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RESISCAN
Was ist RESISCAN?
RESISCAN oder auch ersetzendes Scannen meint die Möglichkeit, Papierdokumente digital zu erfassen. Es muss sichergestellt sein, dass das entstandene Scanprodukt rechtssicher weiterverarbeitet und aufbewahrt wird. Die dafür nötigen Vorgaben umfasst die „Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN) via Scanner und Software.
Was ist der Unterschied zwischen RESISCAN und ersetzendem Scannen?
Es gibt keinen Unterschied. Ersetzendes Scannen ist lediglich eine andere Bezeichnung für RESISCAN.
Welches Problem löst RESISCAN?
Behörden sowie Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte Dokumente über einen festgelegten Zeitraum hinweg aufzubewahren. Was bislang in Papierform geschah, erfolgt durch die Digitalisierung zunehmend digital. Betroffene erhalten mit der TR RESISCAN einen verbindlichen Rahmen an die Hand, mit dem Dokumente durch ersetzendes Scannen rechtssicher in elektronische Akten überführt werden können.
(BSI) gibt einen verbindlichen Rahmen für das sogenannte ersetzende Scannen vor.
Was besagt die technische Richtlinie des ersetzenden Scannens TR RESISCAN 03138?
TR RESISCAN 03138 ist die Grundlage für ersetzendes Scannen und nimmt dabei ausschließlich die technischen Anforderungen an den Blick. Sie wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im Jahr 2013 veröffentlicht. Betroffene nutzen sie als Leitfaden für die Digitalisierung von Dokumenten sowie deren anschließende Vernichtung. Sie gilt branchenübergreifend als Standard für rechtssicheres ersetzendes Scannen bzw. Scanner. TR RESISCAN legt also fest, welche Vorgaben ein Scanverfahren via Zertifizierung erfüllen muss, um ersetzendes Scannen umsetzen zu können.
Welche Leistungen erfüllt RESISCAN?
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1.
Erstellung eines Konzeptes unter Berücksichtigung des Schutzbedarfs
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2.
Betroffene Dokumente werden für den Scan-Prozess vorbereitet
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3.
Akten werden sicher und zuverlässig transportiert sowie erfasst und protokolliert
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4.
Scannen nach Vorgaben TR RESISCAN 03138 des BSI
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5.
Erstellen von Signatur, Zeitstempel sowie Siegel ausgelegt auf die jeweilige Schutzbedarfsklasse
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6.
Sichere Übermittlung der Daten an Kunden
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7.
Ursprungsakten werden den höchsten Datenschutzanforderungen entsprechend vernichtet
Welche Vorteile hat RESISCAN?
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Rechtssicherheit und Revisionssicherheit,
denn RESISCAN erfüllt die Vorgaben des BSI
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Kostenersparnis und mehr Platz,
denn Unterlagen müssen nicht länger gedruckt und in Papierform aufbewahrt werden.
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Zeitersparnis,
denn die Texterfassung ist über optische Zeichenerkennung (OCR) möglich.
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Flexibilität,
da zu jederzeit und von überall auf digitalisierte Dokumente zugegriffen werden kann.
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Echtheitsnachweis,
da beim Scannen eine elektronische Signatur hinterlassen wird.
Was ist ein Beispiel für RESISCAN?
Ein Beispiel für RESISCAN ist die Digitalisierung der eingehenden Rechnungen zum Beispiel durch eine Eingangsrechnungsverarbeitungslösung mit vorgelagerter Scanstrecke.
Wie können digitale Dokumente über Software bearbeitet werden?
Eine Möglichkeit, digital verarbeitete Dokumente zu bearbeiten, sind digitale Signaturen. Diese sind in unterschiedlichen Sicherheitsstufen bis hin zur rechtsgültigen elektronischen Unterschrift möglich.
Die Ablage, Sicherung und gemeinsamer Zugriff auf digitale Dokumente ist über ein Dokumentenmanagement-System möglich. Ein DMS fungiert als zentrale Sammelstelle für alle bearbeiteten Dokumente.
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Welche Rolle spielt der Transfervermerk?
Ein Transfervermerk kommt im Streitfall bei der Verfahrensdokumentation zum Einsatz. Er ermöglicht es, den Ablauf des Medienbruchs eines Dokuments sowie weitere Schritte des Scanprozesses bis hin zur Aufbewahrung nachvollziehen zu können. Ziel ist es, daraus schlussfolgernd festzustellen, ob das Scanprodukt nötige Beweiskraft hat.
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