OCR (Optical Character Recognition)

OCR kommt zum Einsatz, um eine Bild­information in bearbeitbaren Text zu wan­deln. Das können neben Bildformaten wie JPG, PNG oder TIF auch PDF-Dokumente sein. Häufig werden solche Dokumente vorab über einen Scanner aus Papier­doku­menten digitalisiert.
Folgende Schritte werden dabei durchlaufen:

1. Bilderstellung mittels Scan oder Foto:
   Das Dokument wird eingescannt oder fotografiert und in ein Bildformat umgewandelt. Die OCR-Software übernimmt eine Analyse des Scans und klassifiziert zwei Bereiche: den hellen als Hintergrund, den dunklen als Text.
2. Vorbereitung für den Lesevorgang:
   Das Bild wird von der Software ge- und um Fehler bereinigt, bis es für den Lesevorgang vorbereitet ist. Die Reinigung erfolgt typischerweise über folgende Mechanismen:
   1. Digitale Image-Flecken entfernen oder Kanten von Text-Images glätten
   2. Kontrast erhöhen
   3. Kästen und Linien auf dem Bild reinigen
   4. Textbereiche klassifizieren
3. Musterabgleich, um Zeichendarstellungen zu isolieren:
   Beim Musterabgleich werden Zeichendarstellungen, sogenannte Glyphen, isoliert. Diese werden mit ähnlichen Glyphen verglichen insofern die gespeicherte Glyphe eine ähnliche Schriftart oder Skala nutzt. Es wird zwischen Mustererkennung, dem Pattern Matching, und Merkmalserkennung (Feature Matching) unterschieden.
4. Merkmale extrahieren:
   Bei der Extraktion von Merkmalen werden Glyphen in Segmente wie Linien, geschlossene Streifen und Schnittpunkte von Linien zerlegt. Diese Merkmale dienen dann dazu, die höchste Übereinstimmung mit den gespeicherten Glyphen zu entdecken.
5. Nachverarbeitung der Textdateien:
   Ist die Analyse abgeschlossen, werden aus den gewonnenen Analyseinformationen die Textdaten gebildet, die genauso wie ein per Tastatur erfasster Text zur weiteren Verarbeitung genutzt werden kann.Fortgeschrittenere OCR-Systeme plausibilisieren die erkannten Worte zudem gegen Wörterbücher, lernen darüber, auch bei künftigen Vorgängen besser zu erkennen und können so sogar Handschrift auslesen.

Die Funktion von OCR-Software basiert auf drei grundlegenden IPA-Prinzipien:

1. Integrity / Einheit
2. Purposefulness / Zweckmäßigkeit
3. Adaptability / Anpassungsfähigkeit

Durch IPA schaffen es Software-Scanner, flexible und intelligente Erkennungs­metho­den anzuwenden, die auch von Menschen in der Erkennung von Objekten verwendet werden.

Der Zeitraum zwischen dem Einspielen des Bildes bis zum bearbeitbaren Dokument hängt von der Dokumentengröße ab. Die Übersetzung des Bildes zum Dokument kann daher wenige Sekunden bis hin zu einigen Minuten dauern.

• Digital: Die Dokumente können komfortabel nachbearbeitet werden.
• Geschwindigkeit: Statt Inhalte von Papierunterlagen zum Beispiel in Word eintippen zu müssen, steht das gesamte Doku­ment in kurzer Zeit zur Verfügung.
• Große Mengen: So können große Textmengen durchsucht und bearbeitet werden.
• Formaterkennung: Häufig können nicht nur die reinen Texte, sondern sogar die Schriftart und das Format erkannt werden, was eine Weiternutzung noch mehr verein­facht.
• Automatisierung: Papier- und Bilddokumente können mit wenig Aufwand automatisch verarbeitet und dann zum Beispiel durch Zusatzdienste automatisiert übersetzt werden. Alternativ können die Inhalte in das ERP-System zur Anlage von Belegen übergeben werden, beispielsweise bei der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Typische Szenarien für den Einsatz von OCR-Software sind:

