Wareneingangskontrolle einfach erklärt

Wareneingangskontrollen haben das Ziel, Unternehmen wirtschaftlich abzusichern. Sie sollen die Prozesse im Betrieb aufrechter­halten und vermeiden, dass Folgekosten entstehen.

Die wesentliche Aufgabe der Waren­eingangs­kontrolle ist es, sicherzustellen, dass die Menge und Qualität der einge­gangen Waren oder Produkte der Be­stellung entspricht.

Typischerweise führen alle Unternehmen, deren Produkte gewissen Qualitäts­an­forderun­gen erfüllen müssen, Waren­eingangskontrollen durch.

Für die Durchführung der Wareneingangs­kontrollen sind meist Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Lager oder der Ein­kaufs­abteilung, Qualitätskontrolleure so­wie Lieferantenvertreter zuständig.

Es gibt kein Gesetz, das die Waren­ein­gangs­­kontrolle vorschreibt. Jedoch regeln Normen und Anforderungen die Gewähr­leistung von Qualität und Sicherheit von Waren. Um diesen gerecht zu werden, führen Unternehmen meist Warenein­gangs­kontrollen durch.

Es handelt sich dabei um Normen wie:

• Gesetze zur Produkthaftung
• Qualitätsmanagementsysteme nach ISO 9001
• Branchenspezifische Vorschriften

Für eine gründliche Wareneingangsprüfung werden typischerweise Packlisten, Liefer­scheine sowie Protokolle zur Speditions­übergabe geprüft. Bei Lieferungen aus dem Ausland umfasst die Prüfung zudem meist Zollpapiere.

Eine effiziente Möglichkeit, den Waren­eingang zuverlässig zu prüfen, sind Checklisten. Sie sollten folgende Punkt enthalten:

1. Allgemeine Informationen wie Name des Lieferanten und Kontaktinformationen, Bestell­nummer und Rechnungs­nummer, Wareneingangsdatum und Uhrzeit
2. Quantitatives Abgleichen der Bestellung sowie der Einheiten mit der gelieferten Menge
3. Prüfen der beiliegenden Dokumente, zum Beispiel Lieferschein und Rechnung
4. Überprüfen der Verpackung auf Integrität und Konformität
5. Prüfen der Verpackung auf Transportschäden
6. Prüfen der Qualität mittels Stich­proben, Tests sowie bestimmter Inspektionsverfahren
7. Protokollieren von Abweichungen und Mängeln sowie deren Eskalation an die zuständige Abteilung
8. Dokumentation der Über­prüfungen, der Ergebnisse und Maßnahmen auch für die Rückverfolgbarkeit und im Falle von Nachfragen bei Audits

Der Ablauf einer Wareneingangskontrolle umfasst meist Schritte in folgender Reihenfolge:

1. Vorbereiten
   Die Prüfung wird vorbereitet. Dafür werden die nötigen Informationen zusam­men­gesucht, Werkzeuge und Ausrüstung bereitgestellt.
2. Wareneingang
   Die Ware kommt im Unter­neh­men an und wird angenommen.
3. Prüfung
   Es werden die Begleitdokumente sowie die Quantität geprüft und sichergestellt, dass keine Mängel vorliegen.
4. Festhalten Abweichungen
   Festgestellt Mängel oder Abwei­chungen bei der Temperatur werden über das Abwei­chungs­­management dokumentiert und bei Bedarf eskaliert.
5. Dokumentation
   Alle Schritte, die im Zuge der Wareneingangsprüfung durchgeführt wurden, werden dokumentiert.

Es gibt eine ganze Reihe an Methoden für die Wareneingangskontrolle. Die wesentlichen sind:

Die meisten Unternehmen setzen auf die 4-Stufen-Methode, die folgende Schritt umfasst:

1. Sichtkontrolle
2. Dokumentenkontrolle
3. Quantitative Kontrolle
4. Qualitative Kontrolle

Zeitdruck

Das Prüfen von Waren, ins­besondere bei großen Mengen, führt schnell zu zeitlichen Engpässen.

Komplexität

Um manche Waren zuverlässig prüfen zu können, sind besondere Kenntnisse erforderlich, auf die nicht alle Prüfer zurückgreifen.

