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YAVEON ProDocs:
Revolutionieren Sie Ihr Dokumentenmanagement
Was ist YAVEON ProDocs?
YAVEON ProDocs ist unsere DMS-Lösung, um Dokumente zentral, übersichtlich und technisch revisionssicher zu managen. Sie nutzen sie nahtlos vereint mit Microsoft Business Central oder als unabhängiges System. Die Basis: das DMS unseres Partners d.velop AG. Dieses kombinieren wir mit unserer hocheffizienten Methodik, jahrelanger Erfahrung und Experten-Know-how zur ultimativen Profi-Lösung. Bei Bedarf ergänzen Sie zudem Module für Vertragsmanagement, Personalverwaltung, E-Signaturen und Rechnungsverarbeitung.
Für wen eignet sich YAVEON ProDocs?
YAVEON ProDocs eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen, die sich ein DMS wünschen, das vor allem in Business Central integriert ist und reibungslos funktioniert. Dank Skalierbarkeit und modularem Aufbau wächst die Lösung mit und begleitet Sie dauerhaft. Kombiniert mit unserer ERP-Branchenlösung YAVEON ProBatch und unserer Erfahrung im regulierten Umfeld, erhalten Kunden aus der Prozessindustrie ein integriertes Tool, das die strengen Anforderungen erfüllt.
Was unterscheidet YAVEON ProDocs von anderen Lösungen?
Im Gegensatz zu anderen Lösungen ist die Implementierung von YAVEON ProDocs vollständig auf das Microsoft ERP Business Central abgestimmt und erfolgt im Standard in nur 14 Tagen. Dank nahtloser Integration sowohl in Business Central als auch in Drittsysteme arbeiten Sie zentral auf einer Oberfläche statt in verschiedenen Insellösungen. Dank der YAVEON Aktenpläne müssen Sie nicht aufwändig eine eigene Ablagelogik erarbeiten, sondern nutzen unsere vorgefertigten Strukturen per Mausklick. Ein weiteres Plus: YAVEON ProDocs ist die optimale Basis, um zu wachsen und zu erweitern. Dank Skalierbarkeit fügen Sie User flexibel hinzu und ergänzen unsere Zusatzmodule.
Mit YAVEON ProDocs E-Rechnungen rechtskonform archivieren.
Ab Januar 2025 sind E-Rechnungen für B2B-Unternehmen verpflichtend. Wichtige Vorgabe: Sie müssen unveränderbar und GoBD-konform archiviert werden. Mit YAVEON ProDocs werden Sie dieser Anforderung gerecht, denn mit dem DMS erfolgt die Archivierung rechtskonform.
Die Funktionen von ProDocs im Überblick
Dokumente in Sekundenschnelle auslesen
Dokumente aus verschiedenen Quellen einfach erfassen? Optical Character Recognition (OCR) macht es möglich und realisiert zudem die Volltextsuche in Dokumenten.
Dokumententrennung und Kategorisierung dank KI
Lassen Sie große Stapel an Dokumenten automatisch mit KI in einzelne Dokumente auftrennen, die Sie auf Knopfdruck archivieren.
Aufgaben weiterleiten
Organisieren Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen über Aufgaben. Erstellen Sie Aufgaben und leiten Sie diese an Ihre Kolleginnen und Kollegen zur Bearbeitung weiter.
Outlook-Integration
Maximale Effizienz und Zeitersparnis schaffen Sie, indem Sie Outlook in ProDocs integrieren und Unterlagen aus Mails direkt ablegen.
Verschlagwortung und Indexierung
Schnell finden, statt lange zu suchen: Um Ihre Dokumente einfach und in Windeseile aufzufinden, vergeben Sie Schlagworte und indexieren.
Digitale Signaturen
Büro, Homeoffice oder remote: Sie unterschreiben direkt im System und geben die Aufgabe per Workflow an die anderen Beteiligten weiter.
Rollenbasierte Berechtigungsverwaltung
Erstellen sowie verwalten Sie verschiedene Rollen und nutzen Sie diese zur Berechtigung auf Dokumente und Akten und bei Workflows.
Schnelle Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung erfasst die Daten zur Prüfung und gibt sie zur Freigabe automatisiert an die nötigen Abteilungen. Das spart Zeit, Aufwand und Ressourcen.
Verträge und Mitarbeiterinformationen digital ablegen
Für Übersicht und Struktur verwalten Sie Verträge sowie Unterlagen und Informationen aus dem Personalbereich zentral und sicher.
Bearbeiten im Team
Ist eine Unterlage verfügbar, greifen alle Beteiligten darauf zu und bearbeiten sie standort- und teamübergreifend an einer zentralen Stelle.
Effizient arbeiten: ProDocs für nahtlose Dokumentenverwaltung in all Ihren Systemen.
