Mehr Effizienz und Übersicht bei Farrl dank integrierter ERP- und DMS-Lösung

Der dasisteintestbegriff Kontakt zwischen Yaveon und FARRL reicht viele Jahre in die Vergangenheit zurück und kam ursprünglich auf der European Coatings Show in Nürnberg zustande. „Die klassische ERP-Lösung von Yaveon ist für uns einfach viel zu umfangreich. Als wir dann gesehen hatten, dass es eine Paketlösung speziell für kleine Unternehmen und Start-ups gibt, die auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central und damit in der Cloud laufen, wurden wir aufmerksam“, erinnert sich Andreas Gegner, Geschäftsführer der FARRL GmbH. 

Über die Homepage und den persönlichen Ansprechpartner bei Yaveon erhielt die FARRL GmbH weitere Informationen. Herr Gegner fühlte sich während der Informationsphase stets gut aufgehoben – und entschied sich letztlich für das ERP-Softwarepaket speziell für Handelsunternehmen aus der Chemiebranche. Besonders überzeugend für ihn war, dass die Lösung bereits als Paket vollständig zusammengestellt und einsatzbereit war. „Wettbewerber bieten ähnliche Lösungen an, aber hier hätten wir viel Zeit und Geld für Programmierungen in die Hand nehmen müssen. Bei Yaveon war alles schon dabei. Ausschlaggebend war auch die langjährige Erfahrung von Yaveon im Chemie-Sektor“, fasst Andreas ­Gegner zusammen. 

Die Lösung von Yaveon speziell für kleine Unternehmen und Start-ups erfüllt die Kriterien, um ein ERP-System mit passgenauen Zusatzfunktionen unkompliziert und mit geringem Einsatz von Ressourcen einzuführen. Die wichtigsten Fakten auf einen Blick: 

• Die Lösung ist standardnah
• Günstig und unkompliziert eingeführt
• Ergebnisse und Mehrwert in kurzer Zeit
• In der Cloud verfügbar
• Gute Erreichbarkeit und schnelle Reaktion 

Die eigentliche Einführungsphase war wie jedes Projekt mit sehr guter Zusammenarbeit und Austausch auf Augenhöhe geprägt von Höhen und Herausforderungen. Abstimmungsbedarf gab es besonders bei der Ressourcenplanung. „Als Unternehmen sollte man sich dessen bewusst sein, dass die Einführung parallel zum Tagesgeschäft verläuft, das kann schon mal stressig werden. Yaveon hat dann bei Bedarf immer eingegriffen“, erinnert sich Andreas Gegner. „Unsere Ansprechpartner waren immer aufmerksam und gut erreichbar, der Ablauf und das Timing sind gut verlaufen.“ 

Eine der spannendsten Fragen nach einem Softwareprojekt ist, ob sich der Kunde erneut für die Lösung und den Anbieter entscheiden würde. Im Falle der FARRL GmbH ist die Antwort eindeutig: „Ja, ich würde mich auf jeden Fall wieder für Yaveon und die Lösung entscheiden, die Zusammenstellung und die Funktionen passen einfach optimal zusammen. Mit der Erfahrung, die wir gemacht haben, würde ich jedoch den Fokus auf die interne Planung und die Ressourcen anders legen.“ 

 „Wir hatten das ERP bereits im Einsatz. Um auch den Anforderungen der rechtskonformen Archivierung gerecht werden zu können, brauchten wir nun zusätzlich ein DMS“, erinnert sich Herr Gegner. 

Für die FARRL GmbH gab es zwei Voraussetzungen für das DMS: Erstens sollte es die strengen Anforderungen an das rechtskonforme Archivieren erfüllen und zweitens Hand in Hand mit dem ERP gehen. „Mit Yaveon hatten wir bereits gute Erfahrungen gemacht. Die DMS-Lösung versprach, alle Anforderungen zur Archivierung zu erfüllen und lässt sich zudem ins ERP integrieren“, sagt Herr Gegner. Die Entscheidung war gefallen. 

Damit Unternehmen rechtskonform archivieren können, erfüllt das DMS folgende Kriterien:

• Unveränderbarkeit und Integrität der Dokumente
• Technische Voraussetzungen für revisionssichere Archivierung
• Nachvollziehbarkeit aller Aktionen, die an einem Dokument vorgenommen wurden
• Festlegen und Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Zugriffskontrollen, indem (zeitlich begrenzte) Berechtigungen vergeben werden 
• Schutz vor Verlust und Zerstörung durch Sicherungen
• Erfüllen der Anforderungen der GoBD und der DSGVO 

Um das zu erreichen und maximale Transparenz zu schaffen, lässt sich das DMS nahtlos in das Microsoft ERP Business Central anbinden. Die Arbeit erfolgt auf einer Oberfläche, die Einsicht in Dokumente in Echtzeit ermöglicht. Statt mit einem Schattenarchiv arbeiten Nutzerinnen und Nutzer mit Live-Daten. Dafür erfolgt die Dokumentenablage per Drag & Drop, das System sortiert die Unterlage automatisch in die passende Kategorie ein und versieht sie mit Metadaten. Zudem lässt sich einstellen, wie lange ein Dokument vorgehalten wird, welche Personen es einsehen dürfen und ob Externe, beispielsweise Wirtschaftsprüfer, zeitlich begrenzt darauf zugreifen können. 

Nachdem mit den Yaveon Beratern alles abgestimmt und der Projektplan unter Dach und Fach war, konnte es direkt losgehen. Die Einführungsphase begann zum vereinbarten Zeitpunkt und lief zügig an. „Der Projektstart verlief erfolgreich, wir kamen gut voran“, erinnert sich Herr Gegner. „Auf der Zielgerade des Projektes musste dann alles sehr schnell gehen, da es personelle Änderungen gegeben hatte. Das war teils recht herausfordernd.“ Doch die anfallenden Aufgaben wurden von einem Yaveon Ansprechpartner übernommen und erfolgreich zu Ende geführt. Voller Einsatz des DMS-Teams, gute Abstimmung und effiziente Nacharbeit sorgten dafür, dass das Dokumentenmanagementsystem zielstrebig im Einsatz war. 

Heute hat die FARRL GmbH das DMS routiniert im Einsatz. Doch hält es, was es verspricht? „Ja, mit dem DMS erfüllen wir die Gesetzgebung vollständig und archivieren rechtskonform“, fasst der Geschäftsführer zusammen. Doch neben den Archivierungsmöglichkeiten umfasst das Dokumentenmanagementsystem zahlreiche weitere Einsatzbereiche. „Aktuell nutzen wir bei Weitem nicht alle Möglichkeiten im DMS. Wenn man sich anschaut, was die Lösung alles abdeckt, ist der Preis dafür völlig okay.“ Herr Gegner, wie würden Sie die Arbeit mit dem DMS beschreiben, wie kommen Sie mit der Lösung zurecht? „Das DMS ist bei uns im Einsatz, es läuft und stört nicht, bisher haben wir nicht einmal einen Support gebraucht. Es funktioniert einfach.“