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Input Management
Was ist Input Management?
Input Management ist das Vorgehen, um geschäftsrelevante Daten aus unterschiedlichen Eingangskanälen digital zu erfassen und zu verarbeiten. Dabei kann es sich sowohl um Papierdokumente als auch digitale Dateien mit unterschiedlichem Typus, zum Beispiel PDF, TIFF und JPEG, handeln. Die Daten können sowohl strukturiert als auch unstrukturiert sein.
Welche Aufgaben erfüllt das Input Management?
Im Wesentlichen erfüllt Input Management folgende Aufgaben:
Eingehende Dokumente bei Bedarf digitalisieren und im Anschluss verarbeiten
Verteilung der Dokumente an die passenden Stellen im Unternehmen regeln
Qualität der Dokumente bzw. deren inhaltlicher Korrektheit sicherstellen
Zuverlässige digitale Ablage von Dokumenten organisieren
Sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten aus den verschiedensten Quellen erfassen
Digitale Erfassung von Dokumenten zur weiteren Bearbeitung
Input Management umfasst außerdem die Wahl, der geeigneten Hardware und Software und das Auslesen sowie die Verbindung zu Systemen, die sich an das Input Management anschließen, beispielsweise ein Dokumentenmanagementsystem zur digitalen Archivierung oder Data Warehousing. Input Management ist Teil des Enterprise Content Management (ECM), das Gegenteil ist Output Management.
Welche Schritte umfasst das Input Management?
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1. Input
Im ersten Schritt geht ein Dokument ein. Es kann beispielsweise per E-Mail oder per Post ankommen und sich um Rechnungen oder Lieferscheine handeln.
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2. Dokumentdigitalisierung
Nun werden die Dokumente, die in Papierform vorliegen, mittels Scannens oder OCR (Optical Character Recognition) bzw. ICR (Intelligent Character Recognition) in eine digitale Form umgewandelt.
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3. Kontrolle
In Schritt Drei werden die Dokumente kontrolliert und bei Bedarf angepasst.
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4. Klassifizierung
Als nächstes werden die vorliegenden Dokumente Klassen zugeordnet und die relevanten Informationen extrahiert.
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5. Weitergabe
Im letzten Schritt erfolgt die Weitergabe entweder an nachfolgende Anwendungen wie ein Dokumentenmanagementsystem oder die zuständige Person im Unternehmen.
Die Techniken, mit denen diese Schritte ausgeführt werden, sind typischerweise Scannen, OCR, Imaging, Barcodes oder Volltextsuche und werden als „Capturing“ bezeichnet.
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Welche Herausforderungen verursachte die klassische Dokumentenabwicklung?
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Chaos
Klassische Dokumentenabwicklung sorgt dafür, dass im Unternehmen eine große Anzahl an Papierdokumenten vorhanden ist. Das verursacht schnell Chaos, es mangelt an Übersicht.
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Aufwand
Zeitaufwändige Abwicklung, da Eingangspost manuell erfasst werden muss.
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Informationsverlust
Dokumente und Informationen gelangen auf den unterschiedlichsten Wegen ins Unternehmen, sodass schnell wichtige Inhalte verloren gehen.
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Komplexität
Die manuelle Zuordnung eines Dokuments zu einer Person, ist komplex und nimmt massig Zeit in Anspruch, da zunächst die zuständige Person identifiziert werden muss.
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Fehleranfälligkeit
Es ergeben sich vermehrt Fehler, da die Dokumentenprüfung im Allgemeinen und die Rechnungsprüfung im Speziellen manuell erfolgt.
Was sind die Vorteile von Input Management?
Gesteigerte Effizienz, da Prozesse schneller und reibungsloser ablaufen.
Weniger Kosten, da Papier eingespart wird und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger Ressourcen aufwenden müssen.
Mehr Nachweisbarkeit, da digitale Akten mit wenigen Mausklicks nachvollziehbar sind und die Archivierung bei Bedarf revisionssicher erfolgen kann.
Bessere Suchbarkeit, da Papierdokumente digitalisiert werden uns dadurch mittels Volltextsuche auslesbar sind.
Weniger Aufwand, da die Identifizierung des Empfängers sowie das Auslesen des Inhalts automatisiert erfolgen.
Digitalisierung, denn die Zustellung eines digitalen Dokuments übernimmt vollständig ein Workflow.
Sicherheit, denn die Bearbeitung eines Dokuments erfolgt anhand festgelegter Prüf- und Freigaberegeln.
Welche Werkzeuge dienen dem Input Management?
Typische Werkzeuge des Input Managements sind:
Scanning-Software zur Digitalisierung von Dokumenten in Papierform
OCR zur automatisierten Texterkennung
Werkzeuge zur Klassifikation, um Dokumente automatisiert Kategorien zuzuordnen
Werkzeuge zur Extraktion, um aus Dokumenten regelbasierte Daten herausziehen und strukturiert ablegen zu können
Schnittstellen, um Folgesysteme anbinden und die weitere Verarbeitung sicherstellen zu können
Workflows, sodass Prozesse automatisiert abgewickelt werden können
Reportings anhand derer festgelegt werden kann, wie ein Prozess funktioniert
Kann Input Management mit Software abgewickelt werden?
Die Aufgaben des Input Management werden häufig mit Dokumentenmanagement-Software (DMS) abgewickelt. DMS dient der strukturierten und regularienkonformen Verwaltung von Dokumenten an einem zentralen Ort. Mit einem DMS lassen sich besonders folgende Aufgaben reibungslos abwickeln:
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