Produktionsplanung und -steuerung einfach erklärt

Ohne klare Planung und Steuerung geraten Produktionsprozesse schnell ins Stocken: Materialien fehlen, Maschinen stehen still, Liefertermine werden verpasst. Eine strukturierte Planung schafft Transparenz und ermöglicht schnelle Reaktionen – die Steuerung sorgt für eine zuverlässige Umsetzung und frühzeitiges Eingreifen bei Abweichungen.

Gemeinsam sichern sie effiziente Abläufe, bessere Ressourcennutzung sowie gleichbleibende Qualität und Termintreue – besonders wichtig in regulierten Branchen.

Produktionsleiter oder -manager übernehmen meist die Verantwortung für Planung und Steuerung. In kleineren Unternehmen kann auch eine Einzelperson beides abdecken. Enge Abstimmung mit Einkauf, Vertrieb und Logistik ist dabei essenziell – nur so gelingt eine nahtlose Koordination von Materialflüssen und Lieferterminen.

Digitale Tools wie ERP- oder MES-Systeme unterstützen die Verantwortlichen, indem sie Daten zentral bündeln, Prozesse automatisieren und den Überblick über Kapazitäten und Aufträge vereinfachen.

Produktionsplanung und -steuerung bestehen aus mehreren Teilbereichen, die gemeinsam sicherstellen, dass Produktionsabläufe effizient, transparent und termingetreu funktionieren.

Aufgaben der Produktionsplanung

• Produktionsprogrammplanung
  Sie legt fest, welche Produkte in welchen Mengen und Zeiträumen gefertigt werden sollen. Die Produktionsprogrammplanung bildet einen zentralen Baustein der strategischen und taktischen Produktionsplanung – und gehört zum Kernbereich des Produktionsplanungsmanagements. Die Planung erfolgt in drei Ebenen:
  • Langfristig (über drei Jahre): strategische Planung von Marktsegmenten und Produktlinien
  • Mittelfristig (Quartals- oder Jahresplanung): Entscheidungen auf Ebene von Produktgruppen
  • Kurzfristig (tages- oder wochenweise): konkrete Festlegung der Produktionsmengen
• Materialbedarfsplanung
  Hier wird ermittelt, welche Materialien und Komponenten benötigt werden. Ausgehend vom Primärbedarf (verkaufsfähige Endprodukte) wird der Sekundärbedarf (z. B. Einzelteile, Rohstoffe) berechnet. Digitale Tools wie ERP- oder PIM-Systeme unterstützen bei der effizienten Verwaltung von Materialstammdaten und automatisierten Bedarfsermittlungen.
• Produktionsprozessplanung
  Sie koordiniert den Ablauf der Fertigung: Welche Aufträge laufen wann, auf welchen Maschinen, mit welchem Personal? Dazu gehören Losgrößenplanung, Kapazitäts- und Terminplanung, Reihenfolgeplanung, Feinterminierung sowie die Auftragsfreigabe – die Schnittstelle zur Steuerung.

Aufgaben der Produktionssteuerung

• Auftragsfreigabe
  Produktionsaufträge werden freigegeben, Materialien reserviert, Bearbeitungstermine zugewiesen und alle fertigungsrelevanten Daten bereitgestellt.
• Auftragsüberwachung
  Der laufende Produktionsprozess wird überwacht. Abweichungen werden frühzeitig erkannt – und Prozesse bei Bedarf aktiv angepasst.

Beide Aufgaben stehen in direkter Verbindung zur Planung – denn nur wenn Planung und Steuerung aufeinander abgestimmt sind, läuft die Produktion zuverlässig, effizient und termintreu.

Ziele der Produktionsplanung und -steuerung sind es, Produktionsprozesse so zu gestalten, dass Material, Maschinen, Personal und Zeit optimal genutzt werden. Eine solche optimale Produktionsplanung ermöglicht es, Kundenanforderungen zuverlässig zu erfüllen – und das bei minimalen Kosten, maximaler Effizienz und hoher Flexibilität.

Während sich die Ziele der Produktionsplanung auf Struktur, Bedarf und Ressourcennutzung konzentrieren, verfolgt die Produktionssteuerung das Ziel, diese Planung in der Praxis reibungslos und termingerecht umzusetzen.

