Mehr Effizienz und Transparenz dank Prozessoptimierung für Labor LS

Labor LS zählt zu den größten eigenständigen Auftragslaboren in Europa und bietet mikrobiologische sowie chemisch-physikalische Prüfungen an Pharma- und Medizinprodukten an. Für die über 600 Mitarbeitenden sind höchste Präzision und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen dabei das Fundament der Arbeit. Doch wie viele Unternehmen in hochregulierten Branchen stand auch Labor LS vor der Herausforderung, Prozesse effizienter, moderner und sicherer zu gestalten. Die Lösung fand das Dienstleistungslabor nach Beratung durch die Yaveon GmbH in Microsoft Business Central und der Branchenlösung Yaveon 365.

Mit einer Vielzahl an Prüf- und Validierungsvorgaben war es für Labor LS essenziell, ein ERP-System einzuführen, welches nicht nur die täglichen Abläufe strukturierter gestaltet, sondern auch den strengen regulatorischen Anforderungen entspricht. Daniela Töpperwien, verantwortlich für das ERP-Projekt bei Labor LS, erklärt: „Wir arbeiten im hochregulierten pharmazeutischen Umfeld und müssen viele Vorgaben, vor allem bei der Prüfung unserer Produkte, erfüllen. Der Dokumentationsaufwand ist sehr hoch und wir sind strikt an die Nachweispflicht gebunden. Unsere bisherigen Systeme stießen dabei an ihre Grenzen.“  

Nach einer ausführlichen Marktanalyse fiel die Wahl auf Yaveon als Dienstleister mit dem Produkt Microsoft Business Central und dem ERP für die Prozessindustrie Yaveon 365. Frau Töpperwien und das Projektteam bezeichnen diese Wahl als Glücksgriff.  

Was überzeugte Labor LS?  
Anwenderfreundlichkeit: Im Vergleich zu ERP-Lösungen anderer Anbieter lassen sich die Ansichten der ERP-Lösung Yaveon 365 auf Basis von Microsoft Business Central an die Bedürfnisse der verschiedenen Benutzergruppen anpassen. Dies erleichtert sowohl die Einarbeitung als auch den täglichen Umgang mit der Software. 

Besonders herauszuheben sind die Professionalität, Sympathie und Nähe. Die Gespräche und Beratung durch Yaveon empfand das Team von Labor LS zu jeder Zeit als kompetent, partnerschaftlich und sehr angenehm. Auch die räumliche Nähe zum Yaveon Hauptstandort in Würzburg zahlte auf die Entscheidung ein.  

„Selbstverständlich kamen im Projekt viele Themen auf, zu denen Erklärungsbedarf bestand, jedoch hatten wir zu keiner Zeit das Gefühl, uninformiert zu sein. Yaveon hat uns auf Augenhöhe unterstützt, auch dann, wenn wir mehrfach nachfragen mussten“, erinnert sich Frau Töpperwien. 

Zudem überzeugten die Validierungsberater von Yaveon mit tiefgehendem Know-how in hochregulierten Branchen und berieten Labor LS zur Qualifizierung/Validierung sowie zur Einhaltung strenger Sicherheits- und Datenschutzstandards.  

Pharma-Branche und Cloud – passt das zusammen? „Besonders während der Evaluierungsphase gab es Bedenken zur Public Cloud und wir hatten auch On-Premises-Lösungen in Betracht gezogen. Doch der intensive Austausch mit Yaveon hat alle zentralen Fragen rund um Sicherheit, DSGVO-Konformität, ISO 27001 und die Nutzung von EU-Servern abschließend geklärt“, fasst die Projektleiterin bei Labor LS zusammen. Ein besonderer Schwerpunkt des Dienstleistungslabors lag auf der Qualifizierung der Azure-Cloud und der Validierung der Prozesse nach GAMP5. Sehr gute Unterstützung bot hierbei die Validierungsberatung von Yaveon, welche sowohl mit Dokumentenvorlagen wie auch mit intensiver Beratung jederzeit zur Verfügung stand.  

Im Zuge der Einführung lernten die Key-User bei Labor LS das neue System Schritt für Schritt in intensiven Schulungen kennen. „Wir hatten höchst qualifizierte Ansprechpartner bei Yaveon, die uns umfassend beraten und geschult haben. Stellenweise erhielten wir praktische Klickanleitungen und konnten auf den großen Erfahrungsschatz der Berater in den verschiedenen Bereichen (Finanzbuchhaltung, Einkauf, Lager) zurückgreifen“, sagt Daniela Töpperwien. Seit Juli 2024 nutzt Labor LS das System für den Bereich Finanzbuchhaltung und seit Mai 2025 im Bereich Warenwirtschaft produktiv – und die Vorteile sprechen für sich:  

• Sicherheit und Klarheit: Die Prozesse sind klar definiert und durch das System fest verankert, was Fehlerquellen minimiert und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben unterstützt. 
• Transparenz & Effizienzsteigerung: Durch die ERP-Branchenlösung behält Labor LS jederzeit den Überblick über Materialien und Lagerbestände. Diese Transparenz erleichtert die Planung, macht Bestellungen effizienter. 
• Flexibilität für die Zukunft: Microsoft Business Central bietet Labor LS nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, zukünftige Anforderungen und Auswertungen auf höchstem Niveau umzusetzen.  

Neben einer erfolgreichen ERP-Einführung ist Frau Töpperwien besonders die gute Zusammenarbeit im Kopf geblieben. 

Die Kombination aus professioneller Beratung, intuitiver Software und umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten hat nicht nur die internen Prozesse bei Labor LS erneuert, sondern auch die Grundlage für nachhaltiges Wachstum geschaffen. „Yaveon würden wir definitiv weiterempfehlen und auch Microsoft Business Central hat sich bereits bewährt. Das Projekt war eine großartige Zusammenarbeit“, fasst die Projektleitung zusammen.