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Anforderungsanalyse

Was ist eine Anforderungs­analyse?

Eine Anforderungsanalyse ist der Prozess, in dem die genauen An­forderungen eines Projektes er­mittelt werden. Dabei werden die Anforderungen aller Beteiligten berücksichtigt, zum Beispiel Ge­schäfts­führung, Team und Projektmanagement.

Was ist das Ziel einer Anforderungsanalyse?

Anforderungsanalysen verfolgen im Wesentlichen zwei Ziele:

1. Ziel

Es sollen Anforderungen an ein bevorstehendes (Software-)Projekt erstellt werden.

2. Ziel

Die identifizierten Anforderungen werden konkretisiert, in eine sinnvolle Struktur gebracht und geprüft.

Warum macht es Sinn, eine Anforderungsanalyse durchzuführen?

Anforderungsanalysen werden durchgeführt, um ein einheitliches Fundament zu schaffen, auf dem sämtliche Entscheidungen getroffen werden können. Sie verhindern, dass das Budget sowie der Zeitrahmen überschritten werden und Projekte scheitern. Zudem stellen sie sicher, dass alle Betroffenen das gleiche Verständnis und den gleichen Wissens­stand zum Projekt haben.

Was sind die Vorteile einer­ Anforderungs­analyse?

  • 1. Überblick behalten

    Dank Anforderungsanalysen sind die Bedingungen und Ziele eines Pro­jektes genau abgesteckt. So ist es möglich, immer den aktuellen Pro­jektstand im Blick zu behalten und bei Bedarf zu justieren.

  • 2. Weniger Projektkosten

    Eine gute Analyse ist die Basis einer guten Planung und reduziert so die Projektrisiken. Weil diese die Kosten schnell in die Höhe treiben können, geben Anforderungsanalysen Sicher­heit und halten die Projekt­kosten im Rahmen.

  • 3. Höhere Projekt­erfolgsquote

    Anforderungsanalysen geben einem Projekt einen Rahmen, damit dieses reibungslos verlaufen kann – das steigert die Zielstrebigkeit und erhöht die Erfolgsquote.

  • 4. Bessere Projekt­größeneinschätzung

    Aufwand, Zeitraum und Aus­wir­kungen – all das betrachtet die Anforderungsanalyse und schafft so die optimale Grundlage, um die Größe eines Projektes in alle Rich­tungen einschätzen zu können.

  • 5. Realistische Planung

    Theorie ist nur dann erfolgreich, wenn sie in der Praxis machbar ist. Mit Anforderungsanalysen lässt sich prüfen, ob die Projektanforderungen technisch machbar sind und wirt­schaftlich im Rahmen liegen. Die Planung erfolgt zuverlässiger, das Projektmanagement läuft erfolgreich.

  • 6. Bessere Zusammenarbeit

    Eine erfolgreiche Anforderungs­analyse erzeugt eine einheitliche Projektbasis sowie ein einheitliches Verständnis zwischen allen Be­tei­ligten – die optimale Basis für eine gute Zusammenarbeit und Team­work.

  • 7. Verbesserungen bewirken

    Welche Prozesse und Strukturen sind vorhanden und lassen sich überarbeiten? Anforderungs­analysen zeigen Optimierungs­potenziale auf.

  • 8. Zielstrebiges Arbeiten

    Die Ziele immer im Auge! Während der Projektzeit hilft ein Blick in die Ergebnisse der Anforderungs­analyse, um sich zu vergewissern, dass man auf dem richtigen Weg ist, und die Projektziele nicht aus dem Auge zu verlieren.

  • 9. Zufriedene Beteiligte

    Anforderungsanalysen ermöglichen zielgenauere Projektergebnisse und erzeugen realistische Erwartungen. Das sorgt für eine hohe Mitarbeiter­zufriedenheit, denn das Ergebnis entspricht der Planung.

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Anforderungsanalyse – der Ablauf

  • 1. Die Anforderungen werden erstellt

    Zunächst geht es darum, Anforderungen zu identifizieren. Häufig werden dafür Lastenhefte genutzt oder Gespräche mit den Usern geführt. Die gesammelten Anforderungen werden notiert. Typische Fragen sind:

    • Welche Chargeninformationen sollen im System gespeichert werden können?
    • Wie ist es möglich, Qualitäts­prüfungen einer Charge im System zu verwalten?
    • Wie können die durchgeführten Prüfungen im System analysiert werden und ein Reporting dafür bereitgestellt werden?

    Hinweis: Es handelt sich hierbei um die Identifikation des Ist-Zustands. Auf dieser Grundlage können die Anforderungen abgeleitet werden.

  • 2. Die eigentliche Analyse wird durchgeführt

    Nun erfolgt die Auswertung der gesammelten Anforderungen. Die Informationen werden dafür klassi­fiziert und bewertet, auf Voll­ständig­keit und Durch­gängig­keit geprüft. Es erfolgen ein Ab­gleich mit anderen Anforder­ungen und die Bündelung in ähnliche Themen­bereiche.

  • 3. Die Anforderungen werden beschrieben

    Sind die Anforderungen vollständig, werden sie detailliert beschrieben und schriftlich fixiert. Anwendungs­fälle erleichtern eine verständliche Formulierung.

  • 4. Die Anforderungen werden einer Revision unterzogen

    Der vierte Schritt ist optional, wird für kontinuierliche Verbesserung jedoch empfohlen. Dafür werden die Anforderungen nach einiger Zeit erneut überprüft und bei Bedarf angepasst. Es können sich neue Projektzyklen ergeben.