• Effiziente Ressourcennutzung: Engpässe vermeiden, Stillstände reduzieren
• Termintreue: Pünktliche Fertigstellung und hohe Liefertreue
• Bestandsoptimierung: Balance zwischen Lagerbestand und Bedarf – z. B. durch Just-in-time-Ansätze
• Flexibilität: Reaktionsfähigkeit bei Auftragsänderungen oder Störungen
• Qualitätssicherung: Einhaltung von Qualitäts- und Compliance-Vorgaben (z. B. GxP, ISO)
• Kostenkontrolle: Vorausschauende Planung und Steuerung senken Produktions- und Lagerkosten

Besonders in regulierten Branchen wie Pharma, Medizintechnik oder Kosmetik trägt eine gut durchdachte Produktionsplanung entscheidend zur Wettbewerbsfähigkeit und Prozesssicherheit bei.

In der Praxis gehen Produktionsplanung und -steuerung Hand in Hand: Während die Planung vorgibt, was wann produziert werden soll, sorgt die Steuerung dafür, dass diese Pläne umgesetzt, überwacht und bei Bedarf angepasst werden. Nur das Zusammenspiel beider Bereiche garantiert einen reibungsfreien und effizienten Produktionsablauf.

• Die Produktionsplanung legt fest, welche Aufträge wann und in welcher Menge gefertigt werden sollen – typischerweise kurz- bis mittelfristig.
• Die Produktionssteuerung übernimmt die operative Umsetzung: Sie gibt Aufträge frei, koordiniert Abläufe und überwacht den Fortschritt.

Beispiel: Die Planung legt fest, dass Produkt A nächste Woche gefertigt wird. Die Steuerung stellt sicher, dass dafür alles bereitsteht.

1. Strategische Produktionsplanung: Diese Ebene definiert die langfristige Ausrichtung der Produktion – meist über mehrere Jahre. Typische Fragen sind: Welche Standorte und Technologien sollen genutzt werden? Wie viele Produktionslinien sind nötig? Welche Produkte stehen im Fokus? Ziel ist es, Rahmenbedingungen für Effizienz, Qualität und Wachstum zu schaffen.
2. Taktische Produktionsplanung: Die taktische Ebene überführt die strategischen Vorgaben in konkrete Produktionsstrukturen. Es wird festgelegt, welche Kapazitäten, Maschinen, Materialien und Mitarbeitenden benötigt werden. Dabei werden Abläufe, Zeitfenster und Ressourceneinsatz so geplant, dass die Umsetzung realistisch und stabil erfolgen kann.
3. Operative Produktionsplanung: Hier geht es um die tägliche oder wöchentliche Umsetzung: Welche Aufträge werden wann bearbeitet? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Die operative Planung legt das fest – die Produktionssteuerung sorgt dann dafür, dass alles reibungslos abläuft, bei Abweichungen angepasst wird und die Ziele erreicht werden.

Der folgende Abschnitt zeigt den typischen Produktionsplanungsprozess – inklusive Beispiel aus der Praxis und Tipps, wie sich die Produktionsplanung optimieren lässt.

Schritte der Produktionsplanung

Die Produktionsplanung folgt einem sukzessiven Aufbauprinzip: Das Gesamtziel – eine wirtschaftlich durchführbare Produktion – wird in Teilprobleme untergliedert, die Schritt für Schritt bearbeitet werden. Die Ergebnisse aus einem Schritt bilden jeweils die Grundlage für den nächsten. Dieses Vorgehen nennt sich Sukzessivplanung und ist typisch für moderne Planungssysteme – insbesondere bei komplexen Produkten und Variantenvielfalt.

Die wichtigsten Schritte der Produktionsplanung im Überblick:

• Primärbedarfsplanung
  Hier wird festgelegt, welche Mengen an End- und Zwischenprodukten in einem definierten Zeitraum benötigt werden. Die Grundlage bilden Absatzprognosen oder konkrete Kundenaufträge.
• Sekundärbedarfsplanung
  Aus dem Primärbedarf wird ermittelt, welche Rohstoffe, Halbfabrikate und Bauteile (eigen- oder fremdbezogen) zur Herstellung benötigt werden. Ziel ist eine bedarfsgerechte Materialversorgung der Produktion.
• Termin- und Kapazitätsplanung
  Jetzt erfolgt die Feinplanung: Welche Aufträge können wann und auf welchen Maschinen gefertigt werden? Dafür werden zunächst vorläufige Start- und Endtermine festgelegt (Durchlaufterminierung). Anschließend wird geprüft, ob die geplanten Aufträge mit den verfügbaren Kapazitäten umsetzbar sind. Falls nicht, wird durch Kapazitätsabgleich gegengesteuert – etwa durch Schichtanpassungen, Terminverschiebungen oder Fremdvergabe.

