EDI integriert, Aufwand gesenkt: Digitale Abläufe bei Kerbl

Die Albert Kerbl GmbH ist ein international agierendes Produktions- und Handelsunternehmen mit Sitz in Buchbach und Ampfing sowie Vertriebsstandorten in Österreich und Frankreich. Sie bietet europaweit ein einzigartig breites, leistungsfähiges und ständig den aktuellen Trends angepasstes Sortiment an Zubehörartikeln für Tierzucht und -haltung. Ob in Europa, Australien, Russland, Südafrika, den USA oder Saudi-Arabien: Die Produkte der Albert Kerbl GmbH genießen weltweite Anerkennung.

Bisher hatte die Albert Kerbl GmbH den elektronischen Belegaustausch (EDI) mit Hilfe eines externen Dienstleisters realisiert. Der
Versand von Rechnungen oder Mahnungen wurde auf herkömmlichem Wege per Post
abgewickelt. Als die Pflicht zur digitalen Signierung von Belegen abgeschafft wurde, begab sich die Albert Kerbl GmbH auf die Suche nach einer Lösung, die sowohl den Austausch von EDI Belegen, als auch den vollautomatisierten Versand von Belegen via E-Mail ermöglicht. Das erklärte Ziel: Das Know-how der eigenen Entwicklungsabteilung ausschöpfen und die Abhängigkeiten von externen Dienstleistern minimieren. Des Weiteren ist bei vielen Kunden des Unternehmens – zu denen unter anderem Großkonzerne wie Dehner, Amazon, BayWa und Fressnapf gehören – der elektronische Belegaustausch Voraussetzung für die Zulassung als Lieferant. Genau hier setzt die Yaveon Lösung an.

Gesucht wurde eine Lösung, die vollständig in Dynamics NAV integriert ist, eine standardisierte Implementierung von verschiedensten Partnern bietet, jedoch flexibel genug ist, um mit den kundenspezifischen Erweiterungen des Systems im Einklang zu stehen. Yaveon ist eine ganzheitliche Lösung, die alle diese Anforderungen abdeckt. Das ERP-System von Kerbl ist über die Jahre/NAV-Versionen gewachsen und wurde gemäß den eigenen Bedürfnissen optimiert. Entsprechend anspruchsvoll stellte sich die Integration dar.

„Die Yaveon Kompetenz ist hervorragend und die Lösung entsprach exakt unseren hohen Anforderungen“, erklärt Florian Wandinger. „Wir hatten uns auch simple Baukastenlösungen angesehen, mit denen wir nur einfachere Anforderungen abdecken können, jedoch bietet Yaveon eine Toplösung, um auch komplexere Anforderungen zu realisieren. Zudem haben wir auch die Möglichkeit, unsere Eigenentwicklungen sehr einfach einzubinden“, so Wandinger über die Skalierbarkeit von Yaveon.

Wandinger betont zudem primär die fachliche, wie auch die menschliche Zusammenarbeit: „Im Grunde gilt: Jeder kennt seine eigene Software am besten!

Heißt, zunächst muss man sich – wie in allen anderen Lebensbereichen auch – erst einmal kennenlernen. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase ist bei uns und unserem Berater aber recht schnell der Funke übergesprungen und wir konnten stets auf einer ehrlichen und transparenten Basis kommunizieren. Die Betreuung war durchweg kompetent und sachdienlich. Wir möchten die Berater bei Yaveon nicht mehr missen!“

Aber auch fernab von Standardformaten wird bei Albert Kerbl genutzt. Kleinere Kunden haben oftmals keine Möglichkeit, standardisierte Formate wie beispielsweise EDIFACT zu senden. Solche Bestellungen wurden im konkreten Fall als einfache CSV-Datei bereitgestellt. Aufgrund des einheitlichen Frameworks werden auch diese Belege ohne Programmierung verarbeitet. Mit Unterstützung von Yaveon wurde von Kerbl ein Mapping erstellt, um die Belege einzulesen. Ist das passiert, werden die Daten wie gewohnt validiert und verarbeitet. Das externe Format ist hier zweitrangig. So können auch Flatfiles oder XML-Dateien ohne Probleme ausgetauscht werden.

Die ERP-Branchenlösung von Yaveon dient in Sachen Arbeitseffizienz als Erfolgsgarant: Die Albert Kerbl GmbH arbeitet zwei Jahre nach der Implementierung überwiegend eigenständig mit der Yaveon Lösung. Der Startschuss fiel mit der Einrichtung des E-Mail- Versandes. Verkaufsbelege wie Mahnungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Gutschriften werden inzwischen bevorzugt elektronisch versendet. Bei Mahnungen wird hier bereits eine Prozessautomatisierung von 99 % erreicht.

Insgesamt wurden allein in Deutschland über 300.000 Belege über die Lösung versendet. Aus diesem Grund wird der E-Mail-Versand nun sukzessive im französischen und österreichischen Mandanten eingerichtet. „Für die Verkaufsmitarbeiter ist das natürlich eine tolle Sache. Die Zeit- und Kostenersparnisse durch die Automatisierung sind enorm. Auch unsere Kunden profitieren vom E-Mail-Versand. Diese bekommen nun automatisch eine Aufstellung über bevorstehende Bankeinzüge, das kommt gut an. Die Einrichtung des E-Mail- Versands wurde sehr schnell und einfach bewerkstelligt“, schwärmt Florian Wandinger. Weiter betont der stellvertretende IT-Leiter der Albert Kerbl GmbH: „Für unser Unternehmen ist die Kombination aus Arbeitsplatzschaffung sowie -erhaltung und der stetigen Optimierung der Geschäftsprozesse der ideale Weg, um am Puls der Zeit die richtigen Impulse zu setzen.“ Aktuell wurde bereits eine Vielzahl von EDI-Partnern (in mehreren Mandanten), die bisher vom externen Dienstleister konvertiert wurden, abgelöst und nun ohne Umwege direkt in Dynamics NAV verarbeitet. Die Albert Kerbl GmbH legte besonderes Augenmerk auf die selbstständige Anbindung der Systeme – was durch das technische In-House-Knowhow und die Einfachheit der Yaveon Lösung möglich ist.