Neuentwicklung

Um die vorab vorgestellten Kriterien möglichst gut prüfen zu können, greifen Unternehmen auf verschiedene Methoden zurück. Einige Beispiele sind:

Punktbewertungsverfahren (Scoring-Modell)

Beim Punkteverwertungsverfahren werden für unterschiedliche Kriterien Punkte vergeben. Bei Bedarf können die Kriterien auch gewichtet werden. Am Ende werden die Punkte dann addiert. Der Lieferant mit der höchsten Punkte­zahl gewinnt. Dieses Verfahren kommt besonders in den Life-Sciences-Branchen zum Einsatz.

Stärken-Schwächen-Profil

Beim Stärken-Schwächen-Profil werden die Lieferantenleistungen grafisch als Bild dargestellt. Die Bewertungskriterien trägt das Unternehmen in der Zeile einer Tabelle, die erreichten Punkte in einer Spalte ein. Die Punkte werden miteinander verbunden und am Ende der Auswertung ergibt sich eine farbliche Darstellung der Bewertung.

SCOPE-Methode

Die SCOPE-Methode ermöglicht es, Lieferanteninformationen zu struk­turieren und in fünf Kategorien einzuteilen:

• Strategic Fit (langfristige Eignung)
• Customer Portfolio (Referenzportfolio)
• Operational Excellence (operative Kompetenz)
• Product and Process Development (Produkt- und Prozessentwicklung)
• Economic Viability (wirtschaftlicher Erfolg)

Um den Überblick zu behalten, welche Bereiche bei der Liefe­ranten­­auswahl besonders wichtig sind, werden im Anschluss die Kategorien mit Blick auf die Bedürfnisse des Unternehmens gewichtet nach den Kriterien:

• zwingend erforderlich
• wichtig
• interessant

Mit der SCOPE-Methode lassen sich gesammelte Informationen über Lieferanten strukturieren und in fünf Kategorien unterteilen. Der SCOPE-Ansatz verfolgt einen strategischen und langfristigen Ansatz. Die Kategorien werden im Anschluss hinsichtlich der eigenen Unternehmensbedürfnisse in „zwingend erforderlich“, „wichtig“ und „interessant“ gewichtet. Hierdurch weiß ein Betrieb, auf welchen Bereich es sich bei der Lieferantenauswahl intensiv konzentrieren muss und welche Kategorie eher vernachlässigt werden kann.

Nutzwertanalyse

Die Nutzwertanalyse gibt die Gewichtung von Kriterien in Form von Prozentzahlen an. Dafür werden die einzelnen Kriterien nach Wichtigkeit festgelegt, wobei die Summe 100 % ergeben muss, zum Beispiel:

• Qualität: 80 %
• Preis: 20 %

Nun erfolgt die Bewertung der Lieferantenangebote mit den Werten 1 (mangelhaft) bis 5 (sehr gut), zum Beispiel:

• Qualität: 80 %; Lieferant A: 3; Lieferant B: 5
• Preis: 20 %; Lieferant A: 5; Lieferant B: 3

Abschließend erfolgt die Berech­nung des finalen Wertes der Lieferanten gewichtet anhand der Kriterien, also:

• Lieferant A für Qualität: 3 * 0,8 = 2,4; für Preis: 5 * 0,2 = 1; 1 + 2,4 = 3,4
• Lieferant B für Qualität: 5 * 0,8 = 4 ; für Preis: 3 * 0,2 = 0,6; 4 + 0,6 = 4,6

Demnach würde die Entscheidung für Lieferant B fallen.

Profilanalyse

Die Profilanalyse bildet die Anforderungen, die ein Unternehmen an einen Lieferanten stellt, ab und zeigt auf, welche Lieferanten diesen Anforderungen gerecht werden. Das Ergebnis sind Leistungsprofile der Lieferanten, die als Grundlage für die Wahl des passenden Lieferanten herangezogen werden können.

ABC-Analyse

Bei der ABC-Analyse werden Lieferanten nach den Kriterien A (sehr wichtig), B (wichtig) und C (weniger wichtig) eingeordnet, wie stark sie am Unternehmensumsatz beteiligt sind.

