Revisionssicherheit einfach erklärt

Veröffentlicht Juli 19, 2022

Digitale Signatur auf einem holografischen Dokument mit Smartphone.

Was ist Revisionssicherheit?

Von Revisionssicherheit ist die Rede, wenn Informationen in elektronischer Form so aufbewahrt werden, dass sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind.

In diesem Artikel:

Für welche Art von Daten gilt die Revisionssicherheit?

Revisionssicherheit betrifft hauptsächlich solche Daten, die auf Grund rechtlicher oder gesetzlicher Anforderungen unveränderbar aufbewahrungspflichtig und -würdig sind. Dazu zählen beispielsweise handels- oder steuerrechtliche Anforderungen. Aber auch allgemeine rechtliche Anforderungen (z. B. Produkthaftung) oder rechtliche Anforderungen im pharmazeutischen oder medizintechnischen Umfeld fallen darunter. Die revisionssichere Archivierung spielt vor allem dann eine Rolle, wenn lange Aufbewahrungsfristen gegeben sind. In manchen Anwendungsfällen ist gar eine Zertifizierung der elektronischen, revisionssicheren Archivierung erforderlich, z. B. im Handels- und Steuerrecht.

Welche Merkmale gibt es für Revisionssicherheit?

Vollständigkeit

Es muss sichergestellt sein, dass bei der Archivierung keine Informationen (z.B. Dokumente) verloren gehen. Dazu gehören auch die Metadaten, besonders wenn die Dokumente elektronisch erstellt und signiert wurden.

Unveränderbarkeit

Die Archivierung der Informationen muss so erfolgen, dass sie nicht verändert werden können.

Ordnungsmäßigkeit

Dokumente müssen so aufbewahrt werden, dass rechtliche sowie unternehmensinterne Richtlinien erfüllt werden und die Zusammenhänge nachvollziehbar sind.

Wiederauffindbarkeit

Daten und Informationen müssen so archiviert werden, dass sie jederzeit auffindbar sowie abrufbar sind.

Nutzung nur durch Berechtigte

Die Archivierung muss so erfolgen, dass nur berechtige Personen darauf zugreifen können.

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Welche Vorteile bietet Revisionssicherheit?

Optimierte Geschäftsprozesse

Dank passender Suchmechanismen und verbesserter Informationsstruktur sind Dokumente ganz unkompliziert auffindbar. Kunden-, interne oder sonstige Anfragen können so schneller bearbeitet werden.

Weniger Fehler

Weil die revisionssichere Ablage sicherstellt, dass Dokumente nicht mehrfach abgelegt werden, werden gespeicherte Unterlagen auf ein Minimum reduziert. Das führt dazu, dass weniger Fehler im Umgang mit den Daten gemacht werden.

Schäden vorbeugen

Revisionssichere Archivierung beugt finanziellen Schäden durch Strafzahlungen und damit verbundenen Imageschäden vor, denn Dokumente können nicht verloren gehen.

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Ihre Vorteile auf einen Blick:

Revisionssichere Archivierung: Garantiert unveränderbare Dokumente, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen – von der GoBD bis hin zu internationalen Standards.
Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Dank der integrierten Versionierung und Nachvollziehbarkeit von Änderungen behalten Sie jederzeit den Überblick über Änderungen und Zugriffe.
Sichere Aufbewahrung: Schützen Sie Ihre sensiblen Daten mit hochmodernen Sicherheitsmechanismen und stellen Sie sicher, dass keine Information verloren geht.
Einfach und benutzerfreundlich: Yaveon ProDocs ist so konzipiert, dass Sie und Ihr Team ohne langen Schulungsaufwand sofort produktiv arbeiten können.

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