Revisionssichere Archivierung einfach erklärt

Für die revisionssichere Archivierung von Daten gelten folgende gesetzliche Grund­lagen:

Datenschutzgrundverordnung, DSGVO

Einige wesentliche Regelungen der DSGVO sind die Begrenzung des Spei­chers sowie feste Aufbewah­rungs­­pflich­ten, Integrität und Vertraulichkeit, die Minimierung von Daten sowie das Recht auf Löschung. Unter anderem diese Vorgaben müssen bei der revi­sions­sicheren Archivierung be­rück­sichtigt werden.

Grundsätze zur ordnungs­mäßigen Füh­rung und Aufbewahrung von Bü­chern, Aufzeichnungen und Unter­lagen in elektronischer Form so­wie zum Datenzugriff (GoBD)

Einige wesentliche Grundsätze der GoBD sind die Nachvoll­ziehbarkeit und Nachprüf­barkeit, Vollständigkeit und Korrektheit, Ordnung und Klarheit sowie die Unveränderbarkeit von Daten und deren Sicherheit. Sind diese Kri­terien erfüllt, ist eine GoBD-konforme revisions­sichere Archi­vierung gewähr­leistet.

IT-Sicherheitsgesetz

Das IT-Sicherheits­gesetz beinhaltet Re­geln für den Schutz Kritischer Infra­struk­turen (KRITIS) und ist für Unter­nehmen, die kritische Infra­struk­tur betreiben, zwingend zu er­füllen. Sie sind verpflichtet, ange­messene Vor­keh­rungen organisatorischer sowie technischer Art treffen, um Verfügbar­keits­störungen, Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit zu gewähr­leisten.

Schutz von Geschäftsgeheimnissen

Dem Schutz von Geheimnissen unter­liegen solche Informationen, die kom­merzielles Interesse stützen. Auch die­se Regelung ist eine gesetzliche Grund­lage. Typischer­weise handelt es sich dabei um Produktions­verfahren, Konstruktions­pläne und Kunden­über­sichten. Um den Schutz von Ge­schäfts­­geheim­nissen zu gewähr­lei­sten, sind organisatorische und tech­nische Maßnahmen nötig. So muss die digitale Daten­haltung immer dem neues­ten Stand der Technik ent­spre­chen.

Die GoBD regeln die Anforderungen, die an die revisions­sichere Archivierung gestellt werden. Der Begriff Revisions­sicherheit umfasst das vollständige Verfahren, das beim revisions­sicheren Archivieren durch­laufen wird, weshalb man es auch als Verfahrensdokumentation bezeichnet. Die revisionssichere Dokumentation umfasst:

• Informationen, welche Prozesse und Techniken eingesetzt werden
• Angaben zur genutzten Software
• Informationen, auf welche Weise die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten

Der Fokus liegt darauf, die Überprüf­barkeit und Nachvollzieh­barkeit sicherzustellen. Unternehmen greifen zumeist auf den „Code of Practice“ zurück. Er wurde vom „Verband Organisations- und Informations­systeme“ (VOI) ins Leben gerufen und dient als Orientierungs­hilfe, um elektro­nische Unterlagen rechtlich konform zu verwalten.

Es gibt folgende Grundsätze zur revisionssicheren Archivierung:

Sicherheit des Gesamtverfahrens

Die Archivierung von Dokumenten muss schnellstmöglich nach deren Eingang oder Erstellung erfolgen. Die Prozess­doku­mentation hält fest, welche Unterlage zu welchem Zeitpunkt archiviert oder geändert wurde.

Ordnungsmäßigkeit und Veränderungsschutz

Es ist sicherzustellen, dass elektronisch archivierte Doku­mente vollständig mit dem Original übereinstimmen und nicht nachträglich verändert werden können.

Vollständigkeit

Für eine revisionssichere Archivierung muss gewährleistet sein, dass Dokumente beim Übertragen ins Archiv nicht verloren gehen. Sie müssen vollständig vorgehalten werden.

Aufbewahrungsfrist

Dokumente dürfen erst gelöscht werden, wenn die Aufbewahrungs­pflicht von in der Regel zehn Jahren vollständig abgelaufen ist.

Auffindbarkeit

Archivierte Dokumente müssen immer und schnell auffindbar sein. Dafür können zum Beispiel Metadaten hinterlegt werden.

Einige wesentlichen Vorteile der revisionssicheren Archivierung sind:

• Sicherheit, denn revisionssicher archivierte Dokumente können nicht verloren gehen.
• Transparenz und Überblick, denn Änderungen an Dokumenten lassen sich nachvollziehen.
• Schnelles Finden von Dokumenten, denn die Suche erfolgt über Meta­daten. Der Zugriff erfolgt per Klick.
• Rechtskonforme Aufbewahrung, da die revisionssichere Archivierung die Anforderungen der GoBD erfüllt.
• Zeitersparnis, da die digitale Ablage von Dokumenten und deren Suche schneller verlaufen als analog.
• Zugriff auch von unterwegs, da die Unterlagen digital von überall via Zugriffsdaten einsehbar sind.

Die GoBD geben vor, dass eingehende und ausgehende Dokumente rechtskonform zu archivieren sind. Dazu zählen die revisions­sichere E-Mail-Archivierung sowie unter anderem:

• Buchungsbelege
• Geschäftliche Briefe
• Rechnungen
• Aufzeichnungen
• Bankunterlagen
• Dokumente, die steuerrechtlich relevant sind, wie Geschäftsbücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Inventare

Im Zuge der revisionssicheren Archi­vie­rung muss gewährleistet sein, dass das Archi­vierungs­system die personen­bezo­genen Daten nach einem definierten Zeit­raum vollständig löscht. Zudem muss auf Nachfrage jederzeit ersichtlich sein, wel­che Daten zu welchem Zweck und an wel­cher Stelle archiviert sind.

Die allgemeine digitale bzw. elektronische Archivierung umfasst die Möglichkeit, Doku­mente digital abzulegen. Sie muss jedoch keine strikten Vorgaben erfüllen. Die revisions­sichere Archivierung hingegen unterliegt zahlreichen rechtlichen Vor­gaben zum Beispiel durch die GoBD.

Um revisionssicher zu archivieren, sind grundsätzlich keine speziellen Software­lösungen nötig. Die Ablage kann auch in einer Dateistruktur auf einem Fileserver erfolgen, meist als PDF. Das ist jedoch sehr auf­wändig und birgt das Risiko, den Über­blick zu verlieren. Um maximale Trans­parenz sicherzustellen, die Arbeits­pro­zes­se effizient zu gestalten und Zeit zu spa­ren, eignet sich ein Dokumenten­ma­nage­ment­system. Statt in Insel­lösun­gen zu arbeiten, übernimmt ein gutes DMS

• das Einlesen mittels OCR,
• die Archivierung mittels Verschlag­wortung,
• die Dokumentation von Änderungen samt Versionierung
• und die Ausgabe von Dokumenten bei Bedarf.

Über Erinnerungen weist die all-in-one-Lösung zudem auf Fristen hin.

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