Ein CMR-Frachtbrief ist ein internationales Beförderungsdokument, das regelt, wie Güter im Straßenverkehr und über Ländergrenzen hinweg befördert werden.
Das Akronym EDI steht für „Electronic Data Interchange“ – auf Deutsch „elektronischer Datenaustausch“. Darunter versteht man den standardisierten, digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen zwischen Unternehmen.
Mit EDI-Lösungen können Unternehmen Geschäftsprozesse automatisieren und Dokumente direkt von System zu System übertragen. Die Kommunikation basiert auf international anerkannten Standards, sogenannten EDI-Nachrichtenformaten. Dadurch lassen sich Abläufe beschleunigen, Fehler vermeiden und die Zusammenarbeit zwischen Geschäftspartnern effizient gestalten.
Das EDI-Verfahren basiert auf dem standardisierten, digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen unterschiedlichen IT-Systemen. Ziel ist es, Medienbrüche zu vermeiden und Abläufe im Unternehmen durchgängig zu automatisieren.
Die folgenden fünf Prozessschritte werden dabei durchlaufen:
Tipp: Mit integrierten Cloud-Lösungen wie Yaveon EDI lassen sich diese Prozessschritte direkt aus dem ERP-System heraus steuern und überwachen – ohne zusätzliche Software, Schnittstellen oder Systembrüche.
Der ERP-Konnektor verbindet das ERP- oder Warenwirtschaftssystem mit der EDI-Lösung. Er sorgt dafür, dass Daten automatisiert und im richtigen Format übertragen werden. Damit entfällt die manuelle Übergabe von Dokumenten oder das Umwandeln von Daten aus Exportdateien.
Der EDI-Konverter übersetzt die internen Datenformate des Unternehmens (zum Beispiel CSV, XML oder proprietäre Formate) in standardisierte EDI-Nachrichtenformate wie EDIFACT oder ANSI X12 – und zurück. Er fungiert als „Dolmetscher“ zwischen den Systemen.
Der Kommunikationsadapter (auch EDI-Schnittstelle genannt) ist für die Übertragung der EDI-Nachrichten an den Geschäftspartner zuständig. Er stellt sicher, dass die Daten über sichere, international anerkannte Protokolle (z. B. AS2, OFTP2, X.400) verschlüsselt versendet und empfangen werden. So werden Datenschutz und Vertraulichkeit sichergestellt.
Wenn Unternehmen oder Geschäftspartner Daten, Dokumente und Informationen elektronisch austauschen wollen, müssen sie sich auf eine „gemeinsame Sprache“ einigen. Dafür gibt es EDI-Standards: Sie legen fest, wie Informationen strukturiert und übermittelt werden – unabhängig von der eingesetzten Software.
EDI-Standards funktionieren wie Dolmetscher: Sie sorgen dafür, dass jeder Beteiligte die Daten versteht – ganz egal, welches System oder welche Sprache er eigentlich verwendet. Gibt es einen anerkannten, internationalen Standard für den elektronischen Datenaustausch, braucht es nur einen „Dolmetscher“ – und nicht für jeden einzelnen Geschäftspartner einen eigenen. Das macht die Zusammenarbeit einfacher, effizienter und günstiger.
Der weltweit am weitesten verbreitete Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, vor allem in Europa. EDIFACT definiert einheitliche Formate für eine Vielzahl von Geschäftsprozessen – von Bestellung („ORDERS“) über Lieferschein („DESADV“) bis zur Rechnung („INVOIC“). Das macht EDIFACT ideal für Unternehmen mit vielen Partnern, die alle dasselbe Nachrichtenformat nutzen.
Dieser Standard ist vor allem in Nordamerika verbreitet und gilt dort als Branchenstandard im Handel, in der Industrie und im Gesundheitswesen. Auch hier gibt es klar definierte Nachrichtentypen, wie zum Beispiel 850 für Bestellungen und 810 für Rechnungen.
XML ist ein flexibles, modernes Datenformat, das sich besonders für die Integration mit Webservices eignet. Besonders relevant ist XML bei elektronischen Rechnungen – etwa XRechnungen, die für öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtend sind. Auch durch die elektronische Rechnungspflicht in der EU gewinnt XML zunehmend an Bedeutung und macht Unternehmen fit für den digitalen Rechnungsaustausch.
