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Prozessmodellierung
Was ist Prozessmodellierung?
Prozessmodellierung umfasst die Identifikation, Beschreibung und grafische Darstellung von Unternehmensprozessen in einem Prozessmodell. Sie basiert auf vorhandenen Geschäftsprozessen und beinhaltet sämtliche Aktivitäten sowie Beteiligte.
Warum ist Prozessmodellierung wichtig?
Prozessmodellierung ist wichtig, um komplexe Abläufe in Unternehmen vereinfacht und verständlich darzustellen. Sie ist damit die Basis, um die firmeninterne Kommunikation zu optimieren und ein einheitliches Prozessverständnis über das gesamte Unternehmen hinweg zu schaffen.
Welche Vorteile erzeugt Prozessmodellierung?
Prozessmodellierung erzeugt im Wesentlichen folgende Vorteile:
- Reduzierung verschwendeter Ressourcen und gesteigerte Effizienz durch Aufdecken von Lücken
- Übersichtliche und detaillierte Einblicke in Geschäftsprozesse
- Verbesserte Kommunikation dank benutzerfreundlichem Format, das visuell einsehbar ist
- Mehr Transparenz, indem einzelne Prozessschritte nachvollzogen werden können
- Vereinfachung von Ideen, indem diese in einzelne Schritte aufgeteilt werden
- Erfolgreichere Implementierung von Prozessen, da für diese ein besseres Verständnis herrscht
- Zielgerichtetere Problemlösung, da Eventualitäten berücksichtigt und eingeplant werden können
- Bessere und schnellere Entscheidungen, da der Weg dorthin durch eine reibungslose Kommunikation geebnet wird
Wie ist ein Prozessmodell aufgebaut?
Ein Prozessmodell dient dazu, Unternehmensprozesse systematisch und vollständig zu strukturieren. Je tiefer die Ebene, desto detailreicher ist die Beschreibung der Prozesse. Ein Prozessmodell setzt sich aus folgenden Ebenen zusammen:
1. Prozesslandkarte
2. Hauptprozesse
3. Teilprozesse
4. Aktivitäten und Aufgaben
Eine Prozesslandkarte bildet sämtliche Unternehmensprozesse ab und bietet so einen ganzheitlichen Überblick. Sie gliedert diese Prozesse zu Hauptprozessen, ist jedoch nur die erste Ebene des gesamten Prozessmodells. Das Prozessmodell umfasst sämtliche Unternehmensprozesse inklusive Schnittstellen sowie Verantwortlichkeiten.
Wie modelliert man Prozesse?
Bei der Prozessmodellierung werden folgende Schritte durchlaufen:
-
1. Identifikation eines Prozesses, der abgebildet werden soll
Zunächst wird ein Prozess ausgemacht, der verbessert werden soll, beispielsweise weil er ineffizient oder extrem komplex ist.
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2. Relevante Aktivitäten auflisten
Nun werden alle Aufgaben aufgelistet, die für den Prozess durchgeführt werden.
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3. Erfassen der Reihenfolge der Schritte
Im dritten Schritt wird die Aufgabenliste in eine geeignete Reihenfolge gebracht, sodass am Ende der Prozess vollständig abgebildet ist.
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4. Erstellen eines Flowcharts
Nach der Wahl des Formats, mit dem der Prozess modelliert werden soll, erfolgt die Zeichnung des Prozesses in einem Flowchart. Jeder Schritt wird dafür mit einem Symbol versehen.
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5. Prozessmodell finalisieren und vorstellen
Ist das Prozessmodell erstellt, wird es mit den Beteiligten besprochen und ein Konsens geschaffen.
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6. Übersichtsanalyse
Ist festgelegt, dass das Modell den Workflow des Prozesses wiedergibt, wird dieser ausgewertet. Ziel ist es, den Prozess weiterhin zu verbessern.
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Welche Prozessmodelle gibt es?
Zu den bekanntesten Prozessmodellen gehören:
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Aktivitätsprozessmodelle
Sie schaffen es, wertschöpfende sowie nicht-wertschöpfende Aktivitäten in einem einheitlichen Prozess darzustellen.
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Detaillierte Prozessmodelle
Bieten enorm detaillierte Einblicke in die Prozessschritte.
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SIPOC-Diagramme
Sie erzeugen einen Prozessüberblick und beinhalten dabei die Interaktionen zwischen Zulieferer, Eingang, Prozess, Ergebnis sowie Kunden.
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Gerendertes Prozessmodell
Sie führen den aktuellen oder zukünftigen Prozessstatus auf mit dem Ziel, Verbesserungspotenziale zu erkennen.
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Verantwortungsbereichsdiagramme
Werden auch als funktionsübergreifende Diagramme bezeichnet und nehmen die Verantwortlichkeiten für untergeordnete Prozesse in den Blick.
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Wertschöpfungskettendiagramme
Dabei handelt es sich um Kästen, die nicht miteinander verbunden sind. Ein Prozess wird so dargestellt, dass er schnell erläutert werden kann.
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Wertstromanalysen
Mit Wertstromanalysen lassen sich Prozesse analysieren und verbessern, die dafür sorgen, dass ein Produkt hergestellt werden kann.
Welche Methoden zur Prozessmodellierung gibt es?
Folgende Methoden sind typisch, um Prozesse zu modellieren:
- Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK): Stellen Prozesse chronologisch dar und beschreiben kettenähnliche Arbeitsabläufe.
- Business Process Model and Notation (BPMN): Stellt Prozesse grafisch dar und zeigt die Abfolge wichtiger Aktivitäten sowie Informationsflüsse auf.
- Flussdiagramme: Veranschaulichen In- und Outputs von Prozessen sowie deren Schritte mit Prozessmodellierungssymbolen.
- Allgemeine Prozessmodellierung: Wird auch als Top-Down-Modell oder Wertschöpfungsmodell bezeichnet. Gibt einen grundsätzlichen Überblick über einen Prozess.
- Detaillierte Prozessmodellierung: Umfasst alle Details zu jedem einzelnen Schritt und Teilschritt.
- Swimlane Map: Wird auch als funktionsübergreifendes Flowcharts oder Deployment Flowchart bezeichnet. Es legt die Aktivitäten in Prozessen als „Schwimmbahnen“, also Swimlanes, fest. So wird festgelegt, wer wofür zuständig ist.
- Wertstromübersicht: Die Wertstromübersicht visualisiert den Bereitstellungsprozess eines Produktes oder einer Dienstleistung.
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