Elektronische Rechnung einfach erklärt

Öffentliche Auftraggeber sowie Unter­nehmen, die Aufträge für die Bundes­ver­waltung übernehmen, haben in Deutsch­land die Pflicht, elektronische Rechnungen zu stellen. Die dazugehörige Regelung, ähnlich einem Gesetz, legt die E-Rech­nungs­verordnung fest. Die Umstellung auf elektronische Rechnung gehört demnach zum Alltag.

Ab Januar 2025 müssen B2B-Unter­neh­men Rechnungen elektronisch erstellen, versenden und verarbeiten können. Der Gesetzgeber bietet jedoch eine Übergangs­frist bis Januar 2028. Je nach Jahres­umsatz eines Unternehmens endet die Übergangsphase bereits früher. Danach dürfen Rechnungen ausschließlich elek­tronisch versendet werden.

Elektronische Rechnungen laufen über Software. Es gibt sie in folgenden For­maten:

• Strukturierte Daten wie XML- oder EDI-Format
• Unstrukturierte Daten wie PDF- oder Word-Formate bzw. als E-Mail-Text oder Bilddatei
• Hybride Daten, also eine Mischung aus Bilddatei oder PDF sowie XML- oder EDI-Format

Im Alltag kommen am häufigsten hybride Daten zum Einsatz.

• E-Mail bzw. E-Mail-Anhang
• DE-Mail
• E-Post
• Fax via Computer
• SMS mit Download über das Web

• Weniger Kosten: Da weder Papier noch Porto beim Erstellen von Rechnungen benötigt wird
• Mehr Platz: In den Regalen, da elek­tronische Rechnungen nicht in Papier­form archiviert werden und Aus­dru­cken nicht nötig ist
• Zeitersparnis: Da sowohl die Erstel­lung als auch die Bearbeitung und Aufbewahrung von E-Rechnungen (teil-)auto­matisiert sowie digital er­folgen. Teils ist es sogar möglich, eine E-Rechnung aus direkt aus dem ERP-System zu erstellen
• Weniger Fehler: Da keine manuelle Eingabe mehr nötig ist und Medien­brüche vermieden werden
• Zufriedenere Kunden: Da die Durchlaufzeiten kürzer sind und die Bearbeitung schneller erfolgt
• Durch­gängige Digitalisierung: Da ein weiterer Bereich des Unternehmens digital umgesetzt werden kann
• Mehr Rücksicht auf die Umwelt und Klimaschutz: Denn je weniger Papier benötigt wird, desto weniger Bäume müssen gefällt werden. Außerdem werden nötige Fahrten reduziert und damit der CO2-Ausstoß gesenkt

• Eine elektronische Rechnung muss ein elektronisches Format umfassen. Als solches wird sie: ausgestellt, gesendet, empfangen, verarbeitet.
• Eine weitere Vorgabe ist, dass Sie für Menschen lesbar ist.
• Zudem muss über ein Kontroll­ver­fahren die Echtheit der Herkunft nachgewiesen werden können.

Grundsätzlich muss eine elektronische Rechnung die gleichen Angaben enthalten wie eine Papierrechnung.

Dabei handelt es sich um:

• Name und Anschrift des Unter­neh­mens
• Name und Anschrift des Leistungs­empfängers
• Steuernummer und / oder Umsatz­steuer-Identifikationsnummer
• Datum, an dem die Rechnung ausge­stellt wurde
• Art der Lieferungen und Menge der Artikel
• Leistungsart und -umfang
• Zeitpunkt, zu dem die Lieferung oder andere Leistungen erfolgen
• Zeitpunkt der Zahlung
• Entgelt, Steuerbetrag und -satz
• Entgeltminderungen, die vorab verein­bart wurden

Eine digitale Unterschrift ist für eine gültige E-Rechnung nicht notwendig.

