Die 10 wichtigsten Vorteile von ERP-Systemen, um jedes Unternehmen und jede Abteilung auf die nächste Stufe zu heben. Jetzt mehr erfahren!
Zusammenfassung:
Ein effizienter Wareneingang ist entscheidend für einen reibungslosen Lager- und Produktionsprozess. Verzögerungen, falsche Etikettierungen oder unvollständige Lieferungen können die gesamte Lieferkette beeinträchtigen und Kosten verursachen. Um dies zu verhindern, sollten Unternehmen die Digitalisierung und Strukturierung des Wareneingangsprozesses forcieren, um so Aufwand zu reduzieren und die Kontrolle zu erhöhen. Ziel ist es, typische Probleme wie unvollständige Sendungen oder fehlerhafte Dokumentationen zu minimieren.
Der Wareneingang ist die Schnittstelle zwischen Lieferant und Lager – und der erste Schritt im innerbetrieblichen Materialfluss. Hier werden angelieferte Waren entgegengenommen, geprüft und für die Einlagerung vorbereitet. Was einfach klingt, birgt im Alltag viele Stolpersteine: Unvollständige Sendungen, fehlende Dokumente oder falsche Artikelnummern sind keine Seltenheit.
Typische Aufgaben im Wareneingang sind:
Ein strukturierter Wareneingangsprozess stellt sicher, dass alle nachgelagerten Lager- und Produktionsprozesse zuverlässig ablaufen können. Denn: Fehler, die hier passieren, wirken sich oft auf den gesamten Ablauf aus.
Ein gut geplanter Wareneingang beginnt nicht erst bei der Anlieferung – und endet nicht mit dem ersten Scan im Lager. Der gesamte Prozessablauf im Wareneingang umfasst mehrere Schritte, die nahtlos ineinandergreifen müssen. Nur so lässt sich vermeiden, dass fehlerhafte Waren weiterverarbeitet oder unvollständige Sendungen versehentlich eingelagert werden.
Der typische Ablauf im Wareneingang gliedert sich in fünf zentrale Schritte:
Die Lieferung wird entgegengenommen, dokumentiert und zunächst auf äußere Schäden geprüft. Bei offensichtlichen Mängeln – etwa beschädigten Verpackungen oder falscher Temperaturführung – kann die Annahme verweigert werden. In vielen Unternehmen erfolgt zu diesem Zeitpunkt auch ein Abgleich mit dem Lieferavis – sofern digital vorhanden.
Es folgt die Kontrolle auf Vollständigkeit, Artikelnummern, Chargen, Mengen und ggf. Qualität – je nach Branche und Prüfprozess. Mängel oder Abweichungen werden dokumentiert, ggf. fotografisch erfasst und führen zur Rücksprache mit dem Einkauf oder zur Einleitung eines Sperrprozesses.
Sind die gelieferten Positionen korrekt, erfolgt die systemseitige Buchung im ERP- oder LVS-System. Diese Buchung ist Voraussetzung für die interne Weiterverarbeitung – von der Einlagerung bis zur Produktionsfreigabe.
Die Ware wird einem Lagerplatz zugewiesen – automatisiert oder manuell. Dabei kann zwischen verschiedenen Bereichen unterschieden werden: etwa dem Hochregallager, einem Fachbodenlager oder einem Sperrlager.
Der letzte Schritt: Die physische Einlagerung nach Vorgabe, inklusive Rückmeldung ins System. In modernen Lagerprozessen erfolgt dies meist mit mobilen Endgeräten oder Scannern – für weniger Papier, weniger Fehler und mehr Tempo.
Papierformulare, manuelle Einträge und fehlende Transparenz – viele Unternehmen arbeiten im Wareneingang noch mit Prozessen, die unnötig fehleranfällig und zeitaufwendig sind. Die Folgen zeigen sich nicht sofort, aber sie summieren sich schnell: in Form von Rückfragen, Verzögerungen und hohen Folgekosten.
Typische Risiken nicht digitalisierter Wareneingänge:
Ein analoger Wareneingang ist also nicht nur ein Effizienzproblem – er birgt konkrete Risiken für Qualität, Lieferfähigkeit und Kostenkontrolle. Dagegen schaffen optimierte Wareneingangsprozesse dank bewährter Methoden und unterstützender Technologien die nötige Transparenz, vermeiden Fehlerquellen und bilden die Grundlage für verlässliche, schlanke Lagerprozesse.
Die 5S-Methode stammt aus dem Lean Management und verfolgt ein klares Ziel: Arbeitsplätze standardisieren, Verschwendung vermeiden und Prozesse durch Ordnung verbessern. Gerade im Wareneingang – wo Lieferungen schnell, korrekt und nachvollziehbar bearbeitet werden müssen – ist das Prinzip ein echter Hebel.
Die fünf S stehen für:
Es befindet sich nur das am Arbeitsplatz, was wirklich benötigt wird. Prüfwerkzeuge, Scanner und Lieferscheine liegen griffbereit.
Jeder Gegenstand hat seinen festen Platz, zum Beispiel ein Regal mit klar beschrifteten Fächern für Lieferscheine, Retourenetiketten und Prüfanweisungen.
Regelmäßige Reinigung als Qualitäts- und Sicherheitsmaßnahme. Dazu gehört die tägliche Kontrolle der Arbeitsmittel und Wareneingangsfläche.
Abläufe und Prüfprozesse werden einheitlich dokumentiert und von allen Mitarbeitenden stringent befolgt.
