DMS für den Mittelstand

Revisionssicher und voll integriert: So verwalten mittelständische Unternehmen ihre Dokumente

  • Individuelles Projekt für nahezu jede Anforderung
  • Workflows, Integrationen und mehr dank Basis von d.velop
  • Anbindung an andere Systeme, darunter Business Central
  • Bewahrt Dokumente revisionssicher in der Cloud auf
Dokumente auf mobile Devices, die durch eine Wolke fliegen
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Bewährte DMS-Lösung individuell für den Mittelstand einführen

Analoge Aktenberge oder halbgar digitalisiere Unterlagen ohne Mehrwert? Ein Graus, der den Arbeitsfluss blockiert. Mit Dokumentenmanagementsoftware verwalten Mittelständler Ihre Dokumente elektronisch. Das spart Zeit, reduziert die Fehleranfälligkeit und schenkt Ihnen Sicherheit. Weil die Anforderungen im Mittelstand besonders anspruchsvoll sind, entwickeln wir gemeinsam Ihren individuellen Projektplan – zielstrebig, passgenau und realistisch.

Diese sechs erwarten Sie mit Ihrem DMS für den Mittelstand

  • 1. Alles in einem: Integrieren Sie Ihr DMS in Ihre bestehende IT-Landschaft

    Als Unternehmen aus dem Mittelstand haben Sie Software routiniert im Einsatz. Insellösung Dokumentenmanagement? Ihrneues DMS integrieren Sie in die bestehende IT-Landschaft. So vereinen Sie das Beste aus beiden Welten und binden über unsere Schnittstelle, den Open Connector, weitere Systeme an. Business Central, andere ERP-Lösungen oder SharePoint? Den Möglichkeiten sind (beinahe) keine Grenzen gesetzt.

  • 2. Verpflichtend: revisionssichere Ablage

    Der korrekte Umgang mit Dokumenten ist ein sensibles Thema. Wenn es um Revisionssicherheit geht, geraten Mittelständler immer wieder in gefährliches Fahrwasser. Im sicheren Hafen kommen Sie mit unserem DMS an. Denn im Gegensatz zu Lösungen anderer Anbieter erfüllt es die Kriterien zur revisionssicheren Ablage.

  • 3. Automatisiert arbeitet es sich leichter: Workflows

    Erinnerungen, regelmäßige Aufgaben und Co.: Sich an alles zu erinnern, ist gar nicht so einfach. Damit Sie Rechnungen pünktlich begleichen, Fristen einhalten und Dokumente freigeben, arbeiten Sie mit integrierten Workflows. Automatisiert erhalten Sie Erinnerungen oder Handlungsaufforderungen, wenn es nötig ist.

  • 4. Optische Texterkennung: Dokumente auslesen lassen

    Sparen Sie sich Arbeit, denn Optical Character Recognition liest Dokumente automatisiert aus. Die optische Zeichenerkennung schafft es, Texte dank Künstlicher Intelligenz sehr zuverlässig auszulesen und gibt die Ergebnisse zur Verarbeitung direkt weiter.

  • 5. Arbeiten auf dem aktuellen Stand

    Zwei Personen, zwei Dokumentversionen. Es passiert schnell, dass Sie versehentlich in einer veralteten Datei arbeiten. Mit unserem DMS für den Mittelstand, passiert das nicht, denn sie umfasst eine integrierte Versionierung. So sehen Sie und Ihre Kollegen immer den neuesten Stand ein.

  • 6. Zugriff verweigert: Berechtigungen vergeben

    Datenschutz und Sicherheit spielen eine große Rolle. Um beides zu gewährleisten, vergeben Sie mit Ihrem DMS Zugriffsrechte auf bestimmte Unterlagen. Nur, wer berechtigt ist, ein Dokument einzusehen und zu bearbeiten, kann das auch.

DMS für den Mittelstand erweitern

Sie wollen Ihr DMS noch umfassender nutzen? Diese Erweiterungen sind Must-haves für den Mittelstand:

Digitale Signatur

Ist ein Dokument erstellt, kann es unterschrieben werden. Doch nicht immer sind alle Beteiligten vor Ort. Kein Problem dank digitaler Signaturen. Denn die Unterschrift wird per Workflow angefordert und erfolgt standortunabhängig elektronisch.

Vertragsmanagement

Verträge zu bearbeiten und abzulegen ist aufwändig, Fristen und Laufzeiten geraten schnell in Vergessenheit. Digital mit einem DMS bearbeitet, erinnern Sie Workflows an anstehende Termine und Aufgaben.

Digitale Rechnungsfreigabe

Rechnungen manuell bearbeiten ist aufwändig und fehleranfällig. Digital sparen Sie Zeit dank schneller Freigabeprozesse und Workflows und erhalten mit Erinnerungen Zahlungsziele und Skontofristen im Blick.

Schnittstellen

Volle Integration in bestehende IT-Landschaften und einzelne Lösungen: Über passende Schnittstellen binden sie Systeme nahtlos an. Die Arbeit erfolgt durchgängig und Sie vereinen die Möglichkeiten zahlreicher Lösungen.

Personalmanagement

Die Arbeit mit Lebensläufen, Zeugnissen und Co. ist sensibel. Ein sicherer Umgang unverzichtbar. Die Lösung für Personalabteilungen: Dokumentenmanagement mit den passenden Funktionen für ein zentrales, übersichtliches und sicheres Personalmanagement.

Vorgefertigte Aktenpläne

Um ein Dokumentenmanagementsystem sinnvoll nutzen zu können, benötigen Sie Aktenstrukturen. Zeitintensiv selbst erstellen? Mit unseren fertigen Aktenplänen führen Sie Strukturen vorgefertigt per Mausklick ein.

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Ihr DMS-Projekt mit YAVEON: Das spricht dafür.

Kompetenz

Jahrelange Projekterfahrung, Know-how auf höchstem Niveau und die Fähigkeit, die Bedürfnisse des Kunden zu verstehen. All das erwartet Sie in einem Projekt mit uns – gepaart mit Austausch auf Augenhöhe und angenehmer Arbeitsatmosphäre.

Passgenaue Einführung

Die Anforderungen an ein DMS-Projekt sind verschieden. Aus diesem Grund bieten wir zwei Wege zum Dokumentenmanagement: als kompaktes Bundle für Start-ups sowie kleine Unternehmen und als Individualprojekt für größere Firmen.

Rundumblick

Jedes System verspricht Vorteile. Für noch mehr Nutzen sind unsere Lösungen aufeinander abgestimmt. Samt Integrationsfähigkeit! Unser Steckenpferd: ERP. Dank der Vielfalt unserer Projekte gehen wir jede noch so spezielle Anforderung gezielt an.

Reguliertes Umfeld

Arbeiten im regulierten Umfeld sind besonders sensibel. Die Entscheidung sollte daher für einen Softwarepartner fallen, der sich damit auskennt – wie wir. Wir kennen die Anforderungen, Tricks und Kniffe und wissen genau, was zu tun ist.

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