ISO 9001 Kapitel 8.4 Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen formuliert im Unterpunkt 8.4.1 „Allgemeines“ die Forderungen an die Lieferantenbewertung mit Bezug auf das Qualitätsmanagement. Sie fordert, dass sowohl Lieferanten physischer Materialien als auch von Dienstleistungen umfassend geprüft und bewertet werden müssen.

Zudem fordert sie die Aufbewahrung dokumentierter Informationen zum Bewertungsverfahren und dessen Ergebnis sowie der Maßnahmen, die sich aus einer solchen Bewertung ergeben haben. Um das zu erreichen, fordert die ISO 9001, dass Unternehmen Kriterien für die Bewertung  festlegen müssen. Typischer­weise handelt es sich dabei um die oben genannten. Wie eine Lieferantenbewertung ablaufen muss, legt die ISO 9001 nicht fest.

Im EU-GMP Leitfaden Annex 11 im Kapitel Lieferanten und Dienstleister heißt es, dass die Verantwortlichkeiten vertraglich festgehalten werden müssen, wenn Dritte im validierten Umfeld eingesetzt werden. Kompetenzen und Zuverlässigkeit des Lieferanten sind als Schlüsselfaktoren zu betrachten. Des Weiteren werden explizit dokumentierte Audits (vor Ort oder postalisch) beim Lieferanten vorge­schrieben. Die entsprechenden Audit­ergebnisse sind auf Verlangen der jeweiligen Behörde zugänglich zu machen.

Ein ERP-System kann die Erstellung einer Lieferantenbewertung erleichtern, denn es beinhaltet zahlreiche Daten, die für die Bewertung benötigt werden.

Beispiels­weise handelt es sich dabei um:

• Stammsätze zu Lieferanten
• Bestellungen
• Rahmenverträge
• Abrufe und Lieferungen
• Wareneingänge
• Reklamationen

Zudem ist es in vielen Systemen möglich, Kriterien, Klassifizierungen sowie Analysen festzulegen und die Lieferantenbewertung damit auf Basis verlässlicher Werte umzusetzen.

Die ERP-Branchenlösung Yaveon 365 bietet spezialisierte Funktionen für die Prozessindustrie. Beim Lieferantenmanagement unterstützt die Lösung in mehreren wichtigen Bereichen:

• Transparenz und Rückverfolgbarkeit: Die Lösung bietet Funktionen zur strukturierten Qualitätsprüfung von Lieferantenmaterialien. Prüfprotokolle und Abweichungen werden doku­mentiert, um die Lieferanten­bewertung zu verbessern.
• Qualitätsmanagement: Mit integrierten Funktionen für Qualitätskontrollen kann sichergestellt werden, dass Materiali­en von Lieferanten regelmäßig und struk­tu­riert auf Qualität überprüft werden können. Prüfprotokolle, Tests und Abwei­chun­gen können direkt dokumentiert und dem Lieferanten zugeordnet werden, um bessere Daten für die Lieferanten­bewertung zu haben.
• Lieferantenbewertungen: Die Software erlaubt es, Bewertungen basierend auf verschiedenen Kriterien wie Liefer­treue, Qualität und Termintreue zu erstellen. Diese Bewer­tungen helfen dabei, fundierte Ent­schei­dungen über die Auswahl und Beibehaltung von Lieferanten zu treffen.
• Einkaufsoptimierung: Durch gespei­cherte Lieferanteninformationen erleichtert Yaveon ProBatch die Einkaufsplanung und kann automa­tische Bestellungen generieren.
• Dokumentenmanagement: Das System ermöglicht eine nahtlose Integration von Dokumenten wie Lieferantenverträgen, Zertifikaten oder Spezifikationen. Alle relevanten Doku­mente können zentral und revisions­sicher abgelegt werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
• Zusammenarbeit und Kommunikation: Die integrierten Kommunikations­funk­tionen erleichtern den Austausch mit Lieferanten, z. B. zu Qualitäts­anforde­rungen. Das verbessert die Zusam­men­arbeit und stärkt die Lieferanten­beziehungen.