Validiertes Cloud-ERP bei Sanity: Automatisierte Prozesse für mehr Transparenz

Enterprise Resource Planning in der Public Cloud einzuführen, war lange Zeit im regulierten Umfeld undenkbar und löst auch heute noch Zweifel aus. Geht das überhaupt? Ist das sicher? Was passiert bei Updates? Berechtigte Fragen – auf die es passende Antworten gibt. Dass ein validiertes Saas-Projekt nicht nur mit Biegen und Brechen, sondern souverän machbar ist, beweist das ERP-Projekt mit dem Berliner Cannabis-Unternehmen Sanity Group.

Die Sanity Group mit Hauptsitz in Berlin wurde 2018 gegründet und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Menschen mit medizinischem Cannabis zu helfen. Die über 120 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Start-ups wollen dabei unterstützen, jedem Menschen ein gesundes und ausgeglichenes Leben zu ermöglichen und setzen dafür auf die positiven Wirkmechanismen von Cannabis. Mit Forschung, Aufklärungsarbeit und eigenen Marken bringt das Unternehmen den Wirkstoff sinnvoll und bedacht auf den Markt. Als der Aufwand zu groß und die Excel-Listen zu lang wurden, begab sich das Unternehmen auf die Suche nach einer geeigneten ERP-Lösung.

Über einen ERP-Auswahlberater kam der Kontakt zwischen der Sanity Group und Yaveon zustande. Nach einigen Terminen, in denen sowohl der Nutzen von Microsoft Dynamics 365 Business Central als auch der Yaveon Branchenlösung für die Pharmabranche im Mittelpunkt standen, konnte das Projekt starten.

Das Ziel: eine Einführung in der Public Cloud.

Im Laufe des Projektes zeigte sich: Die Potenziale der Public Cloud sind reizvoll. Doch als Pharmaunternehmen unterliegt die Vayamed GmbH, Tochterfirma der Sanity Group, strengen Regularien und damit der Pflicht, die eigenen Prozesse und computerisierte Systeme zu validieren. Bedenken, ob es überhaupt möglich ist, die SaaS-Lösung BC Online validiert einzuführen? Sicher, einige Fragen und Aufgabenstellungen galt es gemeinsam mit dem Validierungsteam von Yaveon zu klären. Doch die Vorteile einer SaaS-Lösung überzeugten das Team der Sanity Group vollends und so hieß es schnell: Vollgas in die Public Cloud!

Um in der Public Cloud zu validieren, müssen einige Rahmenbedingungen eingehalten werden. Yaveon bietet dafür Validierungsvorlagen, die den Validierungsprozess vollständig vorbereiten und unterstützt bei der Realisierung eines umfassenden Update-Managements. Wieso? Die Erklärung ist einfach: Microsoft-Lösungen wie BC Online werden zwei Mal jährlich mit einem Major-Update und monatlich mit Minor-Updates auf dem Laufenden gehalten. Soll Software validiert eingeführt werden, muss das Unternehmen sicherstellen, dass diese strukturiert und dokumentiert erfolgen. Dabei lässt sich ein solches ERP-Update mit Updates auf einem Smartphone vergleichen: In der Regel läuft dieses reibungslos durch, die Funktionsweise einer App bleibt nach Abschluss des Updates erhalten. Doch, statt diesen Zustand einfach anzunehmen, greift bei validierten Lösungen die Dokumentations- und Nachweispflicht. Um das zu gewährleisten, werden alle produktbezogenen Änderungen bereits in der Yaveon Produktentwicklung vollständig getestet. Update-Listen, anhand derer die betroffenen Funktionen identifiziert werden können, ermöglichen es dem Kunden, die Auswirkungen eines Updates auf sein System zu bewerten und entsprechende Maßnahmen vor der Durchführung zu ergreifen.

Mit Yaveon setzt die Sanity Group auf eine ERP-Branchenlösung, die das bewährte Standard-ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central in eine industriespezifische Speziallösung verwandelt.

• Voll integriert in Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Besonders geeignet für kleine und mittelständische Unternehmen
• Branchenoptimierte Speziallösung für die Pharmaindustrie
• Dank modularem Aufbau flexibel erweiterbar

Die Sanity Group hat folgende Module im Einsatz:

• Produktion/Manufacturing
• Einkauf & Verkauf/Sales & Purchase
• Kuppelproduktion/Joint Production
• Chargenverwaltung/Lot Management
• Qualitätskontrolle/Quality Assurance
• Kalkulation/Costing

Seitdem die Sanity Group die Software im Einsatz hat, haben sich die Prozesse im Unternehmen verändert. Automatisierte Abläufe und Zeitersparnis erleichtern dem Team die Arbeit.

• Voller Einblick: Dank der Yaveon Branchenlösung behalten die User die sehr komplexen Bezahlprozesse des Unternehmens im Blick und sehen übersichtlich ein, welche Kosten tatsächlich anfallen.
• Übersicht und Transparenz: Weil die ERP-Lösung alle anfallenden Arbeitsschritte digital und nachvollziehbar abbildet, profitiert die Sanity Group heute von mehr Übersicht und Transparenz im Arbeitsalltag.
• Reaktionsfähigkeit: Dank Chargenverwaltung lassen sich die einzelnen Produktbestandteile zu jedem Zeitpunkt einsehen. Die Sanity Group kann dadurch im Bedarfsfall schnell reagieren und gewinnt Sicherheit.

Rückblickend lässt sich sagen: Die Einführung der Softwarelösung verlief planmäßig. Gemeinsam mit den Yaveon Beraterinnen und Beratern setzte das Team der Sanity Group alle nötigen Schritte zielstrebig um – auch, als es an die Prozesse zur Computersystemvalidierung ging. Mit der nötigen Coolness, Souveränität und etwas Mut bewältigten die Projektteilnehmerinnen und Projektteilnehmer den gesamten Prozess reibungslos. Ein großes Kompliment an das Team: Es hat riesig Spaß gemacht, mit Ihnen zu arbeiten!