Neue Prozesse, neues Wachstum: Standard-ERP schafft Struktur

Was bewegt ein florierendes, erfolgreiches Unternehmen wie die Schweitzer Chemie GmbH dazu, aktuelle Prozesse aufzubrechen, den gesamten EDV-Prozess zu überdenken und sich von gewachsenen Strukturen zu trennen? Wie ist es, das eigens entwickelte ERP-System nach und nach auszumerzen, um dann auf den modernen Microsoft Dynamics NAV-Standard umzusteigen? Wolfgang Eggerl, Geschäftsführer bei Schweitzer Chemie, fasst es ganz einfach zusammen: „Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein Haus bauen. Wenn sie hoch hinauswollen, muss das Fundament stimmen. Dieses zu errichten, kann zuweilen anstrengend sein und Sie müssen bereits gezimmerte Wände wieder einreisen. Aber es lohnt sich. Denn wenn die Basis steht, können Sie endlich tragfähige Wände bauen.“ Die Schweitzer Chemie GmbH arbeitet überwiegend im industriellen Bereich, in dem Wasser für vielseitige Zwecke eingesetzt wird: Kühlungen, Lüftungen, Trinkwasser. Das Unternehmen behandelt das Wasser, um krankheitserregende Keime zu vernichten oder dessen Härte zu stabilisieren. Des Weiteren liefert Schweitzer Chemie Anlagentechnik für die Aufbereitung des Wassers.

Als letzten Aspekt bietet das schwäbische Unternehmen die bundesweit größte Serviceleistung im Bereich Wasseraufbereitung und -behandlung an. Hinter diesen drei Säulen stecken rund 180 Mitarbeiter, unzählige Prozesse und ein enormes Aufgebot an Technik. All das muss in einem funktionierenden ERP-System erfasst und optimiert werden. Bislang unterstützte hier die selbst programmierte IT-Lösung „Kaktus“. Als die Entscheidung fiel, den NAV-Standard zusammen mit Yaveon einzuführen, war klar, dass dieses Projekt eine Mammutaufgabe wird. Ein elementarer Punkt war die Vernetzung der Mitarbeiter. Rund ein Drittel ist im Außendienst tätig, daher ist es wichtig, diese technisch anzubinden – insbesondere um die Kommunikation zu stärken. Außerdem wünschte sich die Führung neue, standardisierte Strukturen, bei deren Entwicklung Yaveon intensiv unterstützt. „Wir mussten endlich aktiv über Prozesse nachdenken“, erklärt Wolfgang Eggerl. Das erklärte Ziel: Schweitzer Chemie fit für die Digitalisierung und andere Neuerungen zu machen.

Am Anfang war der Rückschritt: „Bisher wurde uns alles mundgerecht programmiert, doch die gewachsenen Strukturen und Prozesse waren einfach nicht mehr nachvollziehbar und wir waren auch nicht auf dem neuesten Stand der Technik. Der Masterplan ist hier, diese Standardisierung als Werkzeug für die komplette Prozessmodellierung zu nutzen.“ Mit einer Mitarbeiterzahl von mehr als 180 ist diese Definition der Prozesse die Quintessenz für Wachstum, Geschwindigkeit und Erfolg.

Die IT-Infrastruktur muss also quasi zurückgesetzt werden, um zukunftsfähig zu bleiben. Zu Beginn machte die Veränderung einige Probleme, die die Führung von Schweitzer Chemie vor die Herausforderung stellte, die Mitarbeiter zu motivieren. Ein komplett neues ERP-System zielorientiert an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anzupassen, ist nicht mal eben im Handumdrehen erledigt. Auch Schweitzer Chemie hatte nach der Einführung mit einigen Rückschlägen zu kämpfen. Warum nimmt sich das Unternehmen zusammen mit Yaveon diesem aufwendigen Projekt an? Das übergeordnete Ziel heißt Kosten senken, wettbewerbsfähig bleiben und Effizienz fördern. Bei Schweitzer Chemie spielt hier die Vernetzung der drei Unternehmensbereiche eine elementare Rolle. Als Ergebnis soll die gleiche Mannschaft effektiver arbeiten, die Kosten pro Ergebnis sollen sinken und Wachstumschancen sollen genutzt werden. Mittels NAV sollen die Abläufe so rentabel optimiert werden, dass statt 30 Aufträgen künftig 50 Aufträge mit der gleichen Mannschaft, im gleichen Zeitraum durchgeführt werden können.

Die alten Strukturen und die alte Software schwinden allmählich aus den Köpfen und die neue NAV-Software wird immer vertrauter – denn zurück zum alten, eigens entwickelten ERP würde keiner bei Schweitzer Chemie mehr wollen. Wolfgang Eggerl beschreibt den Status quo als „wildes Teenageralter der Veränderungen“. Auch wenn das schwäbische Unternehmen in Bezug auf das ERP-System noch Hürden meistern muss, insbesondere im Servicebereich, so haben sich auch schon einige Prozessabläufe erheblich verbessert: In der Finanzbuchhaltung können Belege und Rechnungen effizienter verarbeitet werden und die Logistik arbeitet durch Microsoft Dynamics NAV bereits doppelt so schnell.

Durch die Einführung der Scannerlösung ProMobile ist außerdem die Nachverfolgung der Chargenführung für die Reinigungschemikalien gewährleistet. Wolfgang Eggerl rechnet mit weiteren deutlichen Verbesserung im kommenden Jahr. Und das vor allem durch die Interaktion zwischen Software und Menschen. Herr Eggerl, Hand aufs Herz: Würden Sie es wieder tun? „Man hat immer zu wenig Zeit für ein Projekt, es gibt immer Menschen, die dagegen sind. Aber die Basis auf der wir bauen, hätte sich nie verändert, daher haben wir einfach angefangen und ich würde es wieder tun.“