Wareneingang einfach erklärt

Eine Ablaufbeschreibung des Warenein­gangs umfasst im Wesentlichen die folgenden Schritte:

1. Warenannahme

Der erste Schritt des Warenein­gangs ist die Warenannahme, bei der der Lieferant die Ware an­liefert. Das entgegen­nehmen­de Unternehmen prüft die Lieferung einmal optisch auf Mängel.
Zudem werden Warenbegleit­papiere geprüft, zum Beispiel die Abladebestätigung, der (CMR-)Frachtbrief und Liefer­schein. Kriterien sind der korrekte Sender und Empfänger, die korrekte Mengen­angabe sowie mögliche Transport­schäden.

2. Wareneingangskontrolle

Bei der Wareneingangs­kontrolle werden Stichproben auf ihre Quali­tät sowie die gesamte Liefe­rung auf Vollständig­keit geprüft. Ist die Kontrolle reibungslos abge­schlossen, wird die ordnungs­gemäße Lieferung bestätigt. Tauchen Fehler auf, kann eine Reklama­tion erfolgen.

3. Waren­bestand im Lager erfassen

Im dritten Schritt wird der Waren­eingang als solcher im Lager erfasst. Die ange­kommenen Güter werden registriert. Unter­nehmen setzen dabei in der Regel auf geeignete Software­lösungen, um die Komplexität zu redu­zieren und Fehler zu vermeiden.

4. Warenerfassung in der Finanzbuchhaltung

Um buch­halterisch korrekt und für Betriebs­prüfungen vorbereitet zu sein, werden die Waren in einem ERP-System voll­automa­tisch auf die ent­sprechen­den Konten der Finanz­buchhaltung gebucht.

5. Waren einlagern

Nun erfolgt die Ver­teilung der einge­gangenen Waren im Lager an die ent­sprechenden Lager­plätze.

Zudem erfassen und prüfen Unternehmen über den gesamten Wareneingang hinweg relevante Kennzahlen, die Aufschluss über die Güte des Prozesses geben. Beispiele hierfür sind die Zuverlässigkeit von Liefe­ranten, die Menge an Reklamationen oder reibungslose Qualitätskontrollen. Um den Ablauf des Wareneingangs effizient zu gestalten, greifen viele Unternehmen auf eine Checkliste zurück. Diese umfasst die wesentlichen Prozesspunkte und gibt besonders für den Bereich der Qualitäts­kontrolle wichtige Anhaltspunkte.

Bei der korrekten finanzbuchhalterischen Protokollierung wird zwischen der be­stands­orientierten und der aufwands­orientierten Buchung der Wareneingangs unterschieden.

Bei der bestandsorientierten Buchung wird der Wareneingang als Erhöhung des Warenbestands erfasst, d.h., die Waren erscheinen als Vermögenswerte in der Bilanz. Diese Variante bietet sich vor allem für solche Unternehmen an, die über ein umfangreiches Lager verfügen und den Wert ihres Lagerbestands exakt erfassen müssen.

Im Gegensatz dazu wird bei der aufwands­orientierten Buchung der Wareneingang direkt als Aufwand verbucht, d.h., die Waren werden sofort in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Diese Variante bietet sich besonders für Dienstleistungs­unternehmen oder kleinere Betriebe an, für die das Warenlager weniger relevant ist bzw. die Waren schnell verbraucht werden.

Typische Maßnahmen, um den Waren­eingang zu optimieren sind:

• Automatisieren der anfallenden Pro­zesse, zum Beispiel durch den Einsatz von Barcodes und die Möglichkeit, diese zu scannen.
• Mitarbeiterschulungen, damit die zu­ständigen Personen exakt über ihre Aufgaben sowie Tätigkeiten informiert sind und sie schneller sowie fehlerfrei erfüllen.
• Richtlinien festlegen, damit die Pro­zesse rund um den Waren­eingang konstant und effizient verlaufen.
• Die Beziehungen zu den Lieferanten prüfen und wo nötig anpassen. Gute und zuverlässige Lieferanten stellen sicher, dass der Wareneingang pro­blem­los erfolgt und verbessern so den gesamten Prozess.
• Das Lager und dessen Organisation modifizieren, um die eingegangenen Güter passgenau zu platzieren und einfach wiederfinden zu können.
• Kontinuierliche Verbesserung, wenn mangelhafte Prozesse auffallen oder Optimierungspotenziale bekannt werden.

