Lieferanten­management einfach erklärt

Lieferantenmanagement ist wichtig, um die Produktionsprozesse bzw. deren Prozessschritte in Unternehmen auf einem gleichbleibend hohen Niveau zu halten. Dafür verfolgt es im Wesentlichen folgende Ziele:

• Steigerung und Erhaltung der eigenen Produktqualität für zufriedene Kunden
• Reduzierung von Risiken sowie der Beschaffungskosten
• Erhöhung der eigenen Wettbewerbs&shyfähigkeit
• Optimierter Beschaffungsprozess für zeiteffizientes Arbeiten
• Langfristige Sicherstellung der Versorgung
• Optimierung der Liefertermintreue

Der Lieferantenmanagement Prozess umfasst alle Schritte, die Unternehmen unternehmen, um Lieferantenbeziehungen strategisch und operativ zu steuern. Der Prozess beginnt mit der Identifikation und Auswahl potenzieller Lieferanten, gefolgt von deren Bewertung auf Basis von Kriterien wie Preis, Qualität und Zuverlässigkeit. Nach der Vertragsverhandlung werden Lieferanten in die Unternehmensprozesse integriert. Es erfolgt eine kontinuierliche Überwachung der Leistung anhand festgelegter KPIs sowie eine gezielte Entwicklung und Verbesserung der Lieferantenbeziehung. Zusätzlich werden Risiken durch strategisches Risikomanagement minimiert, und im Bedarfsfall erfolgt ein Wechsel oder die Beendigung der Zusammenarbeit.

Das Lieferantenmanagement verfolgt folgende Aufgaben:

• Qualifizierung von Lieferanten
  Lieferantenmanagement übernimmt die Aufgabe, potenzielle Lieferanten auszuwählen und zu qualifizieren. Dafür werden bestimmte Kriterien definiert.
• Beziehung zu Lieferanten
  Lieferantenmanagement ist dafür zuständig, die Beziehung zu den Lieferanten zu pflegen. Dazu zählen regelmäßige Abstimmungen, Meetings und das Finden von Lösungen im Falle von Problemen.
• Lieferanten­bewertung
  Eine weitere Aufgabe des Lieferanten&shymanagements besteht darin, die Lieferantenleistung zu bewerten, die geforderten Qualitätsstandards sicherzustellen. Die Bewertung erfolgt anhand vorab definierter Kriterien. Mehr zu Lieferantenbewertung.
• Risikomanagement
  Lieferantenmanagement ist dafür zuständig, mögliche Risiken in der Lieferkette zu identifizieren. Zudem wird eine Strategie entwickelt die Risiken zu minimieren.
• Maßnahmen zur kontinuierlichen Ver­besserung
  Die Arbeit des Lieferanten&shy­manage&shyments erfolgt in enger Zusammen&shyarbeit mit den Lieferanten. So schaffen es Unternehmen, Kriterien wie Qualität, Kosten und Lieferzeiten zu erreichen.

Im Lieferantenmanagement wird typischer­weise unterschieden zwischen strategi­schen und operativen Maßnahmen.

Strategisches Lieferantenmanagement

Bei den strategischen Zielen des Lieferantenmanagements werden die Lieferantenbeziehungen mittel- und langfristig optimiert, um die Qualität der Lieferungen stetig zu verbessern, die Kosten zu reduzieren und weniger Risiken ausgesetzt zu sein.

Beispiele für strategische Ziele sind:

• Erhöhte Lieferantenqualität
• Reduktion des Versorgungsrisikos
• Synergieeffekte erzeugen
• Kooperationen sicherstellen
• Die eigene Wettbewerbsfähigkeit erhalten

Operatives Lieferantenmanagement

Die operativen Ziele im Lieferanten­manage­ment sind kurzfristig ausgelegt, beispielsweise um Einkaufskosten zu senken, Lieferzeiten zu verhandeln und Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.

Beispiele für operative Ziele sind:

• Wahl des passendsten Lieferanten
• Bündelung des Einkaufsvolumens
• Aufdecken von Optimierungs­potenzialen
• Verbesserung der Verhandlungs­basis mit Lieferanten

Typische Methoden des Lieferantenmanagements sind:

• Auswahl und Bewertung von Lieferanten, um auf die passenden Lieferanten zu setzen.
• Klassifizierung von Lieferanten nach Kriterien wie Umsatzvolumen, strategi­scher Bedeutung oder Kategorie verschiedener Produkte.
• Entwicklung von Lieferanten mittels Workshops, Projekten und weiteren Maßnahmen.
• Bewertungssysteme für Lieferanten teilweise mittels Scorecards, um Kriterien wie Lieferzuverlässigkeit, Qualität und Reaktion sicherzustellen.

Das Lieferantenmanagement verläuft in folgenden Phasen:

Eskalationsstufe 0: Standardablauf

Die Eskalationsstufe 0 entspricht dem normalen Ablauf im Unter­neh­men. Lieferungen werden damit vertragsgemäß im Wareneingang überprüft. Werden Abweichungen festgestellt, werden diese sofort beanstandet.