• Dokumentenmanagement:
  Papierdokumente automatisiert ins DMS einlesen, die Inhalte klassi­fizieren und Zusatz­infor­mationen zur leich­te­ren Suche am Dokument ablegen. So entsteht der gewün­schte Nutzen im DMS und der Originalbeleg liegt den­noch vor, auf Wunsch sogar revisions­sicher.
• Automatisierte Verarbeitung von Belegen rund um das ERP:
  Wichtige Dokumente wie Aufträge und Lieferscheine, Retourenbelege und Ein­kaufsrechnung können ausgelesen und passgenau für das ERP-System oder für ein Buch­haltungs­system zur Verfügung gestellt werden.
• Post:
  Erfassen der Inhalte von Papierpost zur Indizierung und um sie für die unternehmensweite Recherche und Workflowsteuerung bereitzustellen.
• Visitenkartenscanner:
  Umwandlung von Fotos einer Visitenkarte in einen vollständig erfassten Outlook-Kontakt.
• Lesefunktion:
  Maschinelles Vorlesen ursprünglich gedruckter Unterlagen.
• Übersetzung:
  Texterkennung, um die Inhalte automa­tisiert übersetzen zu lassen.
• Gesundheitswesen:
  Zum Beispiel zur Bearbeitung von Formu­laren bei Krankenkassen.
• Verkehr:
  Erkennen von Kfz-Kennzeichen im Straßenverkehr und Erkennung von Straßenschildern aus dem Auto heraus.
• Finanz-, Bank-, Versicherungs- und Immobilienbranche:
  Know Your Cusomer/KYC-Automati­sierungen und damit Identifizierung und Überprüfung der Kundenidentität.
• Kreditkarten:
  Automatisches Auslesen von Kreditkarten in Apps.

OCR meint die optische Erkennung von Texten, um aus gescannten Dokumenten Texte zu extrahieren und zu erfassen.

ICR hingegen steht für Intelligent Character Recognition. Darunter ist die intelligente Erkennung von Texten für handschriftlich verfasste Dokumente zu sehen. Manuelle Schrift zu erkennen, ist deutlich komplexer als maschinell erstellte. Deshalb nutzt ICR eine Vielzahl an Vergleichs- und Erken­nungs­prozessen.

Im Dokumentenmanagement, das auch online betrieben werden kann, wird OCR-Technologie meist zum Erfassen von Doku­menteninhalten eingesetzt. Doku­men­te werden so durchsuchbar und lassen sich im Archiv schnell auffinden, was mit reiner Bildinformation nicht möglich wäre.

Im Falle einer Eingangsrechnung werden dabei folgende Schritte durchlaufen:

1. Die eingehende Rechnung wird mit einem Scanner erfasst oder das PDF-Dokument aus Mails genutzt.
2. Mittels OCR werden Kopf- und Posi­tions­daten erkannt und je nach Mög­lich­keit auch mit Bestell- sowie Be­wegungs­daten abgeglichen, was den Erkennungsgrad erhöht.
3. Das eingescannte Dokument wird samt der erkannten Daten wie Absen­der und Empfänger, Rechnungs­num­mer, Rechnungs­datum, Beträge und Positionsdaten im ERP System bereit­gestellt.
4. Auf dieser Basis startet in der Regel ein Freigabeworkflow, der alle Beteilig­ten zur Prüfung – auch im Vieraugen­prinzip – des Beleges auffordert und die Freigabe im ERP-System bewirkt.
5. Jetzt kann der Beleg verbucht werden. So kann auch eine große Anzahl an Einkaufsbelegen abgewickelt werden.

Effiziente Prozesse sind entscheidend. Mit Yaveon ProDocs und OCR-Technologie verarbeiten Sie Dokumente einfacher und sparen Zeit. Unsere Lösung erkennt Texte in gescannten Dokumenten und wandelt sie in durchsuchbare Formate um – ob Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge. So reduzieren Sie manuelle Eingaben, vermeiden Fehler und steigern Ihre Produktivität.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Automatische Texterkennung und Verarbeitung
• Weniger manuelle Arbeit, mehr Effizienz
• Schnelle, fehlerfreie Dokumentenverarbeitung
• Sichere Archivierung und einfache Suche