Nach Abschluss der Planung beginnt die operative Steuerung – also die praktische Umsetzung der geplanten Prozesse. Sie besteht aus folgenden Schritten:

Ablauf der Produktionssteuerung

• Auftragsfreigabe
  Die geplanten Produktionsaufträge werden freigegeben. Es entstehen Begleitdokumente mit allen fertigungsrelevanten Informationen, Materialien werden reserviert und Bearbeitungstermine festgelegt.
• Ablaufplanung
  Ziel ist die reihenfolgerichtige Durchführung der Fertigung – bei bestmöglicher Maschinenauslastung, kurzen Durchlaufzeiten und hoher Termintreue. Produktionsschritte werden den Stationen zugewiesen.
• Auftragsüberwachung
  Der Produktionsfortschritt wird laufend überwacht, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf gegenzusteuern – für einen stabilen und transparenten Produktionsprozess.

Produktionsplanung und -steuerung sind keine einmaligen Vorgänge, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der sich in mehrere Stufen gliedert – von der strategischen Ausrichtung bis zur Auswertung und Optimierung laufender Abläufe:

1. Langfristige Produktionsplanung

Auf strategischer Ebene werden die übergeordneten Produktionsziele, die Ausrichtung der Produktion sowie grundlegende Qualitätsstandards definiert. Diese Planung reicht in der Regel über einen Zeitraum von mehr als drei Jahren.

2. Mittelfristige Produktionsplanung

Diese Ebene befasst sich mit der Planung auf Sicht von Monaten bis zu einem Jahr. Im Fokus stehen dabei die Verfügbarkeit von Ressourcen, die Kapazitätsplanung sowie die benötigten Arbeitszeiten. Ziel ist es, die Produktionsprozesse strukturiert und realistisch vorzubereiten.

3. Kurzfristige Produktionsplanung

Hier geht es um die tägliche oder wöchentliche Feinplanung: Welche Mengen werden produziert? Welche Maschinen und Mitarbeitenden sind wann im Einsatz? Auch die Überwachung laufender Abläufe und die Anpassung bei Engpässen oder Störungen fallen in diesen Bereich.

4. Produktionssteuerung

Die Steuerung sorgt für die Umsetzung der geplanten Prozesse: Auftragsfreigabe, Monitoring, Einhaltung von Vorgaben und Ad-hoc-Anpassungen im laufenden Betrieb. Sie ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf und schnelle Reaktionen bei Abweichungen.

5. Produktionsanalyse

Im Anschluss wird ausgewertet: Wie effizient lief die Produktion? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Bewertet werden unter anderem die Prozessleistung, Produktqualität und Wirtschaftlichkeit. Die Ergebnisse fließen zurück in die langfristige Planung – als Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Die Ergebnisse der Produktionsanalyse liefern wichtige Kennzahlen zur Prozessleistung und Zielerreichung – und sind damit auch essenziell für die Ziele der Produktionssteuerung.

Die Produktionsplanung und -steuerung basiert auf einer Vielzahl bewährter Modelle und Entscheidungsverfahren. Sie helfen dabei, komplexe Prozesse strukturiert zu analysieren, effizient zu gestalten und regulatorische Anforderungen sicher einzuhalten.

Hannoveraner Lieferkettenmodell: Ganzheitlich denken

Ein bekanntes Beispiel ist das Hannoveraner Lieferkettenmodell, das Produktionsplanung, -steuerung und logistische Zielgrößen wie Termintreue oder Auslastung ganzheitlich miteinander verknüpft.

Methoden der Bedarfsermittlung

In der Praxis kommen verschiedene Methoden zur Bedarfsermittlung zum Einsatz – darunter:

• Deterministische Verfahren, bei denen der Bedarf auf Basis von Stücklisten und Arbeitszeiten exakt berechnet wird,
• Stochastische Verfahren, die mit Hilfe historischer Verbrauchsdaten Prognosen erstellen
• sowie heuristische Verfahren, bei denen Erfahrungswerte oder Experteneinschätzungen einfließen.

Termin- und Kapazitätsplanung

Auch bei der Termin- und Kapazitätsplanung gibt es bewährte Ansätze wie die Vorwärts-, Rückwärts- oder Mittelpunktterminierung. Je nach Methode wird dabei entweder vom Startzeitpunkt aus geplant, rückwärts vom Liefertermin gerechnet oder der Engpass in den Mittelpunkt gestellt.

Reihenfolgebildung

In der Produktionssteuerung wiederum helfen Regeln zur Reihenfolgebildung – wie First in First out (FIFO) oder kürzeste Bearbeitungszeit (KOZ) – dabei, Aufträge effizient auf Maschinen zu verteilen und eine hohe Auslastung zu erreichen.