Eskalationsstufe 1: Observation

Kommt es vermehrt zu Qualitäts­problemen während der Waren­prüfung, wird die Eskalationsstufe auf 1 erhöht. Ist die Ausfall­wahr­scheinlich­keit gering, wird die Bearbeitung auf Arbeitsebene umgesetzt. Es werden Maßnahmen definiert, um das Ausmaß des Schadens bzw. die Wahr­schein­lich­keit, dass ein Schaden eintritt, zu verringern.

Eskalationsstufe 2: Development

Kommt es in Eskalationsstufe 1 zu weiteren Qualitätsproblemen, erfolgt die Anhebung auf Stufe 2. Die obere Führungsebene wird darüber informiert. In besonders kritischen Fällen ist es auch mög­lich, die Eskalationsstufe direkt auf 2 anzuheben.

Eskalationsstufe 3: New Business Hold (NBH)

Erzeugen die eingeführten Maß­nahmen keine Verbesserung, erhält der Lieferant den Status „New Business Hold“. Er wird für Aufträge zu neuen Projekten damit gesperrt.

Eskalationsstufe 4: Eliminated

Ergeben sich trotz aller Maß­nah­men keine signifikanten Qualitätsverbesserungen, wird der Lieferant ausgeschlossen und es erfolgt ein Lieferantenwechsel.

Typische Kennzahlen im Lieferantenmanagement sind:

• Einkaufsvolumen in Euro oder Dollar
• Prozentuale Einsparungen des Einkaufsvolumens
• Preisentwicklung der Materialien
• Termintreue der Lieferungen
• Anzahl aller aktiven Lieferanten
• Quote der Beanstandungen
• Einkaufsvolumen
• Abweichungen von Ist- und Plan-Kosten
• Bestelldurchlaufzeit
• Intern anfallende Auftragskosten
• Reduzierung und Vermeidung von Kosten

Folgende Herausforderungen sind im Lieferantenmanagement häufig anzutreffen:

• Die Identifizierung und Auswahl geeigneter Lieferanten
• Abhängigkeit von Lieferanten
• Risiko, dass Lieferketten aufgrund Rohstoffknappheit, Naturkatastrophen oder Krankheit unterbrochen werden
• Probleme hinsichtlich Qualität, Verzögerungen und Mängeln in der Leistung der Lieferanten
• Ineffektive Kommunikation und Missverständnisse.
• Keine ausreichende Beachtung von Compliance-Maßnahmen

In den Branchen Kosmetik, Lebensmittel, Pharma, Medizintechnik, Biotechnologie und Chemie gibt es besondere Anforde­rungen an das Lieferantenmanagement. Diese ergeben sich aus den hohen regu­latorischen Anforderungen, den spezi­fischen Produktanforderungen und den Risiken, die mit der Sicherheit und Qualität der Produkte verbunden sind. Hier sind einige branchenspezifische Besonderheiten:

Kosmetik

Beim Lieferantenmanagement in der Kosmetikbranche steht die Einhaltung strenger gesetzlicher Vorschriften im Vordergrund. Unternehmen müssen sicher­stellen, dass ihre Lieferanten Inhaltsstoffe liefern, die den Anforderungen der EU-Kosmetik­verordnung entsprechen.
Diese Regeln garantieren, dass alle eingesetzten Rohstoffe sicher sind und keine gesundheits­gefährden­den Substanzen enthalten. Zudem müssen Kosmetikunternehmen sicherstellen, dass sie jederzeit nachvollziehen können, woher die Inhaltsstoffe stammen, um im Ernst­fall schnell reagieren zu kön­nen. Lieferanten müssen regel­mä­ßig kontrolliert werden, um sicher­zustellen, dass sie die hohen Quali­tätsstandards erfüllen.

Lebensmittel

In der Lebensmittelbranche dreht sich alles um die Sicherheit der Pro­dukte. Lieferanten müssen hohe Standards in Sachen Hygiene und Qualität erfüllen, wie etwa die Ein­haltung der HACCP-Richtlinien (Ha­zard Analysis and Critical Control Points), die mögliche Gefahren in der Produktion analysieren und kontrollieren.

Außerdem spielen internationale Normen wie ISO 22000 oder der IFS (International Featured Stan­dard) eine Rolle, um Lebens­mittel­sicher­heit zu gewährleisten. Rück­verfolg­barkeit ist ein zen­trales Thema – Unternehmen müssen wissen, wo­her jede Zutat kommt, um bei Quali­täts­proble­men schnell handeln zu können. Oftmals ver­lang­en Unter­nehmen auch bestimmte Zerti­fi­kate von ihren Lieferanten, z. B. für Bio- oder Fair-Trade-Produkte.