Managen von Lieferanten

Die Zusammenarbeit mit Liefe­ranten kann zur Heraus­­forderung werden, wenn sich das gegen­seitige Verständnis von Qualität und Leistung verändert. Um Probleme zu vermeiden, empfiehlt sich ein enger Kontakt zu den Lieferanten.

Mängel

Im Zuge der Wareneingangs­prü­fung können Abweichungen auf­fallen und es kann zu Rekla­ma­tionen kommen. Es ist beson­ders wichtig, diese zuverlässig zu dokumentieren und zu eskalieren.

• Eine Checkliste nutzen, die bei der Wareneingangskontrolle durch­gearbeitet wird.
• Wareneingang mit Scannern digitalisieren, um die manuelle Fehleranfälligkeit zu reduzieren.
• Zeiten für die Anlieferung von Waren so legen, dass ausreichend Kapazitäten für die Abwicklung vorhanden sind.
• Qualitätsstandards festlegen, die Kontrolleure als Maßstab für die Prüfung heranziehen können.
• In Stichproben prüfen, um Zeit zu sparen und dennoch Sicherheit zu gewährleisten.
• Automatisierung von Prozesse zur Wareneingangsprüfung, um effizienter arbeiten zu können.
• Die eigene Wareneingangskontrolle regelmäßig überprüfen und analysieren, um Verbesserungs­potenziale zu erkennen und umzusetzen.

In regulierten Branchen unterliegen die Prozesse der Waren­eingangs­kontrolle speziellen An­for­de­rungen und Normen, um die Sicherheit, Qualität und Rückverfolgbarkeit von Pro­dukten sicherzustellen. Hier sind einige der wichtigsten Besonderheiten in der Waren­eingangskontrolle in diesen Branchen: 

Strenge gesetzliche und regulatorische Vorgaben

• Regulierungsbehörden wie die FDA (Food and Drug Administration) in den USA oder die EMA (European Medicines Agency) in Europa setzen strikte Anforderungen an die Qualitätskontrolle und Rückverfolgbarkeit.
• Richtlinien wie GMP (Good Manufacturing Practice) in der Pharmaindustrie oder ISO 13485 in der Medizintechnik legen fest, dass jede Ware, die in die Lieferkette gelangt, den hohen Qualitätsstandards entsprechen muss.  

Dokumentationspflicht

• Es ist eine umfassende Dokumentation erforderlich, um die Einhaltung aller Vorschriften nachzuweisen.
• Chargenprotokolle, Prüfzertifikate, Konformitätsnachweise und andere Qualitätsdokumente müssen sorgfältig geprüft, archiviert und verknüpft werden.
• Besonders in der Pharmaindustrie ist es oft nötig, detaillierte Analysenzertifikate zu prüfen, um sicherzustellen, dass Rohstoffe die Spezifikationen erfüllen.

Rückverfolgbarkeit

• In regulierten Branchen muss die Rückverfolgbarkeit von Material- und Lieferantendaten bis zur Quelle gewährleistet sein. Jede Charge muss identifizierbar und bis zum Ursprungsproduzenten rückverfolgbar sein.
• Oftmals müssen Unternehmen spezielle Kennzeichnungssysteme wie Barcodes oder RFID-Tags verwenden, um lückenlose Chargenrückverfolgung zu gewährleisten. 

Spezialisierte Prüfverfahren

• Neben der visuellen und quantitativen Kontrolle kommen in diesen Branchen häufig spezialisierte Prüfverfahren zum Einsatz. Dazu gehören z. B. chemische Analysen, mikrobiologische Tests oder physikalische Prüfungen, um sicherzustellen, dass die Materialien keine Verunreinigungen oder
• Abweichungen aufweisen.
  In der Medizintechnik und Pharmaindustrie sind besonders hohe Anforderungen an die Sterilität und Partikelfreiheit zu beachten.

Validierung und Qualifizierung

• Regulierungsbehörden fordern oft eine Validierung der Prozesse und Ausrüstung, die in der Wareneingangskontrolle verwendet werden. Das bedeutet, dass alle Prüfmethoden und -instrumente nachweislich zuverlässig und reproduzierbar sind.
• Lieferanten müssen regelmäßig auditiert und qualifiziert werden, um sicherzustellen, dass sie die regulatorischen Anforderungen einhalten.