Die Einhaltung der etablierten Standards wird zur Gewohnheit. Das kann zum Beispiel ein täglicher Schichtstart-Check sein.
Mit Farben, Symbolen und visuellen Markierungen werden Wareneingangsprozesse intuitiv verständlich und transparenter – besonders bei wechselndem Personal ein Vorteil.
Die passende Lagerausstattung erleichtert Wareneingänge und verbessert die Nutzung von Raum und Zeit – besonders in hochfrequenten Bereichen.
Ein ERP-System verknüpft alle Prozessschritte – von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Lagerverwaltung – in einem durchgängigen digitalen Ablauf.
Mobile Geräte ermöglichen es, Wareneingänge direkt beim Eintreffen zu erfassen – ohne Papier, mit minimalem Aufwand.
Mit RFID lassen sich Waren automatisch erkennen – selbst verpackt oder gestapelt. Die Technik eignet sich besonders bei großen Mengen oder standardisierten Verpackungen.
OCR-Scanner erkennen gedruckte oder gescannte Textinhalte und wandeln sie in digitale Daten um – ideal für die automatisierte Verarbeitung von Lieferscheinen.
Ein elektronischer Lieferavis informiert das Lager vorab über Lieferungen – noch bevor der Lkw vorfährt.
Nicht jeder Wareneingang muss vollautomatisiert sein – aber ohne klare Abläufe, strukturierte Prozesse und passende Technologien bleibt viel Potenzial ungenutzt. Mit diesem kurzen Selbstcheck erkennen Sie auf einen Blick, wo Ihr Unternehmen steht – und wo es sich lohnt, genauer hinzuschauen.
Je mehr Punkte Sie mit „Ja“ beantworten, desto strukturierter und digitaler ist Ihr Wareneingang bereits.
In der Chemieindustrie ist der Wareneingang mehr als nur Logistik: Er muss Rückverfolgbarkeit, Gefahrstoffmanagement und regulatorische Vorgaben abdecken. Ein digital unterstützter Prozess sorgt hier für Effizienz und Compliance.
Noch an der Rampe wird der Lieferschein per mobiler App gescannt oder fotografiert. Eine integrierte OCR erkennt automatisch alle wichtigen Informationen wie Artikelnummern, Mengen, Chargen und Lieferantendaten. Das ERP-System gleicht die Daten in Echtzeit mit der Bestellung ab – inklusive GHS-Kennzeichnungen und Lagerbedingungen bei Gefahrstoffen. Abweichungen wie falsche Mengen oder fehlende Etiketten werden sofort erkannt.
Die Buchung erfolgt mobil und rollenbasiert. Autorisierte Mitarbeitende weisen der Lieferung direkt einen passenden Lagerort zu, etwa ein Gefahrstofflager mit Zugriffsbeschränkung oder Temperaturkontrolle. Bei prüfpflichtigen Stoffen startet automatisch der QS-Prozess. Die Ware bleibt gesperrt, bis eine Freigabe erfolgt. Fotos, Prüfprotokolle und Dokumente werden digital erfasst und zentral im DMS abgelegt.
Das Ergebnis: Ein sicherer, papierloser Wareneingang mit lückenloser Chargenrückverfolgbarkeit – gesetzeskonform, effizient und bereit für die Weiterverarbeitung.
Ein strukturierter, digitaler Wareneingang funktioniert nur dann reibungslos, wenn alle Informationen, Systeme und Prozessbeteiligten nahtlos zusammenspielen. Genau hier setzt das Yaveon ERP an – mit einer Lösung, die speziell für die Anforderungen der Prozessindustrie erweitert wurde und auf Microsoft Dynamics 365 Business Central basiert.
Bestellabgleich in Echtzeit
Wareneingänge lassen sich direkt mit bestehenden Einkaufsbelegen verknüpfen – automatisch, fehlerfrei und nachvollziehbar.
Echtzeit-Buchung & Lagerbestandsaktualisierung
Sobald die Ware gescannt ist, wird der Bestand systemseitig aktualisiert – ohne Zeitverzug oder doppelte Eingaben.
Integrierte Chargen- und Seriennummernerfassung:
Ideal für regulierte Branchen: Rückverfolgbarkeit ist standardmäßig im Prozess verankert
Anbindung mobiler Geräte:
Barcode-Scanner, Tablets oder MDE-Geräte lassen sich direkt integrieren – für maximale Flexibilität am Wareneingang.
Ein optimierter Wareneingang ist mehr als Effizienzgewinn – er bringt Struktur, Sicherheit und schafft die Grundlage für stabile Abläufe in Lager, Produktion und Einkauf.
Wer auf durchgängige Prozesse, digitale Technologien und ein integriertes ERP-System setzt, reduziert Fehlerquellen, erhöht die Transparenz – und macht aus dem Wareneingang einen echten Wettbewerbsvorteil.
10 Vorteile eines ERP-Systems – Beitrag öffnen
Die 10 wichtigsten Vorteile von ERP-Systemen, um jedes Unternehmen und jede Abteilung auf die nächste Stufe zu heben. Jetzt mehr erfahren!
ERP-Upgrade vs. -Update? Wann brauche ich was? – Beitrag öffnen
Warum ERP Updates in regelmäßigen Intervallen sinnvoll sind, wann sich ein komplettes ERP-Upgrade anbietet und vieles mehr erfahren Sie hier!
Zusätzliche Möglichkeiten durch ERP-Schnittstellen – Beitrag öffnen
Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Chancen durch ERP-Schnittstellen und verraten, worauf Sie unbedingt achten sollten.
