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Versionierung bezeichnet den Prozess der Verwaltung verschiedener Versionen oder Entwürfe eines Dokuments. Durch ein leistungsfähiges Versionierungssystem können alle Änderungen, die im Laufe der Zeit an einem Dokument vorgenommen werden, genau nachverfolgt werden.
Bei jeder Änderung an einem Dokument wird die „neue“ Dokumentversion im dafür vorgesehenen Archiv abgelegt. Sie stellt somit eine Information dar, die eindeutig zugeordnet werden kann, um die Versionsstände der betroffenen Unterlage einsehen zu können. Der gesamte Dokumentenlebenszyklus kann so zu jederzeit eingesehen und nachvollzogen werden.
Typischerweise wird ein Dokument von einer Person erstmalig angelegt und beispielsweise als V1 gespeichert. Dieses wird nun überarbeitet und als V2 abgelegt. Ob die Änderung dabei vom Ersteller oder von einer zweiten Person umgesetzt wird, spielt keine Rolle. Die Versionsführung kann ohne Begrenzung bei Änderungen fortgeführt werden.
Es gibt zahlreiche Gründe, die für Versionierung sprechen. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um die folgenden:
Versionierung ist immer dann sinnvoll, wenn die Nachvollziehbarkeit vollzogener Änderungen relevant ist. Typischerweise handelt es sich dabei um:
Die bearbeitende Person gibt an, wann ein Dokument vollständig bearbeitet ist. Die entstandene Dokumentenversion wird nun manuell als neue Datei gespeichert – die Versionierung beginnt. Um die Version zu kennzeichnen, gibt der Bearbeiter wichtige Informationen wie Nummer oder Beschreibung an und kennzeichnet so die jeweilige Version.
Bei der automatischen Versionierung setzen die Anwender typischerweise auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), also Software. Die darin enthaltene Versionsverwaltung legt die Datei automatisch entweder in einem Verzeichnis oder einer Datenbank ab. Dokumente werden so mit einem Zeitstempel und einer Benutzerkennung versehen.
Versionsverwaltung meint das System der automatischen Versionierung mittels Software, mit dem Änderungen an Dokumenten erfasst werden. Die Hauptaufgaben einer Versionsverwaltung sind:
Für die Versionierung von Dokumenten machen Regeln Sinn. Damit die Bearbeitungsstadien von Dateien vollständig nachvollzogen werden können, ist eine durchgängige Versionierung unumgänglich. Das häufigste und einfachste Beispiel hierfür ist die Versionierung anhand natürlicher Zahlen (Version 1, Version 2 etc.) als Nummerierung. Dabei ist es wichtig, verwirrende oder zu viele Informationen zu vermeiden.
Erfolgt die Versionierung automatisch, wird meist ein Protokoll aller Bearbeitungsschritte abgespeichert. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes kann so eingesehen und nachvollzogen werden. Zeitstempel und Benutzerkennung sind weitere typische Merkmale für die Versionierung eines Dokuments. Bei manueller Versionierung müssen diese Schritte händisch vollzogen werden. Hier ist auf maximale Sorgfalt zu achten, da schnell Lücken oder Fehler entstehen können.
In der Regel werden Versionsnummern als Nummerierung vergeben, um den Stand eines Dokuments voneinander unterscheiden zu können. Es gibt kein fixes Regelwerk. Folgende Reihenfolge ist jedoch zu empfehlen:
Die ISO 9001:2015 fordert, dass Dokumente aktiv verwaltet werden müssen. Sie müssen dafür in angemessenem Umfang beschrieben, geprüft und genehmigt sowie innerhalb des eigenen Unternehmens gelenkt werden.
Im Kapitel 7.5 „Dokumentierte Informationen“ werden vielfältige Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem und die dafür notwendigen Dokumente gestellt. Der Begriff „Dokumentierte Information“ umfasst dabei jede Form von Aufzeichnungen, einschließlich klassischer Dokumente wie z.B. Arbeitsanweisungen. Die Beschreibung muss folgende Punkte umfassen:
Zudem müssen die betroffenen Dokumente Mitarbeitern auf eine angemessene Weise zugänglich und vor Manipulation und versehentlichen Änderungen geschützt sein.
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