Output Management einfach erklärt

Output Management hat die Aufgabe, Content in der passenden Form, über den geeigneten Kanal im gewünschten Layout an die gezielten Empfänger zu übermitteln. Dafür wird auf elektronischen Daten­aus­tausch (EDI) gesetzt. Das stellt positive Kundenerlebnisse sicher und gibt Mitarbei­ter­in­nen und Mitarbeitern ein angenehmes Gefühl. Zudem hat Output Management die Aufgabe, interne Arbeits- sowie Organi­sationsprozesse zu optimieren, indem es als zentrale Drehscheibe für Content dient. Output Management ist häufig Teil der digitalen Transformation eines Unter­neh­mens.

Folgende Aufgabenbereiche lassen sich unterscheiden:

• Content sammeln
  Alle Unterlagen werden gesammelt, auf­bereitet und bei Bedarf in das benötige Format konvertiert.
• Omnichannel Output
  Haben die Unterlagen das gewünschte Format, werden Sie über alle verfüg­baren Kanäle verteilt.
• Output flexibel steuern
  Basierend auf den vorhandenen Kun­den- sowie Auftrags- und Mitarbeiter­daten werden die nötigen Unterlagen passgenau verteilt.
• Umfassende Schnittstellen
  Ein gutes Output Management über­nimmt die Aufgabe, verschiedene inter­ne Systeme über Schnittstellen mit­einander zu verknüpfen.
• Versand optimieren
  Digitaler Versand optimiert die bis­herige Sendungsform, die per Post sehr aufwändig und durch entstehende Papier- wie Portokosten teuer ist.

Einfache Userexperience

Output Management stellt sicher, dass Nutze­rinnen und Nutzer Dokumente unkompliziert lesen, drucken, bearbeiten und speichern können.

Weniger Papier

Weil Dokumente digital einfacher verar­beitet werden, sind weniger Druckaufträge nötig. Das spart Papier sowie Strom und schont die Umwelt. Zudem werden Unterlagen wie Broschüren weniger in Papierform weitergereicht.

Weniger Kosten

Digitale Dokumente und deren Verteilung sowie Speicherung verursachen keinerlei Lagerkosten.

Mehr Zeit

Digitales Arbeiten mit Output Manage­­ment spart Zeit im Arbeits­alltag. Mitarbeiterinnen und Mitar­beiter können ihre Ressourcen gezielter einsetzen.

Übersichtliche Ablage

Statt Unterlagen chaotisch in Ordnern zu sammeln, erfolgt die Ablage digital an einer zentralen Stelle.

Maximale Sicherheit

Gutes Output Management erfüllt die Anforderungen an die revisions­sichere Archivierung.

Einheitlichkeit

Digital und zentral gesteuert, erfüllt Output Management die Kriterien, um Unterlagen in einem einheitlichen Design zu erstellen.

Häufig wird Output Management mit dem reinen Drucken von Unterlagen gleich­ge­stellt. Dabei handelt es sich vielmehr um eine Managementdisziplin. Deren Ziel ist es, die Prozesse und Anforderungen ver­schie­dener Abteilungen miteinander zu vereinen. Qualität, Sicherheit und ein Cor­porate Design sollen so sichergestellt werden. Zudem umfasst Output Manage­ment einen deutlich größeren Aufgaben­bereich. Neben dem Erstellen, Verwalten und Verteilen von Dokumenten ist es für Unternehmen besonders wichtig, dass diese Prozesse revisionssicher sind und gesetzliche Aufbewahrungsfristen einge­halten werden. Das wird durch Output Manage­ment ermöglicht.

Erfolgreiches Output Management wird mittels Software verwirklicht. Die Software wählt den passenden Kommunikationskanal (z.B. E-Mail, Druck, Web) basierend auf den Empfängeranforderungen und integriert sich in Unternehmens-Workflows. Dabei werden Dokumente nicht nur effizient erstellt, sondern auch archiviert, um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Automatisierte Prozesse und Monitoring sorgen für eine reibungslose und sichere Dokumentenausgabe, wobei Compliance, Datenschutz und Kosteneffizienz zentrale Aspekte sind.

Mit Yaveon ProDocs wird das Management von ausgehenden Belegen deutlich vereinfacht und effizienter gestaltet. Alle Dokumente, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central oder anderen Systemen erstellt und versendet werden, können direkt und revisionssicher in Yaveon ProDocs archiviert werden, insbesondere wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Anstatt sich mit verschiedenen Insellösungen für das Output Management zu beschäftigen, ermöglicht Yaveon ProDocs eine zentrale Sammlung und sichere Ablage aller Ausgaben im Dokumentenmanagementsystem. Damit werden Prozesse nicht nur harmonisiert und optimiert, sondern auch die gesetzeskonforme Langzeitarchivierung zuverlässig sichergestellt.