FEFO: Praxisnah für regulierte Branchen

Ein besonders praxisnahes Beispiel ist das FEFO-Prinzip (First Expired, First Out), das insbesondere in der Lebensmittel-, Kosmetik- und Pharmabranche eingesetzt wird. Dabei werden Produkte anhand ihres Ablaufdatums priorisiert, um die Qualität zu sichern und gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.

Die ERP-Branchenlösung von YAVEON unterstützt viele dieser Methoden automatisiert – von der Bedarfsermittlung über die Terminierung bis hin zur FEFO-basierten Chargenverarbeitung. So entsteht aus Theorie ein praxisnaher, regelbasierter Ablauf, der Transparenz schafft und zuverlässig durch den Produktionsalltag führt.

In der Produktionsplanung und -steuerung treffen unterschiedliche Ziele aufeinander – und nicht alle lassen sich gleichzeitig optimal erreichen. Man spricht hier vom Polylemma der Produktionsplanung.

Beispielhafte Zielkonflikte:

• Eine hohe Maschinenauslastung führt oft zu längeren Durchlaufzeiten
• Geringe Lagerbestände erhöhen das Risiko von Lieferengpässen
• Flexible Planung kann die Planungssicherheit mindern

Diese Zielgrößen beeinflussen sich gegenseitig – im positiven wie im negativen Sinne. Die Kunst liegt darin, einen sinnvollen Ausgleich zu finden, der wirtschaftlich, termintreu und regelkonform ist.

Moderne ERP-Systeme wie die ERP-Branchenlösung von YAVEON unterstützen diesen Balanceakt durch transparente Daten, automatisierte Prozesse und integrierte Regelwerke. So können Unternehmen flexibel bleiben, ohne die Stabilität aus dem Blick zu verlieren.

In der Praxis stehen Unternehmen bei der Produktionsplanung und -steuerung vor zahlreichen Herausforderungen. Je komplexer die Abläufe, desto höher das Risiko von Verzögerungen, Kostensteigerungen oder Qualitätsproblemen. Besonders häufig treten folgende Stolpersteine auf:

• Umgang mit großen Datenmengen: Produktions-, Lager- und Auftragsdaten lassen sich ohne zentrale Systeme kaum überblicken.
• Engpässe frühzeitig erkennen: Fehlende Transparenz bei Material, Personal oder Maschinen erschwert die Planung und Steuerung.
• Häufige Planänderungen: Kundenwünsche, Lieferverzögerungen oder Marktveränderungen machen eine stabile Ablaufplanung schwierig.
• Unvorhergesehene Störungen: Maschinenausfälle oder Qualitätsprobleme verlangen schnelles Reagieren in der Steuerung.
• Nachfrageschwankungen: Plötzliche Änderungen beim Bedarf stellen Planung und Umsetzung gleichermaßen vor Herausforderungen.
• Steigende Prozesskomplexität: Variantenvielfalt, Kundenanforderungen und regulatorische Vorgaben erhöhen den Aufwand.
• Intransparente Kommunikation: Fehlende Abstimmung zwischen Abteilungen führt zu Verzögerungen oder Fehlentscheidungen.
• Ressourcenengpässe: Fehlen Material, Kapazitäten oder Fachkräfte, kann die Produktion nicht wie geplant gesteuert werden.
• Fehlende Echtzeitdaten: Ohne aktuelle Informationen können Abweichungen in der Produktion nicht rechtzeitig erkannt und gesteuert werden.
• Manuelle Prozesse: Fehlt die digitale Unterstützung, ist die Produktionssteuerung anfällig für Fehler, Verzögerungen und Mehraufwand.

Moderne ERP-Systeme helfen dabei, viele dieser Herausforderungen zu bewältigen – durch zentrale Daten, automatisierte Abläufe und fundierte Entscheidungsgrundlagen für eine effektive Produktionsplanung und -steuerung.

In regulierten Branchen wie der Pharma-, Medizintechnik-, Biotechnologie-, Kosmetik-, Chemie- oder Lebensmittelindustrie gelten besonders strenge gesetzliche Vorgaben. Die Produktionsplanung und -steuerung stehen hier vor spezifischen Anforderungen, da alle Prozesse regelkonform, transparent und auditfähig ablaufen müssen – und gleichzeitig wirtschaftlich bleiben sollen.

1. Strenge Qualitätsstandards und Regularien

Behörden wie FDA, EMA oder lokale Aufsichtsstellen setzen klare Vorgaben. Normen wie GMP, ISO 13485 oder GxP-Richtlinien müssen lückenlos eingehalten, dokumentiert und regelmäßig validiert werden – auch bei Prozessänderungen oder neuen Chargen.

