Mehr Tempo, weniger Aufwand: Prozesse clever automatisiert

Microsoft Bookings ist ein praktisches Tool, um Anfragen und Termine digital abzuwickeln. Die Daten werden eingetragen, das Formular abgesendet und beim Empfänger erscheint der jeweilige Inhalt automatisiert auf dem Bildschirm. Doch was fehlt, ist die Möglichkeit, die Informationen ins ERP-System zu übertragen. Umständlich und fehleranfällig erfolgt dieser Vorgang manuell – eine Aufgabe, die die gemeinnützige Organisation Remar viel Zeit kostete. Die passende Lösung: ein Workflow mit der Microsoft Power Platform.

Remar ist Name und Ziel zugleich, denn Remar steht in der Kurzform für die „Rehabilitation marginalisierter Menschen“. Die schweizer Organisation hat es sich zur Aufgabe gemacht, Menschen, die keine gesellschaftliche Unterstützung erhalten, unter die Arme zu greifen, ihnen Zukunft und Hoffnung zu schenken. Zur Finanzierung bietet Remar Dienstleistungen wie Umzüge, Reinigungen, Abholdienste und Transportaufgaben an, die über die Website angefragt werden können. Paulo Oliveira, CEO von Remar Schweiz, erinnert sich: „Hinter der Koordination steckte viel manuelle Arbeit. Ich wollte, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr so viel telefonieren müssen und sie zeitlich entlasten. Wir haben Business Central im Einsatz und werden dabei von Yaveon betreut. Die Zusammenarbeit läuft über unseren Kollegen aus der Buchhaltung und so sind wir diesbezüglich ins Gespräch gekommen.“

Auf die Frage, wie sich die Daten, die über Bookings bei Remar ankommen, direkt in Business Central übertragen lassen, schlossen umfassende Analysegespräche an. Schnell wurde klar, dass die Lösung eine passende Schnittstelle ist, die sich unkompliziert über Power Automate erstellen und an Business Central anschließen lässt.

Microsoft Power Automate ist ein Tool der Low-Code-Plattform Microsoft Power Platform, das dabei unterstützt, produktiver zu arbeiten. Dafür automatisiert und optimiert es Geschäftsprozesse wie bei Remar die Abwicklung von Anfragen über die Website. Die Schnittstelle, die es im Projekt zu entwickeln galt, stellt eine automatische Verbindung zwischen Bookings und Business Central her. Die Grenzen der bewährten Lösung werden durchbrochen und der Handlungsspielraum erweitert sich.

In der Praxis bedeutet das: Sobald ein Interessent sich über das Formular auf der Remar-Website einträgt, wird der Power Automate-Workflow informiert und reagiert. Ganz automatisch überträgt er im Anschluss die Daten an das ERP-System.

„Das Projekt konnte schnell starten, der Zeithorizont hat sich zwischenzeitlich jedoch verschoben und es gab zunächst einige Unstimmigkeiten bei der Übernahme von Daten. Gemeinsam mit unserem Yaveon Berater konnten diese Herausforderungen jedoch gelöst werden“, erzählt Herr Oliveira. Schritt für Schritt wurde die Implementierung in enger Zusammenarbeit umgesetzt, bis die Schnittstelle erfolgreich implementiert und im Einsatz war. „Unser Yaveon Berater hat uns sehr gut durch das Projekt geführt und die Prozesse sowie die Funktionen des Produktes erklärt. Es ist ihm gelungen, uns jede Sorge, die hätte entstehen können, vorab zu nehmen. Da waren wir wirklich sehr zufrieden.“

Remar hat die Schnittstelle nun bereits einige Zeit im Einsatz. Das Ergebnis kann sich sehen lassen, denn wie gewünscht hat der Aufwand deutlich abgenommen. „Seitdem wir die Schnittstelle nutzen, haben unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viel mehr Zeit“, freut sich Herr Oliveira. „Ich würde mich definitiv wieder für die Lösung und für Yaveon entscheiden.“