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Anforderungsanalyse
Was ist eine Anforderungsanalyse?
Eine Anforderungsanalyse ist der Prozess, in dem die genauen Anforderungen eines Projektes ermittelt werden. Dabei werden die Anforderungen aller Beteiligten berücksichtigt, zum Beispiel Geschäftsführung, Team und Projektmanagement.
Was ist das Ziel einer Anforderungsanalyse?
Anforderungsanalysen verfolgen im Wesentlichen zwei Ziele:
Warum macht es Sinn, eine Anforderungsanalyse durchzuführen?
Anforderungsanalysen werden durchgeführt, um ein einheitliches Fundament zu schaffen, auf dem sämtliche Entscheidungen getroffen werden können. Sie verhindern, dass das Budget sowie der Zeitrahmen überschritten werden und Projekte scheitern. Zudem stellen sie sicher, dass alle Betroffenen das gleiche Verständnis und den gleichen Wissensstand zum Projekt haben.
Was sind die Vorteile einer Anforderungsanalyse?
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1. Überblick behalten
Dank Anforderungsanalysen sind die Bedingungen und Ziele eines Projektes genau abgesteckt. So ist es möglich, immer den aktuellen Projektstand im Blick zu behalten und bei Bedarf zu justieren.
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2. Weniger Projektkosten
Eine gute Analyse ist die Basis einer guten Planung und reduziert so die Projektrisiken. Weil diese die Kosten schnell in die Höhe treiben können, geben Anforderungsanalysen Sicherheit und halten die Projektkosten im Rahmen.
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3. Höhere Projekterfolgsquote
Anforderungsanalysen geben einem Projekt einen Rahmen, damit dieses reibungslos verlaufen kann – das steigert die Zielstrebigkeit und erhöht die Erfolgsquote.
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4. Bessere Projektgrößeneinschätzung
Aufwand, Zeitraum und Auswirkungen – all das betrachtet die Anforderungsanalyse und schafft so die optimale Grundlage, um die Größe eines Projektes in alle Richtungen einschätzen zu können.
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5. Realistische Planung
Theorie ist nur dann erfolgreich, wenn sie in der Praxis machbar ist. Mit Anforderungsanalysen lässt sich prüfen, ob die Projektanforderungen technisch machbar sind und wirtschaftlich im Rahmen liegen. Die Planung erfolgt zuverlässiger, das Projektmanagement läuft erfolgreich.
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6. Bessere Zusammenarbeit
Eine erfolgreiche Anforderungsanalyse erzeugt eine einheitliche Projektbasis sowie ein einheitliches Verständnis zwischen allen Beteiligten – die optimale Basis für eine gute Zusammenarbeit und Teamwork.
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7. Verbesserungen bewirken
Welche Prozesse und Strukturen sind vorhanden und lassen sich überarbeiten? Anforderungsanalysen zeigen Optimierungspotenziale auf.
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8. Zielstrebiges Arbeiten
Die Ziele immer im Auge! Während der Projektzeit hilft ein Blick in die Ergebnisse der Anforderungsanalyse, um sich zu vergewissern, dass man auf dem richtigen Weg ist, und die Projektziele nicht aus dem Auge zu verlieren.
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9. Zufriedene Beteiligte
Anforderungsanalysen ermöglichen zielgenauere Projektergebnisse und erzeugen realistische Erwartungen. Das sorgt für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit, denn das Ergebnis entspricht der Planung.
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Anforderungsanalyse – der Ablauf
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1. Die Anforderungen werden erstellt
Zunächst geht es darum, Anforderungen zu identifizieren. Häufig werden dafür Lastenhefte genutzt oder Gespräche mit den Usern geführt. Die gesammelten Anforderungen werden notiert. Typische Fragen sind:
- Welche Chargeninformationen sollen im System gespeichert werden können?
- Wie ist es möglich, Qualitätsprüfungen einer Charge im System zu verwalten?
- Wie können die durchgeführten Prüfungen im System analysiert werden und ein Reporting dafür bereitgestellt werden?
Hinweis: Es handelt sich hierbei um die Identifikation des Ist-Zustands. Auf dieser Grundlage können die Anforderungen abgeleitet werden.
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2. Die eigentliche Analyse wird durchgeführt
Nun erfolgt die Auswertung der gesammelten Anforderungen. Die Informationen werden dafür klassifiziert und bewertet, auf Vollständigkeit und Durchgängigkeit geprüft. Es erfolgen ein Abgleich mit anderen Anforderungen und die Bündelung in ähnliche Themenbereiche.
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3. Die Anforderungen werden beschrieben
Sind die Anforderungen vollständig, werden sie detailliert beschrieben und schriftlich fixiert. Anwendungsfälle erleichtern eine verständliche Formulierung.