2. Dokumentationspflicht

Jeder einzelne Schritt – von der Rohstoffanlieferung bis zur Auslieferung des Endprodukts – muss rückverfolgbar und dokumentiert sein. Die Steuerung muss sicherstellen, dass alle geplanten Abläufe korrekt ausgeführt und erfasst werden – z. B. über Chargenprotokolle oder elektronische Batch Records.

3. Validierung und Qualifizierung

Anlagen, Software, Prozesse und Arbeitsanweisungen müssen vor dem Einsatz validiert und qualifiziert werden. Planung und Steuerung müssen gemeinsam gewährleisten, dass alle Vorgaben regelkonform umgesetzt werden – auch bei Änderungen.

4. Längere Vorlaufzeiten

Prüfungen, Genehmigungen, Freigaben – all das verlängert die Durchlaufzeit. Die Produktionsplanung muss realistische Zeitpuffer einkalkulieren, während die Steuerung für die termingerechte Umsetzung trotz regulatorischer Hürden verantwortlich ist.

5. Häufige Audits und Inspektionen

Unternehmen müssen jederzeit bereit für interne und externe Prüfungen sein. Die Steuerung muss dafür sorgen, dass alle Prozesse lückenlos nachvollziehbar und auditbereit dokumentiert sind.

6. Risikomanagement

Regulierungen fordern risikobasierte Planung und Steuerung: Lieferantenbewertungen, Risikoanalysen, Abweichungsmanagement – all das gehört in einen integrierten Ansatz. Bei Abweichungen muss schnell reagiert und lückenlos dokumentiert werden.

7. Sicherheits- und Umweltanforderungen

Der Umgang mit Gefahrstoffen, spezielle Lagerbedingungen, Entsorgung – all das unterliegt klaren Sicherheitsvorgaben. Die Produktionssteuerung muss sicherstellen, dass alle Maßnahmen in der Praxis konsequent umgesetzt werden.

8. Kapazitätsmanagement und Flexibilität

Rückrufe, neue regulatorische Vorgaben oder Rohstoffengpässe erfordern ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit. Planung und Steuerung müssen gemeinsam sicherstellen, dass trotz solcher Herausforderungen Lieferfähigkeit und Qualität gewährleistet bleiben.

9. Hohe Kosten für Nichteinhaltung

Fehler in der Planung oder mangelhafte Steuerung können zu Rückrufen, Bußgeldern oder Produktionsstillständen führen – mit erheblichen finanziellen und rechtlichen Risiken.

Produktionsplanung und -steuerung in regulierten Branchen ist deutlich komplexer als in anderen Industrien. Neben den klassischen Parametern wie Zeit, Kosten und Kapazität müssen Regulatorik, Qualität und Risiko kontinuierlich mitgedacht werden. Ohne digitale Unterstützung durch spezialisierte ERP-Systeme ist diese Komplexität kaum beherrschbar.

Damit Produktionsplanung und -steuerung in der Praxis effizient, flexibel und regelkonform funktionieren braucht es die richtige digitale Unterstützung. Je nach Unternehmensgröße, Branche und Komplexität der Abläufe kommen unterschiedliche Softwaresysteme zum Einsatz: ERP, MES oder APS. Sie übernehmen jeweils unterschiedliche Aufgaben innerhalb des Planungsprozesses – von der Grobplanung bis zur Echtzeitsteuerung.

Die YAVEON ERP-Branchenlösung basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und unterstützt Unternehmen aus der Prozessindustrie dabei, ihre Produktionsprozesse ganzheitlich, transparent und regelkonform zu steuern – von der Grobplanung bis zur operativen Ausführung.

Die Lösung bringt branchenspezifische Funktionen mit, die typische Herausforderungen wie Engpässe, Qualitätsanforderungen oder strenge Regularien zuverlässig abdecken:

• Grafische Plantafel zur übersichtlichen und flexiblen Produktionsplanung per Drag-and-Drop
• Automatisierte Planungsvorschläge auf Basis von Aufträgen, Verfügbarkeiten und Lagerbeständen
• Integrierte Chargenverfolgung und Qualitätskontrollen für maximale Sicherheit und Compliance
• Branchenlogik inklusive: FEFO-Prinzip, Rezepturverwaltung und lückenlose Rückverfolgbarkeit

Mit der ERP-Branchenlösung von YAVEON verlaufen Produktionsplanung und -steuerung deutlich einfacher, sicherer und effizienter – für stabile Abläufe, hohe Termintreue und mehr Kontrolle im Produktionsalltag.