Anforderungsanalyse Ablauf
Anforderungsanalyse Ablauf

Welche Arten von Anforderungen gibt es?

Bei Anforderungsanalysen wird in der Regel zwischen zwei Anforderungsarten unterschieden: funktionale und nicht funktionale Anforderungen.

Funktionale Anforderungen

Funktionale Anforderungen beziehen sich auf die Software bzw. das System, das entwickelt werden soll. Typischerweise sind es Merkmale, Eigenschaften und Funktionen sowie Aktionen. Es empfiehlt sich dabei, stets die Unternehmensprozesse im Blick zu behalten und diese mit den Funktionalitäten des Systems in Einklang zu bringen.

Nichtfunktionale Anforderungen

Nichtfunktionale Anforderungen beziehen sich auf den Projektrahmen, beispielsweise: Hardware, Schnittstellen zu bestehenden Systemen, Speicherkapazitäten und Vorgaben wie Sprachen und Darstellung für eine einfache Benutzbarkeit.

In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die Unterscheidung zwischen funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen zweit­rangig ist. Teils sind die Übergänge zwischen den beiden Arten fließend. Primär geht es bei einer guten Anforderungsanalyse darum, beide Aspekte zu betrachten, um ein möglichst umfassendes Bild zu erhalten.

Welche Methoden der Anforderungsanalyse gibt es?

Es gibt zahlreiche Methoden. Zu den geläufigsten gehören:

Interviews

Hierbei beantworten Mitarbeiter meist aus unterschiedlichen Abteilungen mündlich Fragen zu einem Themenkomplex. So sind verschiedene Blickwinkel berücksichtigt.

Fragebögen

Fragen werden mittels eines Fragebogens gestellt, weshalb sich die Methode besonders für große Gruppen eignet. Je nach Sachverhalt werden hierfür Multiple Choice- oder offene Fragen genutzt. Wichtig ist es, die Fragen leicht verständlich zu formulieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

Beobachtung

Beobachtungen sind aufwändig, jedoch sehr aufschlussreich, denn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden beispielsweise in ihrem Arbeitsalltag begleitet.

Berichtsmethode

Hierbei wird der Mitarbeiter selbst aktiv, denn er notiert seine Tätigkeiten. Vorsicht ist geboten, da die Methode wenig objektiv ist. Gleichzeitig lassen sich Kritik und Lösungsvorschläge gut übermitteln sowie umfassende Beschreibungen sammeln.

Brainstorming

Brainstorming ist eine kreative Methode, bei der verschiedene Personen mit unterschiedlichen Ideen an Ergebnissen arbeiten. Meist entstehen viele Anforderungen, die dann weiter erstellt und selektiert werden müssen.

Mindmapping

Mindmapping gehört zur Kategorie des Brainstormings, jedoch werden die Anforderungen zusätzlich visualisiert. Das Projektziel steht in der Mitte der Mindmap, Ideen, Tätigkeiten und weitere Faktoren werden darum herum festgehalten.

Fallstudien

Bei Fallstudien erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Aufgabe zu notieren, auf welche Art und Weise sie ein Projekt durchführen würden. Die Ideen und Szenarien werden gesammelt und im Anschluss ausgewertet.

Prototypenentwicklung

Prototypen helfen dabei, Beteiligten das mögliche Ergebnis aufzuzeigen. So fällt es ihnen häufig leichter, Anforderungen zu formulieren.

Anforderungsanalyse Methoden

Was gehört zu einer Anforderungsanalyse?

Zu einer Anforderungsanalyse gehören folgende Punkte:

Definition der Zielsetzung

Allgemeine Vorhabensbeschreibung

Definition wichtiger Begriffe für ein einheitliches Verständnis

Funktionale sowie nichtfunktionale Anforderungen

In welchen Bereichen kann eine Anforderungsanalyse eingesetzt werden?

Anforderungsanalysen können in jedem Unternehmenskontext genutzt werden und das Projektmanagement erheblich unter­stützen. Zum Beispiel kommen sie in den folgenden Bereichen zum Einsatz:

  • Human Resources

    Human Resources, um festzulegen, welche Anforderungen ein neuer Mitarbeiter erfüllen soll und was die Stelle beinhaltet, um die passende Person zu finden. Es werden Fragen beantwortet wie „Welche Fähig­keiten soll eine Person mitbringen?“ und „Welche beruflichen Kenntnisse sind nötig?“.

  • IT-Projekte und Softwareeinführung

    IT-Projekte und Softwareeinführung, um die richtige Lösung zu wählen und mit ihrer Unterstützung den gewünschten Nutzen zielstrebig zu erreichen. Typische Fragen sind „Was soll die Software können?“, „Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?“, „Welche Schnitt­stellen soll die Software umfassen?“.

  • E-Commerce

    E-Commerce, um zu definieren, welche Funktionen ein Shopsystem erfüllen muss, um Kunden ein optimales Einkaufserlebnis zu bescheren. Fragen, die aufkommen sind: „Wie wird das Sortiment dargestellt?“, „Welche Service­dienste werden angeboten?“ „Ist die Navigation einfach benutzer­freundlich?

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Autor

PreSales Consultant und ehemaliger Microsoft Dynamics 365 Business Central Projektleiter- Hannes kennt das ERP-Umfeld und den kompletten Ablauf eines ERP-Projekts aus dem Effeff. Während der Arbeit gibt er immer 120% und ist erst dann zufrieden, wenn es der Kunde auch ist.

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