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4. Die Anforderungen werden einer Revision unterzogen
Der vierte Schritt ist optional, wird für kontinuierliche Verbesserung jedoch empfohlen. Dafür werden die Anforderungen nach einiger Zeit erneut überprüft und bei Bedarf angepasst. Es können sich neue Projektzyklen ergeben.
Welche Arten von Anforderungen gibt es?
Bei Anforderungsanalysen wird in der Regel zwischen zwei Anforderungsarten unterschieden: funktionale und nicht funktionale Anforderungen.
In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die Unterscheidung zwischen funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen zweitrangig ist. Teils sind die Übergänge zwischen den beiden Arten fließend. Primär geht es bei einer guten Anforderungsanalyse darum, beide Aspekte zu betrachten, um ein möglichst umfassendes Bild zu erhalten.
Welche Methoden der Anforderungsanalyse gibt es?
Es gibt zahlreiche Methoden. Zu den geläufigsten gehören:
Interviews
Hierbei beantworten Mitarbeiter meist aus unterschiedlichen Abteilungen mündlich Fragen zu einem Themenkomplex. So sind verschiedene Blickwinkel berücksichtigt.
Fragebögen
Fragen werden mittels eines Fragebogens gestellt, weshalb sich die Methode besonders für große Gruppen eignet. Je nach Sachverhalt werden hierfür Multiple Choice- oder offene Fragen genutzt. Wichtig ist es, die Fragen leicht verständlich zu formulieren, um Missverständnisse zu vermeiden.
Beobachtung
Beobachtungen sind aufwändig, jedoch sehr aufschlussreich, denn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden beispielsweise in ihrem Arbeitsalltag begleitet.
Berichtsmethode
Hierbei wird der Mitarbeiter selbst aktiv, denn er notiert seine Tätigkeiten. Vorsicht ist geboten, da die Methode wenig objektiv ist. Gleichzeitig lassen sich Kritik und Lösungsvorschläge gut übermitteln sowie umfassende Beschreibungen sammeln.
Brainstorming
Brainstorming ist eine kreative Methode, bei der verschiedene Personen mit unterschiedlichen Ideen an Ergebnissen arbeiten. Meist entstehen viele Anforderungen, die dann weiter erstellt und selektiert werden müssen.
Mindmapping
Mindmapping gehört zur Kategorie des Brainstormings, jedoch werden die Anforderungen zusätzlich visualisiert. Das Projektziel steht in der Mitte der Mindmap, Ideen, Tätigkeiten und weitere Faktoren werden darum herum festgehalten.
Fallstudien
Bei Fallstudien erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Aufgabe zu notieren, auf welche Art und Weise sie ein Projekt durchführen würden. Die Ideen und Szenarien werden gesammelt und im Anschluss ausgewertet.
Prototypenentwicklung
Prototypen helfen dabei, Beteiligten das mögliche Ergebnis aufzuzeigen. So fällt es ihnen häufig leichter, Anforderungen zu formulieren.
Was gehört zu einer Anforderungsanalyse?
Zu einer Anforderungsanalyse gehören folgende Punkte:
Definition der Zielsetzung
Allgemeine Vorhabensbeschreibung
Definition wichtiger Begriffe für ein einheitliches Verständnis
Funktionale sowie nichtfunktionale Anforderungen
In welchen Bereichen kann eine Anforderungsanalyse eingesetzt werden?
Anforderungsanalysen können in jedem Unternehmenskontext genutzt werden und das Projektmanagement erheblich unterstützen. Zum Beispiel kommen sie in den folgenden Bereichen zum Einsatz:
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Human Resources
Human Resources, um festzulegen, welche Anforderungen ein neuer Mitarbeiter erfüllen soll und was die Stelle beinhaltet, um die passende Person zu finden. Es werden Fragen beantwortet wie „Welche Fähigkeiten soll eine Person mitbringen?“ und „Welche beruflichen Kenntnisse sind nötig?“.
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IT-Projekte und Softwareeinführung
IT-Projekte und Softwareeinführung, um die richtige Lösung zu wählen und mit ihrer Unterstützung den gewünschten Nutzen zielstrebig zu erreichen. Typische Fragen sind „Was soll die Software können?“, „Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?“, „Welche Schnittstellen soll die Software umfassen?“.
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E-Commerce
E-Commerce, um zu definieren, welche Funktionen ein Shopsystem erfüllen muss, um Kunden ein optimales Einkaufserlebnis zu bescheren. Fragen, die aufkommen sind: „Wie wird das Sortiment dargestellt?“, „Welche Servicedienste werden angeboten?“ „Ist die Navigation einfach benutzerfreundlich?
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