Paralleles Arbeiten in Insellösungen erzeugt doppelten Arbeitsaufwand, das Fehlerpotenzial ist hoch. Indem Sie YAVEON ProDocs in Business Central oder über unseren Open Connector in Drittsysteme integrieren, sparen Sie Zeit, arbeiten zentral auf einer Oberfläche und greifen teamübergreifend auf denselben Datenbestand zu.
Die 6 wichtigsten Vorteile mit ProDocs
Effizienz und mobile Teamwork
Dank ProDocs arbeiten Sie automatisiert von verschiedenen Standorten sowie Endgeräten aus und werden den Wünschen nach New Work gerecht.
Keine Insellösungen dank Integration
Statt in verschiedenen Systemen zu arbeiten, ist Ihr DMS in Business Central und Drittsysteme wie CRM und Datev integriert. Sie agieren auf einer Oberfläche.
Strukturiert arbeiten
Statt selbst eine Aktenstruktur zu erarbeiten, nutzen Sie von Begin an unsere vorgefertigten Aktenpläne und sparen massig Zeit.
Weniger Fehler
Manuelle Fehler sind ärgerlich – und vermeidbar. Wer seine Dokumente digital mit ProDocs verwaltet, reduziert die Fehlerquote nachhaltig.
Compliance und Datenschutz
Mit ProDocs archivieren Sie regularienkonform. Compliance-Richtlinien sowie Vorgaben zu Datenschutz und -sicherheit werden erfüllt.
Wächst mit Ihnen mit
Indem Sie Module bei Bedarf einfach erweitern und ProDocs skalieren, wächst die Lösung gemeinsam mit Ihnen und ist Ihr langfristiger Begleiter.
diese Module erweitern ProDocs
Die Möglichkeiten mit ProDocs sind riesig. Sie wollen immer mehr Vorteile nutzen? Diese Module ergänzen YAVEON ProDocs optimal:
ProDocs invoice
Rechnungsverarbeitung leicht gemacht.
- Reibungslose Freigabeprozesse
- Zahlungsziele einhalten
- Compliance-konform
ProDocs contract
Verträge mit Struktur verwalten.
- Strukturierte Vertragsablage
- Erinnerung an Fristen
- Revisionssichere Archivierung
ProDocs HR
HR-Unterlagen zentral und sicher ablegen.
- Übersicht über HR-Dokumente
- Unterstützt On- und Off-Boarding
- Digitales Bewerbermanagement
ProDocs sign
Digital rechtssicher unterschreiben.
- Von unterwegs signieren
- Rechtsverbindliche Unterschriften
- Spart Papier und Porto
Das denken unsere ProDocs Kunden
„Die Einrichtung vom YAVEON Aktenplan verlief schnell und unkompliziert. Bereits nach kurzer Zeit konnten wir das System nutzen und waren mit den Funktionen vertraut."
Uwe Hölscher
Hameln Pharma
Uwe Hölscher
Hameln Pharma
„Auch im DMS-Bereich hatten wir tolle Berater, die es schafften, die Anforderungen beider Projektteile miteinander zu vereinen."
Andreas Schonert
CTL Europe GmbH
Andreas Schonert
CTL Europe GmbH
Wählen Sie Ihr ProDocs Bundle selbst
Eigenständige DMS Lösung, Integration in Business Central oder kombiniert mit vielen Vorteilen für weitere Unternehmensbereiche: ProDocs ist in passenden Bundles verfügbar und bietet maximale Flexibilität.
Unsere ProDocs Bundles
Eines unserer 4 bewährten YAVEON ProDocs Bundles oder individuelle Konfiguration: Wählen Sie selbst.
Die Basis von ProDocs: das bewährte DMS d.velop documents
Warum das Rad neu erfinden, wenn es sich bereits perfekt dreht? Mit d.velop documents basiert YAVEON ProDocs auf einer Spitzenlösung, die sich seit vielen Jahren in zahlreichen Projekten sowie im Alltag der Unternehmen bewährt hat. Genauso reibungslos wie die Software eingeführt ist und mit weiteren Lösungen wie ERP verschmilzt, verläuft der Austausch zwischen den Partnern seit über 10 Jahren. Unternehmen, die auf YAVEON setzen, erhalten somit nicht nur ein top System, sondern gleichzeitig eine hocheffiziente Einführung in nur 2 Wochen, die Möglichkeit, um praktische Module zu erweitern und eigene Aktenpläne für Ablagestrukturen per Mausklick.
Noch mehr packende DMS-Inhalte entdecken!
DMS Einführung
Wie teuer ist eine DMS-Einführung, welche Ressourcen braucht Sie und was sind die einzelnen Schritte? Wir klären auf.
Fragen sind da, um beantwortet zu werden:
Die wichtigsten FAQs zu YAVEON ProDocs
Sie haben Fragen? Wir antworten.
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