Workflow Engines

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Workflow Engine

Was ist eine Workflow Engine?

Bei einer Workflow Engine handelt es sich um die ausführende Instanz eines Workflow Management Systems. Sie automatisiert im Rahmen des Workflow Management anfallende Teilprozesse und stellt gleichzeitig deren fehlerfreie Durchführung sicher. 

In welchen Bereichen haben viele Unternehmen Workflow Engines schon im Einsatz?

Die meisten Unternehmen haben bereits solche Systeme im Einsatz und automatisieren damit ihre Abläufe. Typischerweise sind das:

Was sind die Vorteile von Workflow Engines?

Workflow Engines entwickeln von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedliche Vorteile, denn jede Firma nutzt sie etwas anders. Diese Punkte gelten jedoch für jedes Unternehmen:

1

Mehr Ergebnis

Weil eine Workflow Engine sicherstellt, dass Arbeitsschritte zum passenden Zeitpunkt, richtig und in der korrekten Reihenfolge stattfinden, sparen Sie Zeit. So haben Sie mehr Ressourcen, sich ihren eigentlichen Aufgaben zu widmen und mehr Ergebnisse zu erzielen.

2

Bessere Prozesse

Statt in einem großen Prozess zu denken, arbeiten Sie mit einer Workflow Engine in kleinen Teilschritten. Diese wiederum können bei Bedarf deutlich unkomplizierter verändert werden als ein vollständiger Ablauf.

3

Freude an der Arbeit

Ob Sie den nächsten Arbeitsschritt schon angehen können, finden Sie bislang heraus, indem Sie den Kollegen, der von Ihnen dran ist, fragen. Nervig und zeitaufwändig. Mit einer Workflow Engine werden Sie automatisch informiert, sobald Sie dran sind. Das spart Nerven und Sie machen Ihre Arbeit lieber.

Was macht eine Workflow Engine aus?

Hauptsächlich zwei Charakteristika prägen eine Workflow Engine:

Kommunikation

Sie können in verschiedenen Ausprägungen mit der Außenwelt kommunizieren.

Hat eine Workflow Engine auch Grenzen?

Es ist keine Ausnahme, dass unternehmensweite Geschäftsprozesse gleich mehrere Systeme umfassen und damit die Grenzen anderer Systeme überschreiten. Beispiele dafür sind:

  • Ein innerbetrieblicher Anforderungs-Vorgang (BANF) berührt das Lagersystem (Verfügbarkeiten), das HR-System (Vorgesetzten-Ermittlung) und letztendlich das ERP-System (Bestellung nach Freigabe anlegen) und das DMS-System (Ablage Antrags-Freigabe, Bestellung).
  • Eine Reklamation berührt das QM-System (Vorgang anlegen und moderieren), das DMS-System (Unterlagen zum Vorgang ablegen) und mit den Entscheidungen oftmals das ERP-System (Rückholungen, Ersatzlieferungen, Gutschriften und weitere Belege).

Viele Unternehmen versuchen, diese Abläufe dennoch mit ihren bereits bestehenden Workflow Engines in den Griff zu bekommen. Dabei werden die Engines häufig überstrapaziert. Der falsche Weg, denn:

  • Systeme werden mit Daten belastet, die dort nicht hineinpassen.
  • Zugriffsrechte müssen kompliziert verwaltet werden, um andere Teile der Daten zu schützen.
  • Für die Einbindung von Mitarbeitern, die eigentlich gar nicht mit dem System arbeiten, werden mehr Benutzer-Lizenzen benötigt.

Wie sieht eine Workflow Engine-Architektur aus?

Für eine Workflow Engine-Architektur greifen Unternehmen auf Software zurück. Die Low-Code-Lösung dient dabei als übergreifend agierender Workflow, der alle betroffenen Prozesse unter sich vereint. Über Standard-Schnittstellen kann die übergreifende Plattform mit den einzelnen, darunter liegenden Engines – ERP, CRM und Co. – kommunizieren und dient so als Orchestrator. Daten können übergeben, Abläufe gestartet sowie Ergebnisse empfangen werden. Wichtig zu wissen ist, dass der gesamte Geschäftsprozess auf die jeweiligen Systeme bezogen wird, die eingesetzt werden. Der Orchestrator übernimmt in diesem Fall die Steuerung aller Teil-Workflows und verteilt die Daten und Ergebnisse zwischen den einzelnen Engines. Der Orchestrator bietet einen Gesamtüberblick zu jeder Zeit.

Workflow at its best

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Schatzkarte mit den Icons der Power Platform Bestandteile

Warum lohnt es sich für Unternehmen, auf eine übergreifende Workflow Engine zu setzen?

  • Fokus: Programme werden zielgerichtet verwendet und werden so dem jeweiligen Zweck voll gerecht.
  • Zugriff: Die sachgerechte Verteilung von Daten auf die spezialisierten Programme sowie das gleichzeitige Zusammenführen der Daten stellen sicher, dass Informationen jederzeit verfügbar sind.
  • Kostenersparnis:Teure Anpassungen in verschiedenen Systemen sind nicht nötig, was Geld und Aufwand spart.
  • Stück für Stück: Statt alle Prozesse auf einmal umzusetzen, erfolgt die Implementierung modular.
  • Ein Anwendererlebnis: Weil die Kombination unterschiedlicher Daten in einheitlichen Oberflächen erfolgt, arbeiten Nutzer in einer Optik.
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    Autor

    Welchen Nutzen die Kombination aus menschlichem Handeln und digitalen Möglichkeiten erzeugt, weiß Matthias Sebald, Head of Power Platform & AI, genau. Zudem greift er auf jahrelange Erfahrung mit den YAVEON Produkten zurück und kennt deren Zusammenspiel wie seine Westentasche. Profitieren Sie von seiner Expertise und lassen Sie sich von ihm mitnehmen in die fachlichen Welten der YAVEON Software.

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