Wie BORT Zeit spart sowie täglich rund 430 Belege bearbeitet und warum das alles ohne externe Hilfe klappt, lesen Sie im Bericht.
Zusammenfassung:
Viele Produktvarianten, hohes Auftragsvolumen und ein veraltetes System: Menicon wünschte sich ein belastbares ERP. Mit dem Microsoft ERP und der Branchenlösung von Yaveon arbeitet das Unternehmen nun effizient, intuitiv und mit den Funktionen, die die Medizintechnik-Branche wirklich braucht.
Menicon gehört zu den größten Kontaktlinsenproduzenten weltweit. Die große Vielfalt an Produkten bzw. Produktvarianten durch Modelle, Stärken sowie Ausführungen, stellen ein ERP-System vor eine große Herausforderung. Denn die Lösung muss dieser Vielfalt gerecht werden. Michael Bachmann Managing Director bei der Menicon GmbH, war nicht nur bei der Entscheidung für den ERP-Partner Yaveon dabei, sondern begleitete auch das gesamte Projekt.
Die Einführung an sich verlief gut – doch dann kam der Go-live.
Die Menicon GmbH mit Sitz in Offenbach bei Frankfurt am Main ist eine Tochtergesellschaft des gleichnamigen japanischen Herstellers von Kontaktlinsen und Kontaktlinsenflüssigkeiten. Das Unternehmen hat zahlreiche Varianten an Kontaktlinsen im Angebot – von Standard-Modellen, über torische Linsen bis hin zu Gleitsicht-Lösungen ist alles dabei. Die hessische Tochterfirma kümmert sich um die Logistik: Sie dient als europäisches Verteilzentrum. Hier gehen Produkte aus Fertigungsstätten auf der ganzen Welt ein und werden dann verteilt.
Die alte ERP-Lösung der Menicon GmbH war in die Jahre gekommen. Die Lösung aus den 80er Jahren verursachte immer wieder Probleme, beispielsweise gab es Fehler bei der Erstellung von Auswertungen. Deshalb war klar: Ein neues ERP-System mit Branchenfunktionen musste her. Die einzige Vorgabe: Basis sollte die Microsoft-Lösung Dynamics NAV sein.
Die Suche nach dem passenden ERP-Anbieter begann. Über die Referenz eines anderen Unternehmens aus der Branche zu Yaveon wurde Menicon neugierig. Diese Empfehlung sowie die folgende Präsentation der Yaveon Berater überzeugten die Menicon GmbH. Außerdem ausschlaggebend: die Funktionen in der ERP-Branchenlösung von Yaveon. Denn die Branchenlösung deckt alle Funktionalitäten ab, die für die Medizintechnik-Branche relevant sind, beispielsweise die Chargenrückverfolgung und die Möglichkeit, eine EDI-Schnittstelle zu integrieren. „Zudem war uns wichtig, dass unser ERP-Partner eine gewisse Größe hat. Mit vielen Beratern im Hintergrund sind die Ressourcen einfach größer. Urlaubszeiten oder Krankheiten können abgefangen werden“, sagt Michael Bachmann.
Das Projekt startete, kurz vor Echtstart waren die Menicon GmbH und Yaveon zuversichtlich, sich auf der Zielgeraden zu befinden. „Dann kam der Go-live und wir mussten feststellen, dass die Cloud, so wie sie angelegt war, nicht mit unserer Datenmenge zurechtkam“, erinnert sich Michael Bachmann. Schockstarre für beide Seiten: Die Menicon GmbH, die das ERP-System einsetzen musste, und Yaveon , die als Dienstleister in der Pflicht und als Partner auch moralisch in der Verantwortung war, ein gutes System abzuliefern. „Das war wirklich nicht einfach, es wurde viel geredet und auf unterschiedlichen Ebenen diskutiert. Aber letztlich ging es ganz schnell: Yaveon hat in kurzer Zeit alles getan, um uns zu helfen. Es haben alle an einem Strang gezogen. Der Monat nach dem Echtstart war herausfordernd, aber es hat alles gut geklappt“, erinnert sich Michael Bachmann erleichtert. „Als wir merkten, dass der Go-live nicht ganz rund lief, ging es darum, schnell zu sein. Wir haben uns abgestimmt und in kurzer Zeit einen Weg gefunden, die Datenmenge zu verarbeiten“, berichtet Stefan Hippeli, Berater bei Yaveon.
Die Menicon GmbH setzt auf die ERP-Branchenlösung von Yaveon:
Eine Besonderheit, die die Menicon GmbH einsetzt, ist der ins ERP-System integrierte Variantenkonfigurator. Hierin wird zunächst ein Produkt, beispielsweise eine bestimmte Kontaktlinse, angelegt. Diese Linse gibt es dann in zahlreichen Dioptrien-Ausführungen. Um diese Range abzubilden, werden die Merkmale des Produkts so angelegt, dass sich die Anzahl der Varianten in allen Möglichkeiten einstellen lässt. Bis zu zwölf Merkmale lassen sich dafür hinterlegen. Die benötigte Variante kann dann eindeutig aus dem ERP-System herausgesucht werden.
Außerdem arbeitet die Menicon GmbH mit variablen Scancodes, denn das Unternehmen erhält Produkte auch über den Einkauf. Über die Software- Lösung ist es möglich, die fremden Codes direkt zu verarbeiten. Benötigt werden hierfür lediglich die Artikelnummer und die Charge. Ist nun die EAN im System gepflegt, kann diese entsprechend übersetzt werden: Aus den so entstandenen Informationen wird ein Barcode über ein Regelwerk in den Standard der ERP-Branchenlösung übersetzt, um dann verarbeitet werden zu können.
Das ERP-System ist nun schon einige Zeit im Einsatz, die Vorteile spürbar: Das System bietet deutlich mehr Informationen als die Vorgängerversion und stellt diese in kürzerer Zeit zur Verfügung. Bereits nach einer kurzen Lernphase wurde spürbar, dass die User deutlich effizienter arbeiten als zuvor.
Herr Bachmann, rückblickend auf den Projektverlauf, waren Sie mit der Yaveon Beratung zufrieden? „Natürlich, der erste Monat nach Go-live war kritisch, aber die Probleme wurden gelöst. Wir hatten gute Berater, die uns unterstützt haben.“ Heißt das, Sie würden sich wieder für Yaveon entscheiden? „Ja, durchaus. Absolut.“
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