Tipp: Eine professionelle EDI-Software unterstützt verschiedene internationale Standards und Nachrichtenarten. Zusätzlich lassen sich durch eine EDI-Schnittstelle neue Partner und Systeme einfach anbinden. So bleiben Sie flexibel in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Geschäftspartnern.
Ein EDI-Standard ist das Regelwerk oder die „Sprache“, nach der elektronische Geschäftsdokumente ausgetauscht werden. Er bestimmt, wie die Daten aufgebaut und übermittelt werden.
Innerhalb jedes Standards gibt es verschiedene Nachrichtenarten (auch „Nachrichtentypen“ oder „Message Types“ genannt). Sie legen fest, um welche Art von Geschäftsdokument es sich handelt – zum Beispiel eine Bestellung, eine Rechnung oder ein Lieferschein.
Beispiele:
Einfach gesagt: Der Standard ist die Sprache, die Nachrichtenart ist das Thema des Dokuments.
Der elektronische Datenaustausch findet in nahezu allen Unternehmensbereichen Anwendung: Von Einkauf und Verkauf über Logistik und Lagerhaltung bis hin zum Rechnungswesen und Stammdatenmanagement. Die Vorteile zeigen sich besonders in Branchen mit hohen Anforderungen an Geschwindigkeit, Transparenz und Rückverfolgbarkeit – zum Beispiel in der Lebensmittelindustrie.
Ein mittelständischer Lebensmittelhersteller möchte seine Produkte bei großen Handelspartnern wie EDEKA oder REWE platzieren. Die Voraussetzung: reibungslose digitale Prozesse und der Austausch aller relevanten Geschäftsdokumente per EDI.
Die Einführung einer EDI-Lösung folgt meist einem strukturierten Fahrplan. Ob Sie EDI erstmals im Unternehmen einsetzen oder von einer bestehenden EDI-Software auf ein moderneres System migrieren: Mit guter Vorbereitung gelingt die Umstellung reibungslos.
Tipp: Setzen Sie auf eine EDI-Lösung, die flexibel mit Ihren Prozessen wächst, regelmäßige Updates bietet und Sie bei der Anbindung neuer Partner unterstützt. Eine moderne EDI-Software spart nicht nur Zeit und Aufwand bei der Einführung, sondern macht Ihr Unternehmen auch zukunftssicher für weitere Digitalisierungsprojekte.
Viele Unternehmen wechseln auf eine moderne EDI-Lösung, weil die bisherige Software zu starr ist, aktuelle Standards wie XRechnung nicht unterstützt oder zu aufwendig in Pflege und Betrieb ist. Auch fehlende Cloud-Funktionen, hohe Kosten oder ein unflexibles Lizenzmodell sind häufige Gründe.
Der Ablauf der Migration ähnelt grundsätzlich der Neueinführung, erfordert aber zusätzlich eine genaue Planung: Bestehende Partnerverbindungen, Nachrichtenmappings und Stammdaten müssen gesichert und übernommen werden. Häufig wird für eine Übergangszeit ein Parallelbetrieb von Alt- und Neusystem eingerichtet. Die enge Abstimmung mit Geschäftspartnern ist besonders wichtig, damit keine Daten verloren gehen. Viele moderne EDI-Lösungen bieten für diesen Prozess spezielle Migrations-Tools und erfahrene Beratung – so gelingt der Umstieg meist ohne Ausfallzeiten und mit minimalem Risiko.
Nicht jede EDI-Landschaft ist voll integriert – aber ohne klar strukturierte Prozesse, aktuelle Standards und zentrale Steuerung bleibt viel Potenzial ungenutzt. Mit diesem Selbstcheck erkennen Sie, wie professionell Ihr elektronischer Datenaustausch heute wirklich läuft.
Treffen die folgenden Aussagen auf die EDI-Prozesse in Ihrem Unternehmen zu?
Je mehr Aussagen Sie mit ja beantworten, desto reibungsloser sind Ihre EDI-Prozesse aufgestellt.
Moderne EDI-Software sollte mehr können als nur den Austausch von Geschäftsdokumenten ermöglichen. Sie muss sich nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft einfügen, jederzeit anpassbar bleiben und gesetzliche wie branchenspezifische Anforderungen erfüllen.
Die wichtigsten Anforderungen an eine professionelle EDI-Lösung im Überblick
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