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Digitale Archivierung

Was ist digitale Archivierung?

Digitale Archivierung ist der Vorgang, bei dem Informationen auf einem digitalen Datenträger elektronisch gespeichert werden. Zumeist handelt es sich dabei um handels- sowie steuerrechtlich relevante Dokumente.

Welche Vorteile hat digitale Archivierung?

Elektronische Archivierung bringt viele Vorteile mit sich. Am häufigsten profitieren Unternehmen von den folgenden:

  • Mehr Platz

    Weil Dokumente digital abliegen, sind keine Papierstapel und Ordner mehr nötig, die Platz benötigen.

  • Einfach skalierbar

    Software zur digitalen Archivierung passt sich an die Erfordernisse von Unternehmen an und wächst mit. Das ermöglicht es auch, wachsende Datenmengen aufzubewahren.

  • Weniger Kosten

    Digitale Archivierung spart gleich an drei Stellen: Mietkosten, da weniger Platz benötigt wird. Ressourcen, da Mitarbeiter nicht länger von auf­wändigen manuellen Prozessen aufgehalten werden. Material, da kein Papier mehr benötigt wird.

  • Mehr Zeit

    Eine schnelle digitale Ablage, Suche und Auffindbarkeit spart enorm viel Zeit.

  • Zuverlässige Rechtssicherheit

    Weil digitale Archivierung Teil eines Dokumentenmanagement-Systems ist, werden die Anforderungen an Compliance-Vorgaben und DSGVO vollständig erfüllt.

  • Voller Überblick

    Elektronische Archivierung sichert maximale Transparenz über die aktuelle Datenlage, Bearbeitungs­status und Zugriffsberechtigungen.

  • Flexibler Zugriff

    Büro, Homeoffice oder Zug: Digital archivierte Dokumente sind von überall online abrufbar.

  • Einfache Workflows

    Weil Systeme zur digitalen Archi­vierung über Schnittstellen an an­dere Systeme angebunden sind, sind medienbruchfreie Prozesse wie die digitale Rechnungsverarbeitung möglich.

Welche Arten der digitalen Archivierung gibt es?

Es gibt drei Arten der digitalen Archivierung: Dokumentenarchivierung, revisionssichere elektronische Datenarchivierung und elektronische Langzeitarchivierung.

  • Dokumentenarchivierung

    Dokumentenarchivierung bezieht sich auf solche Dokumente, die digital ein- und ausgehen. Zwar werden diese archiviert, allerdings zu festgelegten Zeitpunkten be­nötigt. Eine interne Software zur Archivierung ermöglicht es meist, darauf zuzugreifen.

  • Revisionssichere elektronische Daten­archi­vierung

    Revisionssicher elektronisch archi­vierte Daten sind kauf­männische Dokumente, die ordnungsgemäß und sicher aufbewahrt werden. Sie erfüllen die Aufbewahrungsfrist zwischen sechs und zehn Jahren und erfüllt sämtliche Erfordernisse nach HGB, AO und GoBD.

  • Elektronische Langzeitarchivierung

    Die elektronische Langzeit­archi­vierung meint den Zeitraum, der nach Ablauf der Aufbewah­rungs­­fristen beginnt. Meist ist dies nach zehn Jahren der Fall.

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Digitale Archivierung Dokumente

Welche Dokumente können digital archi­viert werden?

Grundsätzlich kann jedes Dokument digital archiviert werden. Typischerweise handelt es sich dabei jedoch um:

Eingangspost

Ausgangsrechnung

Lieferscheine

Verträge

Aufträge

Belege

E-Mails

Wie kann man gesetzeskonform archivieren und was bedeutet GoBD oder revisionssichere digitale Archivierung?

Um den gesetzlichen Vorgaben und ihrer Pflicht entsprechend zu archivieren, müssen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Füh­rung und Aufbewahrung von Büchern, Auf­zeichnungen und Unterlagen in elektro­ni­scher Form (GoBD) eingehalten werden. Sie beinhalten die Anforderungen der revisions­sicheren Archivierung. Sie gelten für den gesamten Aufbewahrungszeitraum und sind für sämtliche Dokumente, die steuerrechtlich relevant sind, bindend. Die GoBD-Grundsätze sind seit Januar 2015 in Kraft. Sie gelten für Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, selbstständige und freiberufliche Arbeitende.

GoBD-Grundsätze

Die Anforderungen nach GoBD umfassen folgende Kriterien, damit die Buchhaltung von Unternehmen den gesetzlichen Vor­gaben gerecht wird:

Dokumente bzw. deren Archivierung müssen

nachvollziehbar und nachprüfbar

vollständig

korrekt

geordnet

zeitgerecht gebucht sowie aufgezeichnet

sowie unveränderbar sein.

Wie funktioniert digitale Archivierung?

Digitale Archivierung muss zunächst den Grundsätzen der GoBD entsprechen, um rechtssicher zu sein. Ist dies der Fall, erfolgt sie in der Regel in vier Schritten:

  • 1. Dokument wird erfasst und digitalisiert.

  • 2. Erfasste Daten werden verarbeitet.

  • 3. Dokument wird revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt.

  • 4. Dokumente sind verfügbar und können aufgerufen werden.

Figur, die auf etwas zeigt

Was ist ein Beispiel für digitale Archivierung in Unternehmen?

Ein typisches Beispiel ist die Archivierung von Rechnungen. Dafür werden die folgenden Schritte durchlaufen:

  • Eine Rechnung trifft im Unter­nehmen ein. Zuerst wird diese nach §14 UStG geprüft, ob alle rechtlichen Erfordernisse vorhanden sind.

  • Anschließend erfolgt eine sachliche und rechnerische Prüfung. Diese Prüfung kann händisch erfolgen, indem die Rechnung physisch zu den prüfenden Stellen weitergeleitet wird. Die Prüfung ist auch digital möglich, indem sie über einen Workflow den zu prüfenden Stellen bereitgestellt wird.

  • Nun wird die Rechnung geprüft. Fallen Fehler auf, wird sie reklamiert und der Prozess (physisch wie auch workflowbasiert) beginnt erneut mit Eingang der neuen Rechnung.

  • Ist die Rechnung korrekt ein­ge­gangen, werden die Daten im physischen Umlauf gegen Ende erfasst und die Rechnung gebucht / bezahlt. Bei einem workflow­basierten Umlauf erfolgt die Er­fassung in der Regel parallel zur Prüfung.

  • Nach vollständiger Bearbeitung / Buchung der Rechnung ist sie bereit für die Archivierung im digitalen, revisionssicheren Archiv.

  • Im Archiv steht sie ab sofort zur Verfügung. Berechtige Personen können jederzeit darauf zugreifen und sie einsehen. Wobei die Unver­änderbarkeit der elektronischen Rechnung für die nächsten zehn Jahre sichergestellt ist.

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Enterprise Content Management ist kompliziert? Nicht, wenn Thorsten Hampp ins Spiel kommt: Mit verständlichen Worten, Experten-Know-how und langjähriger Erfahrung in der Praxis begleitet er Kunden durch Software-Projekte.

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