Zufriedene Mitarbeiter dank New Work: Die Rolle eines DMS.

New Work beschreibt ein Konzept, das all jene Arbeitsformen und -modelle umfasst, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei unterstützt, selbstbestimmt und sinnerfüllt zu arbeiten. Das sind gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und den Anforderungen der Generation Z an Arbeitsbedingungen sehr wichtige Themen.

Fachkräftemangel, GenZ und die 35-Stunden-Woche verändern die Arbeitswelt. Doch letztendlich geht es nur darum: Habe ich in meinem Unternehmen eine Umgebung geschaffen, in der sich mein Arbeitnehmer wohlfühlt oder nicht? Wenn nicht, stellt sich die Frage: Was kann ich dafür tun? Aus meiner Sicht sind das im Kern zwei Dinge:

• Erstens brauchen Mitarbeiter ein "Warum", um der eigenen Tätigkeit einen Sinn zu geben und sich zu entfalten. Deshalb bin ich zum Beispiel bei Yaveon.
• Außerdem wünschen sich Arbeitnehmer den Raum, um möglichst nur die Aufgaben zu bearbeiten, die ihnen Spaß machen und die sie vollständig beherrschen. Besonders bei erfahrenen Fachkräften ist das sehr wichtig. Denn es gibt kaum etwas nervigeres als zeitraubende administrative Prozesse wie zig Anträge einreichen oder ein spezielles Dokument suchen zu müssen.

Eine typische Aussage, die ich immer wieder höre, ist: „Wir brauchen massig Zeit, um ein Dokument zu suchen, und sind am Ende keinen Schritt weiter gekommen. Das darf doch nicht so lange dauern!“ Erfolgreiche Fachkräfte wollen nicht immer wieder stupide nach Unterlagen suchen, sondern Prozesse optimieren, erforschen und entwickeln. Es ist enorm wichtig, Freiräume zu schaffen, um die Energie für echte Verbesserungen in den Unternehmen einzusetzen.

Die Erfahrung zeigt: Auf kurz oder lang werden diese Unternehmen nicht nur Schwierigkeiten haben, neue Mitarbeiter zu finden, sondern auch langjährige Mitarbeiter zu binden.

Eine große. 90 % unserer Kunden wollen ein Dokumentenmanagementsystem einführen, um Probleme wie Dokumentenchaos und ewiges Suchen aus der Welt zu schaffen. Es ist wichtig, dass langweilige Prozesse, die nur Energie kosten und keinen Mehrwert erzeugen, schnellstmöglich so zeitsparend und einfach wie möglich funktionieren.

Ja, auf jeden Fall. Laut Studien braucht ein Mensch durchschnittlich 24 Minuten, um eine Aufgabe konzentriert zu erfüllen. Ist der Fokus einmal erreicht, werden die besten Ergebnisse erzielt. Doch kommen immer wieder administrative Schwierigkeiten dazwischen, wird der Mitarbeiter aus seiner eigentlichen Aufgabe rausgerissen.

Bestes Beispiel: Jemand arbeitet hochkonzentriert an einer Excel-Tabelle und muss dann zum Schrank gehen, um im vollen Aktenordner eine Information zu suchen. Zack, die Konzentration ist beendet. Um sich jetzt wieder voll eindenken zu können, dauert es erneut 24 Minuten!

Ein Dokumentenmanagementsystem ist die Lösung für eines der größten Probleme bei administrativen Prozessen: die benötigten und richtigen Informationen schnell und einfach finden. Niemand will in zig verschiedenen File Servern oder Akten suchen müssen und dann noch versehentlich eine alte Version nutzen. Idealerweise taucht das benötigte Dokument automatisch auf, wenn man es braucht, beispielsweise durch eine ausgefeilte Integration in die jeweiligen Systeme oder durch einen ganzheitlichen Prozess, der das Dokument und die Informationen automatisch an der richtigen Stelle anzeigt. Alternativ kann der entsprechende Suchbegriff einfach über eine Suchleiste eingegeben werden, fertig. Eine Unterlage zu

Eine Studie fand heraus, dass selbst die tägliche Entscheidung, was man anziehen soll, Energie verbraucht. Und mit jeder getroffenen Entscheidung pro Tag verliert der Mensch immer etwas Energie und die Entscheidungsfähigkeit sinkt. Humbug? Nein, denn genau deswegen legt Marc Zuckerberg seine Kleidung immer einen Tag vorher zurecht.

Wir haben uns mit dem DMS auf Kunden fokussiert, die Business Central bzw. NAV im Einsatz haben. Die Lösung, Yaveon ProDocs, ist nahtlos mit dem Microsoft ERP verzahnt und kann zusätzlich um zahlreiche Module wie Vertragsmanagement erweitert werden.

Yaveon ProDocs basiert auf Erfahrungen und dem Standard, den wir aus Projekten in über zehn Jahren erarbeitet haben. So kann ein Unternehmen, das Business Central oder NAV nutzt, schneller denn je in den Genuss eines DMS kommen, ohne sich einschränken zu müssen. Ein populäres Beispiel für den Nutzen der Kombination ist die Ablage per Drag & Drop direkt über Business Central / NAV. Statt zig Einzelschritte durchlaufen zu müssen, können sie Dokumente dank der Verbindung einfach von Business Central aus ins DMS ziehen und dort ablegen. Dank der Integration und dem ProDocs Standard wird es direkt mit den richtigen Akten im DMS verknüpft.

Datenschutz steht bei uns natürlich an erster Stelle. Yaveon ProDocs wird in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Die Basis von ProDocs ist außerdem das bewährte DMS d.velop documents. Eine bahnbrechende und sichere Plattform, die sich auf den Dokumentenverkehr und Dokumentenaustausch im europäischen Raum und als deutsches Unternehmen natürlich auch entsprechend auf die Datenschutzanforderungen an Deutschland spezialisiert hat. Hier hat d.velop strenge Datenschutzvorkehrungen getroffen, damit die Daten immer sicher und datenschutzkonform aufgehoben sind.

Paulus, es wird eindeutig sichtbar, dass digitales Dokumentenmanagement nicht nur aufgabenbezogene Vorteile hat, sondern auch die Zufriedenheit von Mitarbeitern steigern kann. Danke für die spannende Informationen!