In regulierten Branchen wie der Pharma-, Medizintechnik-, Chemie-, Lebensmittel-, Kosmetik- und Biotechnologieindustrie gibt es im Wareneingang besondere Anforde­rungen und Vorschriften, die über die normalen Prozesse hinausgehen. Diese Vorschriften sind notwendig, um die Sicherheit, Qualität und Konformität der Produkte sicherzustellen. Die wichtigsten Besonderheiten im Wareneingang in diesen Branchen sind:

1. Strenge gesetzliche Anforderungen

Regulierungsbehörden wie die FDA (Food and Drug Administration) in den USA, die EMA (European Medicines Agency) und die EU-Kosmetikverordnung (EG Nr. 1223/2009) in der EU sowie die EFSA (European Food Safety Authority) legen präzise Vor­schriften für den Umgang mit Materialien und Produkten fest. Diese Anforderungen müssen strikt eingehalten werden, um die Sicher­heit der Endprodukte zu gewährleisten.

2. Qualitätskontrolle und Prüfprozesse

Alle eingehenden Waren müssen strengen Prüfungen unterzogen werden. Diese Prüfungen umfassen:

• Physika­lische Über­prüfungen (z.B. Gewicht, Verpackung, Unversehrt­heit).
• Chemische Tests (z.B. Reinheit, Zusammensetzung bei Rohstoffen).
• Mikrobiologische Tests (z.B. Kontaminationsfreiheit, besonders relevant in der Kosmetik- und Biotechno­logie­industrie).

Oft sind spezifische Prüfmethoden und -protokolle vorgegeben, die dokumentiert und auditierbar sein müssen.

3. Dokumentations- und Rückverfolgbarkeitspflichten

Jede Ware, die den Wareneingang durchläuft, muss vollständig dokumentiert werden. Wichtige Punkte sind:

• Chargenrückverfolgbarkeit: Jede Charge eines Produkts oder Rohstoffs muss durch die gesamte Lieferkette verfolgt werden können.
• Konformitätszertifikate (z.B. für Medizinprodukte, Analysenzertifikate bei Pharma- und Chemie­rohstoffen).
• Eingangsprotokolle: Jede Inspektion und jeder Test muss aufgezeichnet werden, um eine lückenlose Nachweisbarkeit zu gewährleisten.

4. GMP (Good Manufacturing Practice)

In den regulierten Industrien gelten die GMP-Richtlinien, die den Wareneingang stark beeinflussen. Diese Richtlinien schreiben unter anderem vor:

• Hygienevorschriften für den Umgang mit Produkten.
• Spezifische Lager­bedingun­gen für temperatur­empfind­liche oder verderb­liche Waren (z.B. Kühl­ketten).
• Validierung von Prozessen, um sicherzustellen, dass Materialien und Produkte die festgelegten Qualitäts­standards erfüllen.

Mehr zu GMP (Good Manufacturing Practice).

5. Supplier Qualification

Lieferanten müssen in regulierten Branchen oft vorab qualifiziert und regelmäßig überprüft werden. Das bedeutet:

• Auditierungen von Lieferanten durch das Unternehmen selbst oder durch externe Auditoren.
• Zertifizierungen des Lieferanten, die belegen, dass er die Anforderungen der jeweiligen Regulierungs­behörden erfüllt.
• Kontinuierliches Monitoring der Lieferantenleistung und Einhaltung von Qualitäts­standards.

6. Regelmäßige Audits und Inspektionen

Unternehmen in regulierten Bran­chen unterliegen regelmäßigen Audits durch Aufsichtsbehörden oder interne Qualitätsteams. Der Wareneingang ist ein zentraler Punkt, da Fehler hier die gesamte Produktion gefährden können.

7. IT- und Datensysteme

Viele regulierte Branchen setzen spezialisierte IT-Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planning) oder LIMS (Laborinformations- und Managementsysteme) ein, um den Wareneingang effizient zu verwalten. Diese Systeme müssen in der Lage sein, die strengen Anforderungen an Datenintegrität, Rückverfolgbarkeit und Bericht­erstattung zu erfüllen.

ERP-Systeme spielen als Software für den Wareneingang eine große Rolle, denn sie schaffen die Möglichkeit, dass dieser automatisiert abgewickelt werden kann. Der Wareneingang kann mit einem ERP-System digitalisiert werden. Nicht nur der Eingang und die einzelnen Waren werden im ERP erfasst, sondern auch Qualitäts­kontrollen sowie das Management mit den Lieferanten lässt sich damit unterstützen.

