Records Management einfach erklärt

Record meint in diesem Zusammenhang dokumentierte Geschäftstransaktionen sowie Informationsobjekte, die aufbewahrt werden müssen. Im Deutschen wird ein Record meist als Dokument bezeichnet.

Schriftgutverwaltung erstreckt sich über den gesamten Lebenszyklus eines Re­cords. Typischerweise besteht dieser aus den folgenden Phasen:

1. Records werden erstellt: Die Daten, um die es beim Record Management geht, entstehen.
2. Records werden bearbeitet: Nun geht es um die Aufbereitung sowie Verarbeitung der Daten.
3. Records werden archiviert: Die Daten müssen je nach Art entweder sechs oder zehn Jahre revisionssicher archiviert werden.
4. Records werden vernichtet: Nach Ablauf der Archivierungsfrist, werden die Daten vernichtet.

Vier besonders wichtige Argumente, Schrift­gut­verwaltung im Unternehmen einzusetzen, sind:

Die Qualität der Prozesse wird verbessert

Die Qualität der Prozesse wird verbessert, da Dokumente einen festen Lebenszyklus durch­laufen. Sie sind einfach und schnell aufzu­finden und können von jeder betei­ligten Person be- oder verarbeitet werden.

Dokumente werden einfacher strukturiert

Dokumente werden einfacher strukturiert, da sie sich zentral an einer Stelle befinden.

Unternehmen spüren wirtschaftliche Vorteile

Unternehmen spüren wirtschaft­liche Vorteile. Weil der Aufwand für die Verarbeitung und besonders das Auffinden von Doku­menten reduziert wird, senken Unter­nehmen ihre Kosten.

Unternehmen erfüllen die Voraussetzungen

Unternehmen erfüllen die Voraus­­setzungen, um Audits zu bestehen, da sie der Nachweis­pflicht von Dokumenten nachkommen.

Der internationale Standard ISO 15489 regelt die Grundlagen und Verfahrens­weisen eines systematischen Records Managements. Bezug wird dabei sowohl auf private als auch öffentliche Organisa­tionen genommen. Die ISO 15489 bein­haltet im Wesentlichen:

• Rahmenbedingungen, um Doku­mente zu verwalten
• Beschreibung und Definition der Aufgaben vor der Archivierung

Die zwei Teile der ISO 15489

Die ISO 15489 setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Das Grundlagendokument, ISO 15489-1, definiert Anwendungsfelder, Begriffe, Prozesse, Grundsätze, Ziele und Verantwortlichkeiten. Der zweite Teil, ISO 15489-2, befasst sich mit dem Verfahren des Record Managements sowie den einzelnen Arbeitsschritten.

Records Management hat das Ziel, private sowie öffentliche Organisationen zu unter­stützen. Dank Schriftgutverwaltung sind sie in der Lage unkompliziert nachvoll­ziehen zu können, wer zu welchem Zeit­punkt ein Geschäftsdokument erstellt, bearbeitet bzw. verändert oder gelöscht hat.

Es geht also um die Dokumentation von Geschäftsvorgängen und zwar:

• nachvollziehbar
• vollständig
• unveränderlich
• sowie leicht auffindbar.

Viele kleine Unternehmen pflegen die Orte, an denen sie geschäftsrelevante Doku­mente ablegen, in Tabellen. Mittlere und große Unternehmen stoßen bei dieser Art des manuellen Records Managements jedoch an ihre Grenzen. Stattdessen set­zen sie häufig auf Software, ein so genan­ntes Enterprise-Information-Manage­ment-System (EIM-Lösung). Über diese Anwen­dungen erfolgt die digitale wie physische Verwaltung von Medien. Indem elektro­ni­sche Zeitstempel sowie Signaturen verge­ben werden, lassen sich Aufbewahrungs­fristen und die Vernichtung von Doku­men­ten bewerk­stelligen.

Als Alternative für die Archivierung eignet sich auch ein Dokumentenmanagement­system, da es die Anforderungen an das Records Management erfüllt. Ein sepa­ra­tes EIM-System ist in diesem Falle nicht nötig.

Records Management mit einem DMS umsetzen

Ein Dokumentenmanagementsystem stellt eine Lösung dar, Records Manage­ment technisch in Unternehmen umzu­setzen. Es ermöglicht es, Dokumente daten­bank­gestützt und digital zu archi­vieren und zu verwalten und beachtet da­bei die Vorgaben der Datenschutz­grund­verordnung, DSGVO. Mit Blick auf Records Management er­leichtert es ein DMS, das Verwalten von Dokumenten zu steuern. DMS ist außerdem treibender Faktor, die Schriftgutverwaltung an das digitale Zeit­alter anzupassen. Eine digitale Anwendung für Dokumenten­management hilft zusätz­lich dabei, dem Anspruch der revisions­sicheren Archivierung gerecht zu werden und erleichtert es, die Kontrolle über ver­waltete digitale Dokumente zu behalten.

In der heutigen Geschäftswelt ist eine effi­ziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen unerlässlich. Mit Yaveon ProDocs setzen Sie auf eine leistungs­star­ke Software, die Ihr Records Manage­ment aufgrund folgender Features auf das nächste Level hebt:

• Zentrale Dokumentenablage
  Schluss mit der mühsamen Suche in verschiedenen Systemen! Yaveon 365 ProDocs bietet eine zentrale, digitale Ablage, in der alle relevanten Informationen sicher und jederzeit zugänglich sind. Das System ermöglicht auch standortübergreifende Zusammenarbeit, sodass Teams effizient gemeinsam arbeiten können.
• Revisionssicherheit und Compliance
  Erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und Richtlinien mit revisionssicherer Archivierung und lückenloser Nachvollziehbarkeit – ideal für Audits. Nach abgelaufenen Fristen werden Dokumente automatisch gelöscht, was Datensicherheit und Speicherplatz optimiert.
• Automatisierte Workflows
  Beschleunigen Sie Ihre Prozesse durch automatisierte Freigaben, Erinnerungen und Abläufe. So bleiben Fristen im Blick und manuelle Fehler werden reduziert.
• Transparenz und Kontrolle
  Detaillierte Zugriffsrechte und Versionskontrolle sorgen dafür, dass nur Befugte auf Dokumente zugreifen können. Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar.
• Versionierung
  Mit Yaveon 365 ProDocs haben Sie stets Zugriff auf frühere Versionen, alle Änderungen sind transparent dokumentiert.
• Vordefinierte Aktenstruktur
  Dokumente werden automatisch in eine digitale Aktenstruktur eingeordnet. Die Zuordnung erfolgt vollautomatisch und unterstützt auch Verknüpfungen mit mehreren Akten oder Prozessen für höhere Effizienz.