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RESISCAN

Was ist RESISCAN?

RESISCAN oder auch ersetzendes Scannen meint die Möglichkeit, Papierdokumente digital zu er­fassen. Es muss sichergestellt sein, dass das entstandene Scan­produkt rechtssicher weiter­ver­arbeitet und aufbewahrt wird. Die dafür nötigen Vorgaben umfasst die „Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESI­SCAN) via Scanner und Software.

Was ist der Unterschied zwischen RESISCAN und ersetzendem Scannen?

Es gibt keinen Unterschied. Ersetzendes Scannen ist lediglich eine andere Bezeich­nung für RESISCAN.

Welches Problem löst RESISCAN?

Behörden sowie Unternehmen sind ver­pflichtet, bestimmte Dokumente über einen festgelegten Zeitraum hinweg aufzu­bewahren. Was bislang in Papierform geschah, erfolgt durch die Digitalisierung zunehmend digital. Betroffene erhalten mit der TR RESISCAN einen verbindlichen Rahmen an die Hand, mit dem Dokumente durch ersetzendes Scannen rechtssicher in elektronische Akten überführt werden können.

(BSI) gibt einen verbindlichen Rahmen für das sogenannte ersetzende Scannen vor.

TR RESISCAN 03138 Zertifizierung

Was besagt die tech­nische Richtlinie des ersetzenden Scannens TR RESISCAN 03138?

TR RESISCAN 03138 ist die Grundlage für ersetzendes Scannen und nimmt dabei ausschließlich die technischen Anforder­ungen an den Blick. Sie wurde vom Bundes­amt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im Jahr 2013 veröffentlicht. Betroffene nutzen sie als Leitfaden für die Digitali­sierung von Dokumenten sowie deren an­schließende Vernichtung. Sie gilt bran­chen­übergreifend als Standard für rechts­sicheres ersetzendes Scannen bzw. Scanner. TR RESISCAN legt also fest, welche Vor­gaben ein Scanverfahren via Zerti­fizierung erfüllen muss, um ersetzendes Scannen umsetzen zu können.

Welche Leistungen erfüllt RESISCAN?

  • 1.

    Erstellung eines Konzeptes unter Berücksichtigung des Schutzbedarfs

  • 2.

    Betroffene Dokumente werden für den Scan-Prozess vorbereitet

  • 3.

    Akten werden sicher und zuverlässig transportiert sowie erfasst und protokolliert

  • 4.

    Scannen nach Vorgaben TR RESISCAN 03138 des BSI

  • 5.

    Erstellen von Signatur, Zeitstempel sowie Siegel ausgelegt auf die jeweilige Schutzbedarfsklasse

  • 6.

    Sichere Übermittlung der Daten an Kunden

  • 7.

    Ursprungsakten werden den höchsten Datenschutzanforderungen entsprechend vernichtet

Welche Vorteile hat RESISCAN?

  • Rechtssicherheit und Revisionssicherheit,

    denn RESISCAN erfüllt die Vorgaben des BSI

  • Kostenersparnis und mehr Platz,

    denn Unterlagen müssen nicht länger gedruckt und in Papierform aufbewahrt werden.

  • Zeitersparnis,

    denn die Texterfassung ist über optische Zeichenerkennung (OCR) möglich.

  • Flexibilität,

    da zu jederzeit und von überall auf digitalisierte Dokumente zugegriffen werden kann.

  • Echtheitsnachweis,

    da beim Scannen eine elek­tronische Signatur hinterlassen wird.

Was ist ein Beispiel für RESISCAN?

Ein Beispiel für RESISCAN ist die Digitalisierung der eingehenden Rechnungen zum Beispiel durch eine Eingangs­rechnungs­­verarbeitungslösung mit vorgelagerter Scanstrecke.

Wie können digitale Dokumente über Software bearbeitet werden?

Eine Möglichkeit, digital verarbeitete Dokumente zu bearbeiten, sind digitale Signaturen. Diese sind in unterschiedlichen Sicherheitsstufen bis hin zur rechtsgültigen elektronischen Unterschrift möglich.

Die Ablage, Sicherung und gemeinsamer Zugriff auf digitale Dokumente ist über ein Dokumentenmanagement-System möglich. Ein DMS fungiert als zentrale Sammelstelle für alle bearbeiteten Dokumente.

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Welche Rolle spielt der Transfervermerk?

Ein Transfervermerk kommt im Streitfall bei der Verfahrensdokumentation zum Einsatz. Er ermöglicht es, den Ablauf des Medien­bruchs eines Dokuments sowie weitere Schritte des Scanprozesses bis hin zur Aufbewahrung nachvollziehen zu können. Ziel ist es, daraus schlussfolgernd fest­zustellen, ob das Scanprodukt nötige Beweiskraft hat.

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    Enterprise Content Management ist kompliziert? Nicht, wenn Thorsten Hampp ins Spiel kommt: Mit verständlichen Worten, Experten-Know-how und langjähriger Erfahrung in der Praxis begleitet er Kunden durch Software-Projekte.

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