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Input Management

Was ist Input Management?

Input Management ist das Vorgehen, um geschäftsrelevante Daten aus unterschiedlichen Eingangskanälen digital zu erfassen und zu verarbeiten. Dabei kann es sich sowohl um Papierdokumente als auch digitale Dateien mit unterschiedlichem Typus, zum Beispiel PDF, TIFF und JPEG, handeln. Die Daten können sowohl strukturiert als auch unstrukturiert sein.

Welche Aufgaben erfüllt das Input Management?

Im Wesentlichen erfüllt Input Management folgende Aufgaben:

Eingehende Dokumente bei Bedarf digitalisieren und im Anschluss verarbeiten

Verteilung der Dokumente an die passenden Stellen im Unternehmen regeln

Qualität der Dokumente bzw. deren inhaltlicher Korrektheit sicherstellen

Zuverlässige digitale Ablage von Dokumenten organisieren

Sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten aus den verschiedensten Quellen erfassen

Digitale Erfassung von Dokumenten zur weiteren Bearbeitung

Input Management umfasst außerdem die Wahl, der geeigneten Hardware und Software und das Auslesen sowie die Verbindung zu Systemen, die sich an das Input Management anschließen, beispielsweise ein Dokumenten­management­system zur digitalen Archivierung oder Data Warehousing. Input Management ist Teil des Enterprise Content Management (ECM), das Gegenteil ist Output Management.

Welche Schritte umfasst das Input Management?

  • 1. Input

    Im ersten Schritt geht ein Dokument ein. Es kann beispielsweise per E-Mail oder per Post ankommen und sich um Rechnungen oder Lieferscheine handeln.

  • 2. Dokument­digitalisierung

    Nun werden die Dokumente, die in Papierform vorliegen, mittels Scannens oder OCR (Optical Character Recognition) bzw. ICR (Intelligent Character Recognition) in eine digitale Form umgewandelt.

  • 3. Kontrolle

    In Schritt Drei werden die Dokumente kontrolliert und bei Bedarf angepasst.

  • 4. Klassifizierung

    Als nächstes werden die vorliegenden Dokumente Klassen zugeordnet und die relevanten Informationen extrahiert.

  • 5. Weitergabe

    Im letzten Schritt erfolgt die Weitergabe entweder an nachfolgende Anwendungen wie ein Dokumenten­management­system oder die zuständige Person im Unternehmen.

Die Techniken, mit denen diese Schritte ausgeführt werden, sind typischerweise Scannen, OCR, Imaging, Barcodes oder Volltextsuche und werden als „Capturing“ bezeichnet.

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Welche Herausforderungen verursachte die klassische Dokumenten­abwicklung?

  • Chaos

    Klassische Dokumentenabwicklung sorgt dafür, dass im Unternehmen eine große Anzahl an Papierdokumenten vorhanden ist. Das verursacht schnell Chaos, es mangelt an Übersicht.

  • Aufwand

    Zeitaufwändige Abwicklung, da Eingangspost manuell erfasst werden muss.

  • Informationsverlust

    Dokumente und Informationen gelangen auf den unterschiedlichsten Wegen ins Unternehmen, sodass schnell wichtige Inhalte verloren gehen.

  • Komplexität

    Die manuelle Zuordnung eines Dokuments zu einer Person, ist komplex und nimmt massig Zeit in Anspruch, da zunächst die zuständige Person identifiziert werden muss.

  • Fehleranfälligkeit

    Es ergeben sich vermehrt Fehler, da die Dokumentenprüfung im Allgemeinen und die Rechnungsprüfung im Speziellen manuell erfolgt.

Was sind die Vorteile von Input Management?

Gesteigerte Effizienz, da Prozesse schneller und reibungsloser ablaufen.

Weniger Kosten, da Papier eingespart wird und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger Ressourcen aufwenden müssen.

Mehr Nachweisbarkeit, da digitale Akten mit wenigen Mausklicks nachvollziehbar sind und die Archivierung bei Bedarf revisionssicher erfolgen kann.

Bessere Suchbarkeit, da Papierdokumente digitalisiert werden uns dadurch mittels Volltextsuche auslesbar sind.

Weniger Aufwand, da die Identifizierung des Empfängers sowie das Auslesen des Inhalts automatisiert erfolgen.

Digitalisierung, denn die Zustellung eines digitalen Dokuments übernimmt vollständig ein Workflow.

Sicherheit, denn die Bearbeitung eines Dokuments erfolgt anhand festgelegter Prüf- und Freigaberegeln.

Welche Werkzeuge dienen dem Input Management?

Typische Werkzeuge des Input Managements sind:

Scanning-Software zur Digitalisierung von Dokumenten in Papierform

OCR zur automatisierten Texterkennung

Werkzeuge zur Klassifikation, um Dokumente automatisiert Kategorien zuzuordnen

Werkzeuge zur Extraktion, um aus Dokumenten regelbasierte Daten herausziehen und strukturiert ablegen zu können

Schnittstellen, um Folgesysteme anbinden und die weitere Verarbeitung sicherstellen zu können

Workflows, sodass Prozesse automatisiert abgewickelt werden können

Reportings anhand derer festgelegt werden kann, wie ein Prozess funktioniert

Figur, die auf etwas zeigt

Kann Input Management mit Software abgewickelt werden?

Die Aufgaben des Input Management werden häufig mit Dokumentenmanagement-Software (DMS) abgewickelt. DMS dient der strukturierten und regularienkonformen Verwaltung von Dokumenten an einem zentralen Ort. Mit einem DMS lassen sich besonders folgende Aufgaben reibungslos abwickeln:

Digitale Rechnungsfreigabe

Vertragsmanagement-Software

Digitale Unterschrift

Dokumente mit Struktur verwalten

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Autor

Kein Komma zu viel, kein Satzzeichen zu wenig: Katharina Miller schafft es, eigentlich komplexe Themen auf einfache und verständliche Sätze herunterzubrechen. Ihre Texte enthalten alles, was man sich von einer guten Content Marketing Managerin wünscht: Wissen aus mehr als fünf Jahren IT-Erfahrung, spannende Geschichten, gespickt mit dem nötigen Fachwissen, ansprechende Beispiele und Metaphern sowie vor allem eins: Mehrwert für den Leser. 

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