Risikoanalyse und Stichprobenverfahren

• Vor allem in der Pharma- und Lebensmittelindustrie spielen Risikoanalysen eine große Rolle. Eine umfassende Risikobewertung (z.B. nach dem HACCP-Konzept in der Lebensmittelindustrie) bestimmt, welche Prüfungen am Wareneingang zwingend durchgeführt werden müssen.
• Stichprobenkontrollen werden unter Berücksichtigung der Risikobewertung durchgeführt. Produkte mit hohem Risiko oder aus neuen oder unbekannten Quellen erfordern intensivere Kontrollen.

Temperatur- und Lagerbedingungen

• In bestimmten Branchen, wie der Pharmaindustrie, ist es entscheidend, dass Produkte während des Transports und der Lagerung innerhalb bestimmter
• Temperaturgrenzen bleiben, um ihre Qualität zu gewährleisten. Es werden häufig Temperaturprotokolle oder spezielle Lagerbedingungen (z. B. Kühlketten) überprüft.

Schulung und Qualifikation des Personals

• Das Personal, das in der Wareneingangskontrolle arbeitet, muss speziell geschult und qualifiziert sein, um die Anforderungen der jeweiligen Branche zu verstehen und umzusetzen.
• In regulierten Branchen wird das Thema Schulung besonders streng überwacht, und es wird erwartet, dass alle Mitarbeitenden in qualitätsrelevanten Positionen regelmäßig weitergebildet werden.

ERP-Lösungen bieten zahlreiche Funk­tionen für eine digitale Wareneingangs­kontrolle. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um:

• Dokumente wie Lieferscheine, Emp­fangs­bestätigungen und Rechnungen automatisch erstellen, um Zeit zu sparen und Fehlerquellen zu redu­zieren.
• Datenaktualisierung in Echtzeit, um Informationen zu eingegangenen Waren immer auf dem Laufenden zu halten und den Lagerbestand korrekt einsehen zu können.
• Qualitätssicherung beim Waren­ein­gang, indem Kontrolleure hinter­legte Standards aus dem System abrufen und mit den eingegangenen Waren abgleichen.
• Anbindung von Lieferanten, um die Kommunikation um den Daten­aus­tausch zu automatisieren und effi­zienter zu gestalten.
• Abweichungsmanagement, um im Falle von Mängeln lückenlos zu doku­mentieren und bei Nachfragen sowie in Audits auskunftsfähig und auf der sicheren Seite zu sein.

Yaveon 365 ist eine branchenspezifische ERP-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central, die speziell für die Anforderungen der Prozessindustrie entwickelt wurde. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, regulatorische Anforderungen einzuhalten und Geschäftsprozesse zu optimieren – insbesondere in den Bereichen Chargenverwaltung, Rückverfolgbarkeit und Qualitätskontrolle.

Für die Wareneingangskontrolle bietet Yaveon 365 zahlreiche nützliche Funktionen:

• Chargenverwaltung und Rückverfolg­barkeit: Verfolgt jede Charge vom Wareneingang bis zur Auslieferung, was essenziell für Audits und gesetz­liche Anforderungen ist.
• Qualitätskontrolle: Integrierte Prü­fungen können beim Wareneingang automatisiert ausgelöst und die Ergebnisse dokumentiert werden.
• Konformität und Auditfähigkeit: Dokumentiert den gesamten Prüfprozess und erleichtert die Vorbereitung auf Audits durch umfassende Nachverfolgbarkeit und Validierung.
• Freigabe-Workflows: Materialien werden gesperrt, bis die Qualitäts­kontrollen abgeschlossen sind, was verhindert, dass nicht geprüfte Waren in den Produktionsprozess gelangen.
• Risikobasierte Prüfpläne: Automatisiert Prüfungen basierend auf Risikobewertungen und spart Res­sour­cen, während regulatorische Anforde­rungen erfüllt werden.
• Lieferantenmanagement: Unterstützt die Qualifizierung und Überwachung von Lieferanten, indem Prüfberichte und Qualitätsdaten systematisch erfasst werden.
• Automatisierte Prozesse: Reduziert manuellen Aufwand durch Automati­sierung von Prüfprozessen und Echt­zeit-Daten.
• Berichterstattung: Bietet integrierte Dashboards und Berichte zur Über­wachung der Waren­eingangs­kontrolle und Qualitätssicherung.