Revisionssichere Archivierung ist die unveränderbare, nachvollziehbare und gesetzeskonforme Speicherung von Daten über definierte Zeiträume.
Vertragsmanagement umfasst Anwendungen, mit denen Verträge vorbereitet, unterzeichnet, gespeichert und umgesetzt werden. Das Vertragsmanagement erstreckt sich dabei über den gesamten Vertragslebenszyklus von der Initiierung eines Vertrags bis hin zu dessen Verlängerung und Kündigung. Dies beinhaltet ebenfalls die Vorhaltung sämtlicher Vertragsrelevanten Dokumente und Rahmenbedingungen für einen definierten Zeitraum. Im Englischen wird Vertragsmanagement als Contract Management bezeichnet.
Vertragsmanagement umfasst den Aufbau, die Pflege sowie die Steuerung eines (analogen oder digitalen) Vertragsmanagement-Systems.
Vertragsmanagement umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben:
In vielen Fällen wird Vertragsmanagement in zwei Bereiche unterteilt:
Das Vertragscontrolling bewertet Risiken, die durch laufende Verträge entstehen können, anhand verschiedener Maßnahmen und gesammelter Informationen. Damit das Vertragscontrolling zuverlässig erfolgen kann, ist transparenter Vertragsbestand notwendig. Als Hilfsmittel werden meist Excel-Tabellen oder eine speziell darauf ausgelegte Software-Lösung herangezogen.
Vertragscontrolling erfüllt folgende Aufgaben:
Dabei werden Daten bewertet wie:
Vertragsverwaltung ist dafür zuständig, das Management von Verträgen in Unternehmen effizient abzuwickeln.
Sie umfasst Aufgaben wie:
In einigen Fällen fallen teilweise auch die Digitalisierungsprozesse von Papier-Unterlagen in den Bereich der Vertragsverwaltung
Der typische Prozessablauf im Vertragsmanagement umfasst fünf Schritte:
Zunächst werden Ziele, Erwartungen und weitere Bedingungen für einen Vertrag gesammelt. Doch bevor ein Vertrag aktiv werden kann, muss das Dokument erstellt werden. Unter die Vertragserstellung fällt auch das Sammeln aller Informationen, die für den Vertrag erforderlich sind.
In der zweiten Phase stehen das Routing, also die Lenkung, des Dokuments sowie Verhandlungen im Fokus. Berücksichtigt werden dabei sämtliche Workflows, die Teil des Sendens, Bearbeitens sowie Verhandelns eines neu erstellten Vertrags sind. Das kann sich sowohl auf externe als auch interne Akteure beziehen. Im nächsten Schritt werden die Inhalte geprüft und freigegeben.
Ein zwar kleiner aber enorm wichtiger Schritt des Vertragsmanagement-Prozessablaufs ist das Signieren des Dokuments. Nur mit einer korrekten, rechtssicher getätigten sowie verifizierbaren digitalen Unterschrift ist ein Vertrag zuverlässig rechtmäßig. Mittlerweile lässt sich das auch mit Hilfe einer rechtsgültigen elektronischen Signatur realisieren.
Ist der Vertrag vollständig erstellt und in Kraft getreten, geht es an dessen Erfüllung. Aufgaben, Fristen und Co. gehen dabei im hektischen Alltag schnell unter. Um das zu verhindern, unterstützen Vertragsmanagement-Systeme und versenden automatisierte Reminder und Aufgaben.
Ist ein Vertrag erfüllt, wird dieser in der Regel mit Kündigungsschreiben beendet und im Anschluss archiviert. Am einfachsten und effizientesten erfolgt eine digitale Archivierung über ein Dokumentenmanagementsystem.
Der Einkauf ist dafür zuständig, Verträge mit Lieferanten aber auch weiteren Geschäftspartnern zu erstellen und abzuwickeln.
Vertragsabwicklung und Vertragserstellung von Verträgen mit Kunden.
Die Rechtsabteilung kümmert sich darum, dass gesetzliche sowie gesellschaftsinterne Vorschriften eingehalten werden.
In den Aufgabenbereich der Personalabteilung fallen die Verarbeitung von Arbeitsverträgen, Bewerbungen, Abmahnungen, Arbeitszeugnissen und vielen mehr.
Die IT-Abteilung verwaltet typischerweise Software- sowie Leasingverträge, die sich meist auf Hardware beziehen.
Die Buchhaltung ist dafür zuständig, Rechnungen (manuell oder automatisiert) zu erstellen, zu verwalten und abzulegen.
Die Kundenbetreuung hat die Aufgabe, die wesentlichen Vertragsinhalte im Blick zu behalten, um in kurzer Zeit Auskunft geben zu können.
In den Aufgabenbereich der Revision fallen das Qualitätsmanagement sowie (besonders im regulierten Umfeld) die Sicherstellung, dass Verträge auditfähig sind.
Das Controlling plant, steuert und analysiert auf Basis bestehender Verträge.
Die Geschäftsführung ist dafür zuständig, das interne Kontrollsystem aufzubauen sowie potenzielle Kosten zu reduzieren, indem sie Vertragsrisiken einschätzt und entsprechend handelt.
Die Vorteile, die Vertragsmanagement mit sich bringt, sind von Unternehmen zu Unternehmen individuell ausgeprägt.
Im Wesentlichen sind es jedoch zwei:
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Risiken, die ohne ein Vertragsmanagement oder mit einer fehlerhaften Ausführung auftauchen können, vermieden werden.
Dabei handelt es sich beispielsweise um:
Die wahrscheinlich einfachste und zuverlässigste Form, Vertragsmanagement erfolgreich umzusetzen, ist Software. Vertragsmanagement-Software und damit digitales Vertragsmanagement basiert auf einer Datenbank. Diese dient als Ablage für Vertragsdokumente, die mit Metadaten versehen werden können. Außerdem können darin weitere Unterlagen wie eine Korrespondenz zum Vertrag oder Termine zugeordnet werden. All das erleichtert es, Verträge oder Informationen gezielt im System zu suchen und den Vertragsbestand entsprechend zu filtern.
Vertragsmanagement-Software ermöglicht es, auch große Mengen an Verträgen korrekt und übersichtlich zu verwalten. Sie ist Teil der Digitalisierung eines Unternehmens. Außerdem bringt sie zahlreichen Einsparpotenziale mit sich: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, da die Verwaltung der Verträge über die Software abgewickelt wird. Erinnerungen an Kündigungen oder Termine erfolgen automatisch.
Vertragsmanagement-Software ist heute deutlich günstiger als noch vor einigen Jahren. Zudem hat der Einführungsaufwand nachgelassen. So sind die Systeme auch für kleine und mittelständische Unternehmen eine gute und realistische Option. Da Verträge für jedes Unternehmen eine bedeutende Rolle spielen, ist Vertragsmanagement-Software in jeder Branche relevant. Im Grund kann jeder Vertrag über digitales Vertragsmanagement verwaltet werden.
Besonders häufig ist das jedoch der Fall bei:
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