Pharma

In der Pharmaindustrie sind die Anforderungen an das Lieferanten­management besonders hoch, weil es um die Gesundheit von Men­schen geht. Lieferanten müssen strenge Richtlinien wie die Good Manufacturing Practice (GMP) erfüllen, die dafür sorgen, dass die Produkte sicher und von hoher Qualität sind. Pharmaunternehmen auditieren ihre Lieferanten regel­mäßig, um sicherzustellen, dass alle Vorschriften eingehalten werden.

Auch staatliche Aufsichts­behör­den wie die FDA in den USA oder die EMA in Europa können die Produk­tion und Lieferketten über­prüfen. Darüber hinaus ist ein starkes Risi­ko­management erforderlich, um eventuelle Pro­bleme bei der Versor­gung mit wichtigen Roh­stoffen frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

Medizintechnik

Ähnlich wie in der Pharmaindustrie muss auch in der Medizintechnik die Qualität und Sicherheit der Produkte gewährleistet werden. Lieferanten müssen oft nach ISO 13485 zertifiziert sein, einer speziel­len Norm für Medizin­produkte. Diese Norm stellt sicher, dass alle Komponenten und Produkte sicher sind und den hohen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Unternehmen in dieser Branche müssen sicherstellen, dass sie die vollständige Dokumentation über ihre Lieferkette haben, um im Be­darfs­fall die Sicherheit der Produkte nachweisen zu können. Auch hier spielen Audits eine wichtige Rolle, um die Lieferanten regelmäßig zu überprüfen.

Biotechnologie

Die Biotechnologie ist eine stark regulierte Branche, da die Pro­dukte oft in sensiblen Bereichen wie Medi­zin oder Landwirtschaft eingesetzt werden. Lieferanten müssen stren­ge Qualitäts­kon­trollen durchlaufen und ihre Produktions­prozesse regelmäßig validieren.
Da sich die Technologie in der Bio­technologie schnell weiter­entwi­ckelt, müssen Lieferanten zudem flexibel sein und in der Lage, sich an neue Anforderungen anzupassen. Auch hier gelten Richtlinien wie die GMP, um sicherzustellen, dass die gelie­ferten Rohstoffe und Kompo­nenten den hohen Standards entsprechen.

Chemie

In der Chemiebranche sind die Anforderungen an das Lieferanten­management oft stark von Sicher­heits­vorschriften geprägt. Liefe­ranten müssen sicherstellen, dass ihre Produkte den Anforde­rungen der REACH-Verordnung ent­spre­chen, die den sicheren Umgang mit Chemikalien regelt.Darüber hinaus sind umfangreiche Sicherheitsdatenblätter und Infor­mationen zu Gefahrstoffen not­wen­dig, um sicherzustellen, dass diese Stoffe korrekt gelagert, transportiert und verwendet wer­den. Auch Nach­haltigkeit spielt eine zuneh­mende Rolle, und viele Unterneh­men ver­langen von ihren Liefe­ranten, dass sie umwelt­freundliche Prozes­se und Materialien einsetzen.

Die ERP-Branchenlösung Yaveon 365 bietet spezialisierte Funktionen für die Prozessindustrie. Beim Lieferantenmanagement unterstützt die Lösung in mehreren wichtigen Bereichen:

• Transparenz und Rückverfolgbarkeit: Die Lösung bietet Funktionen zur strukturierten Qualitätsprüfung von Lieferantenmaterialien. Prüfprotokolle und Abweichungen werden doku­mentiert, um die Lieferanten­bewertung zu verbessern.
• Qualitätsmanagement: Mit integrierten Funktionen für Qualitätskontrollen kann sichergestellt werden, dass Materiali­en von Lieferanten regelmäßig und struk­tu­riert auf Qualität überprüft werden können. Prüfprotokolle, Tests und Abwei­chun­gen können direkt dokumentiert und dem Lieferanten zugeordnet werden, um bessere Daten für die Lieferanten­bewertung zu haben.
• Lieferantenbewertungen: Die Software erlaubt es, Bewertungen basierend auf verschiedenen Kriterien wie Liefer­treue, Qualität und Termintreue zu erstellen. Diese Bewer­tungen helfen dabei, fundierte Ent­schei­dungen über die Auswahl und Beibehaltung von Lieferanten zu treffen.
• Einkaufsoptimierung: Durch gespei­cherte Lieferanteninformationen erleichtert Yaveon ProBatch die Einkaufsplanung und kann automa­tische Bestellungen generieren.
• Dokumentenmanagement: Das System ermöglicht eine nahtlose Integration von Dokumenten wie Lieferantenverträgen, Zertifikaten oder Spezifikationen. Alle relevanten Doku­mente können zentral und revisions­sicher abgelegt werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
• Zusammenarbeit und Kommunikation: Die integrierten Kommunikations­funk­tionen erleichtern den Austausch mit Lieferanten, z. B. zu Qualitäts­anforde­rungen. Das verbessert die Zusam­men­arbeit und stärkt die Lieferanten­beziehungen.