Häufig kommen dabei Scannerlösungen zum Einsatz. Über die Scangeräte werden Barcodes erfasst, um fehlerfreie Daten­eingaben in das System zu ermöglichen. Ein digitalisierter Wareneingang reduziert zudem die Fehlerquote, da manuelles Versagen ausgeschlossen wird. ERP-Systeme sind außerdem in der Regel so ausgelegt, dass sie den einschlägigen Regularien gerecht werden und ermöglichen Nachweise im Falle einer Betriebsprüfung sowie bei Audits.

Audits finden in Unternehmen statt, um sicherzustellen, dass vorgegebene Pro­zesse kontinuierlich und korrekt ablaufen. Um das sicherzustellen, müssen für die verschiedenen Prozesse im Wareneingang der korrekte Ablauf und eine vollständige Dokumentation gewährleistet sein. Umge­kehrt helfen interne Audits Unter­nehmen dabei, den eigenen Prozess zu verbessern. Werden beispielsweise die eigenen Liefe­ranten auditiert, zeigen sich Verbes­ser­ungs­möglichkeiten, die wieder­um den Wareneingang beschleu­nigen und erleichtern.

Die ERP-Branchenlösung Yaveon 365 kann im Wareneingang erheblich zur Optimierung der Prozesse beitragen, ins­besondere in Unternehmen, die auf die Anforderungen der chargenorientierten Fertigung spezialisiert sind. Hier sind einige Möglichkeiten, wie unsere Lösunge im Wareneingang helfen kann:

• Chargenrückverfolgung: Chargenverwaltung ist eine zentrale Funktion von Yaveon 365. Jede Lieferung wird einer Charge zugeordnet, die während des gesamten Produktionsprozesses verfolgt wird. Dies ermöglicht eine lückenlose Chargenrückverfolgung der Waren vom Wareneingang bis zum Endprodukt.
• Automatisierte Qualitätskontrolle: Beim Wareneingang können auto­ma­tisch Prüfungen und Qualitäts­kontrollen angestoßen werden. Abhängig von den Wareneingangs­bedingungen und dem Lieferanten können spezifische Prüfpläne aktiviert werden, um die Qualität der eingehenden Waren zu prüfen.
• Integration mit Lieferanten: Das System ermöglicht eine enge Inte­gration mit Lieferanten. Eingehende Lieferungen lassen sich sofort mit den zugehörigen Bestellungen und Lieferantenverträgen abgleichen, was Fehler reduziert und eine schnellere Bearbeitung im Wareneingang gewährleistet.
• Optimierte Lagerplatzverwaltung: Yaveon 365 hilft bei der Zuweisung von Lagerplätzen für eingehende Waren. Dank der Integration mit der Lagerverwaltung wird sofort der passende Lagerort basierend auf Verfügbarkeit und Lagerstrategie vorgeschlagen, was den Wareneingangsprozess beschleunigt. Zudem ermöglicht das System eine platzsparende Lagerung und vermeidet unnötige Sperrlager, da der variable Chargenstatus klar anzeigt, welche Waren verfügbar und welche gesperrt sind.
• Dokumentenmanagement: Alle wichtigen Dokumente, wie Liefer­scheine und Prüfprotokolle, können direkt im System verwaltet und archiviert werden. Das erleichtert das Arbeiten im Papierlosen Umfeld und sorgt dafür, dass die benötigten Informationen immer verfügbar sind.
• Echtzeit-Bestandsaktualisierung: Nachdem der Wareneingang ins System eingetragen wurde, werden die Bestände in Echtzeit aktualisiert. Dies gewährleistet, dass der Lagerbestand stets auf dem neuesten Stand ist, was Transparenz und eine genaue Bestandsführung ermöglicht.
• Benachrichtigungen und Workflows: Yaveon 365 ermöglicht es, Workflows und Benachrichtigungen einzurichten. Zum Beispiel können automatische Benachrichtigungen an die Quali­täts­abteilung oder an den Einkauf gesendet werden, wenn bestimmte Bedingungen (z. B. Qualitäts­mängel) auftreten.
• Compliance und gesetz­liche Anforderungen: Das System unter­stützt die Einhaltung von Branchen­vorschriften und gesetz­lichen Anforderungen. Dies ist besonders wichtig in regulierten Industrien, wo strikte Richtlinien für den Wareneingang gelten.