Elektronische Rechnungen fallen unter die gesetzlichen Grundlagen der GoBD. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungs­mäßi­gen Führung und Aufbewahrung von Bü­chern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektro­nischer Form sowie zum Daten­zugriff“. und greift auch bei elektronischen Rechnungen. Es gilt die Pflicht für Unter­nehmen, GoBD-konform zu archivieren.

Damit elektronische Rechnungen GoBD-Konform verarbeitet werden, werden Formate wie ZUGFeRD und XRechnung herangezogen und in Software verarbeitet. Beides sind Datenmodelle auf XML-Basis und ermöglichen es, Rechnungen länder­übergreifend einheitlich auszu­tauschen. Dabei ist es nicht ausreichend, PDF-Datei­en lokal oder in der Cloud zu archi­vieren. Vielmehr müssen sie revisions­sicher archiviert werden. Dafür müssen einige Kriterien erfüllt sein.

Sie müssen:

• nachvollziehbar und prüfbar dank Signatur
• vollständig
• richtig
• ordnungsgemäß
• unveränderbar
• inklusive Verfahrensdokumentation
• vor Verlust gesichert
• sowie zeitgerecht gebucht und aufge­zeichnet sein.

14b UstG regelt, dass Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden müs­sen und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine elektronische oder eine Rechnung in Papierform handelt. Die Zehnjahresfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde. Während der Aufbewahrung müs­sen Rechnungen zu jederzeit den Anforde­rungen des §14 Abs. 1 Satz 2 UstG ent­sprechen. Dabei handelt es sich um die Echtheit der Herkunft sowie die Unver­sehrt­heit von Inhalt und Lesbarkeit. Zudem sind Steuerpflichtige verpflichtet, die Vorschriften des UstG und der Abgabenordnung sowie die GoBD im Blick zu haben.

Mit der Einführung von E-Rechnungen sollten einige Voraussetzungen sicher­gestellt sein:

• Die Verarbeitung von Eingangs­rech­nungen erfolgt regelmäßig. Sie werden auch Richtigkeit und formell geprüft.
• Elektronische Rechnungen werden gebucht, sobald die Prüfung abge­schlossen ist.
• Die Zahlung der elektronischen Rech­nungen erfolgt zum angegebenen Zahlungsziel.
• Die Aufbewahrung muss sichergestellt sein.
• Die Verarbeitung der anfallenden Daten erfolgt DSGVO-konform.
• Kunden und Lieferanten haben dem Versand von E-Rechnungen zuge­stimmt. Die Zustimmung des Empfän­gers ist also vorhanden.

Papierrechnung

Bei einer Papierrechnung handelt es sich um eine Rechnung, die bildhaft als Ausdruck repräsentiert wird. Es ist nicht möglich, sie automatisch und elektronisch zu verarbeiten.

PDF-Rechnung

Eine PDF-Rechnung wird im elek­tro­nischen Format ausgestellt, über­mittelt und empfangen. Gleichzeitig handelt es sich dabei um eine bildhaft repräsentierte Rech­nung, die nicht automatisch und elektronisch verarbeitet werden kann.

Elektronische Rechnung

Eine E-Rechnung hingegen wird elektronisch übermittelt und empfan­gen und kann gleichzeitig automatisch sowie elektronisch verarbeitet werden. Medienbrüche werden so vermieden.

Die E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Mit Yaveon 365 EDI meistern Sie diese Anforderungen effizient und zuverlässig.

• E-Rechnungen erstellen und impor­tieren im XRechnungsformat auf Basis gebuchter Verkaufsrechnungen und -gutschriften.
• Frei konfigurierbare Mappings für den Import und Export, angepasst an Rechnungs­empfänger und -ersteller.
• Automatischer Belegversand und erneuter Versand per E-Mail, FTP/SFTP oder AS/2 (optionale Kosten).
• Historie und Protokolle zur Einsicht der versendeten E-Rechnungen.
• Automatischer Download von einge­henden Rechnungen und Schutz vor doppeltem Import durch Prüfung der Kreditorennummern.
• Eingangsrechnungsprüfung mit automatisierter Erzeugung von Ein­kaufs­rechnungen zur Kontrolle.